Below is the uncorrected machine-read text of this chapter, intended to provide our own search engines and external engines with highly rich, chapter-representative searchable text of each book. Because it is UNCORRECTED material, please consider the following text as a useful but insufficient proxy for the authoritative book pages.
Bâ92 SFMTA/MUNI: San Francisco Municipal Railway Case Study: San Francisco â Oakland, CA Highlights:  Muni public transit service is managed by the San Francisco Municipal Transportation Agency (SFMTA), a unit of city government.  The City and County of San Francisco has initiated efforts to incorporate climate risk into an array of planning and policy initiatives including the cityâs capital planning process.  As a city department, SFMTA will follow the approved Capital Planning Committeeâs policies for projects, which meet certain criteria. The Guidelines and Checklist includes an 18 question checklist ensuring capital projects account for: future sea level rise and flood vulnerability, sensitivity to sea level rise, adaptive capacity, planning horizons, costs and other details.  SFMTA staff has initiated a pilot project that aims to build upon this citywide effort and will integrate resilience and sustainability features into the agencyâs capital planning process. This work may serve as a model for other agencies to use in their climate resiliency and hazard/risk management programs. Key Resiliency DriversÂ ï· City and state policy/executive leadership; ï· Emphasis on sustainability and sustainability programs; and ï· Disasters and the agencyâs awareness of threats. Key SuccessesÂ ï· Incorporation of climate risks into capital planning process; ï· Obtaining leadership and organizational support throughout City; ï· Building capacity to address hazards and climate impacts; ï· Integrating resiliency across agencyâwide efforts from emergency management and capital planning to longâterm planning; ï· Maintaining a Climate Action Strategy; ï· Integrating resiliency into hazard specific operations and maintenance plans; ï· El Niño/ Winter Weather Plan; and ï· Scoping a future Vulnerability Assessment. Key Lessons LearnedÂ ï· A culture of forwardâthinking personnel makes pushing new and upcoming priorities such as resiliency easier. ï· There needs to be clear linkages between various planning efforts to understand how each fit together and affect others. ï· Develop a strategy that integrates resilience across an agencyâs operations and plans. ï· Sea level rise projections need to be agreed upon and approved for use within the planning process. ï· Coordination with external agencies is necessary to understand how their actions impact the agencyâs risks and vulnerabilities.
Bâ93Â ï· Documentation of impacts is an important exercise as it helps to catalog impacts and incidents and supports the development of operational and incident specific plans. Agency Details Geographic Location West Coast Modes Operated MB, LR, DR, Other Vehicles Operated [all modes](2013) 2,373 Annual Unlinked Trips (2013) 223,851,332 Typical Hazards Earthquake, sea level rise, urban flooding, coastal flooding, waves, storm surge  Background:  The San Francisco Municipal Railway (Muni) was established in 1912 in the wake of the 1906 earthquake and subsequent fires.  Muni public transit service is managed by the San Francisco Municipal Transportation Agency (SFMTA), which serves as the managing and operating agency for the cityâs surface transportation network as it has expanded over the past century. The SFMTA plans, designs, builds, operates, regulates, and maintains one of the most diverse transportation networks in the world. In addition to the four modes of transportation (transit, walking, bicycling and driving, which includes private vehicles, taxis, car sharing, onâand offâstreet parking and commercial vehicles), the Agency directly oversees five transit modes (bus, trolley bus, light rail, historic streetcar, and cable car), in addition to overseeing paratransit service, which serves individuals unable to use fixed route transit service. In 1989, the San Francisco area was hit by the Loma Prieta earthquake. Although major damage to SFMTAâs infrastructure was avoided, the earthquake highlighted the immediate need to consider resiliency.  With the passing of each major quake, including those outside of the greater San Francisco Bay Area such as the Northridge Earthquake in 1994, many changes to the seismic design and subsequent building codes occur.  As knowledge and technology advances, the need for continual updates to resiliency efforts should as well.  For example, new constructions built to code as recently as 20 years ago are now considered to be structurally deficient in their resiliency to earthquakes. (1) As years progress, planning for earthquakes has become incorporated into the city and thus SFMTAâs culture whereas today, securing and retrofitting existing infrastructure is a citywide priority.  The agency also has public support as voters have passed obligation bonds to address retrofitting infrastructure around the area.  The actions and commitment by the city and its stakeholders show the commitment to address this hazard. San Francisco is once again at the forefront of increasing resiliency citywide.  The city and the state have been working on addressing resiliency through a series of efforts such as updates to coastal plans and local master plans.  As a result, the SFMTA has benefitted from city and state initiatives that support the agencyâs resilient efforts.  Specific to SFMTA, the agency is currently building its sustainability program to expand upon city initiatives to address resiliency.  This includes incorporating resiliency into capital planning processes and conducting vulnerability assessments.   Though this initiative is just beginning,Â
Bâ94 staff is involved with city and regional resiliency efforts, which have already produced applicable and beneficial tools to transit agencies. Policy and Administration Summary:  The SFMTA is a public department under the City and County of San Francisco and is governed by an agencyâspecific Board of Directors appointed by the Mayor.  This board has the authority to appoint the Executive Director, approve the budget and set agency policy.  City Level At the city level, San Francisco has participated and completed a number of resiliency related projects and plans and continues to be involved in resiliency planning. This demonstration from leadership highlights the support for continued work toward building resilience.  Although no formal definition of resilience has been adopted by the city or SFMTA, it has participated in the Rockefeller Foundationâs 100 Resilient Cities Program.  The foundation defines resilience as âthe capacity of individuals, communities, institutions, businesses and systems within a city to survive, adapt, and grow no matter what kinds of chronic stresses and acute shocks they experience.â (2) In addition to this program, the cityâs Department of the Environment has developed a Climate Action Strategy (3). In 2007, voters approved the requirement that the Climate Action Strategy to be updated continually.  SFMTA supports this plan and its updates through the development of a SFMTA Climate Action Strategy for the transportation sector (4).  SFMTA plans to include an adaptation section in the future update. Related, the city, with participation from SFMTA, has established a Sea Level Rise Committee to support development of a Sea Level Rise Action Plan. This guidance document will be broadly focused on the need for agencies to conduct vulnerability assessments.  These assessments are intended to be rolled up into a single document for the city to drive adaptation strategy development and the development of an adaptation plan. A related city committee, the Sea Level Rise Technical Committee, has developed the Guidance for Incorporating Sea Level Risk into Capital Planning in San Francisco: Assessing Vulnerability and Risk to Support Adaptation (5) which was updated by the CPC in December of 2015.   The CPC is chaired by the City Administrator and is responsible for making recommendations to the Mayor and Board of Supervisors on capital expenditures.  The CPC is represented by department heads including SFMTA representation. Finally, the city also participates in regional efforts.  For example, staff from the City and County of San Francisco and local, state and federal partners, in coordination with the San Francisco Bay Area Planning and Urban Research Association (SPUR), have developed an Ocean Beach Master Plan. (6) SF Planning is updating the Local Coastal Plan as part of the cityâs Local Coastal Program (7) and may integrate recommendations from the Master Plan into the LCP policies. SFMTA Agency Level The SFMTA approaches resilience through a balanced approach of looking at nearâterm needs with longâ term planning.  In 2007, voters passed a measure requiring SFMTA to develop and maintain a Climate Action Strategy.  Future updates will include strategic resilience measures with a planning horizon ofÂ
Bâ95 2050.  Additionally, the agency is also scoping future vulnerability assessments.  Immediate efforts include the development of operational and maintenance weather response plans such as the El Niño Preparation and Response Plan for the 2015â16 El Niño season.  Other nearâterm efforts include the implementation of a resilience and sustainability pilot project.  This initiative is focused on SFMTA working to incorporate sea level rise into agency level capital planning decisions.  This work would expand upon the cityâs efforts resulting in more projects being required to consider sea level rise resiliency and adaptation. Successes:Â ï· Incorporation of sea level rise projections and vulnerability assessments into capital planning decisions and establishing an agency level pilot project to expand the cityâs policies and apply them to SFMTAâs capital planning process. ï· Maintaining a Climate Action Strategy. ï· Obtaining leadership and organizational support throughout City. ï· Building capacity to address hazards and climate impacts. ï· Integrating resiliency across agencyâwide efforts from emergency management and capital planning to longâterm planning. Lessons Learned:Â ï· A culture of forwardâthinking personnel makes pushing new and upcoming priorities such as resiliency easier. ï· There needs to be clear linkages between various planning efforts to understand how each fit together and affect others. ï· Develop a strategy that integrates resilience across an agencyâs operations and plans. Capital Planning, Programming and Finance  City Level The CPC is chaired by the City Administrator and is responsible for making recommendations to the Mayor and Board of Supervisors on capital expenditures.  The CPC is represented by department heads, including SFMTA representation, and is responsible for reviewing projects and making recommendations to the Mayor.  In December of 2015, the CPC updated its CPC Guidance and Checklist.  Prior to the submission of a project to the Capital Planning Committee (CPC) for review and recommendation, all capital projects must now follow this guidance and checklist if the proposed project meets the following conditions:Â ï· The project has a location identified; ï· The project is within the SLR Vulnerability Zone; and ï· The total anticipated costs of the project equal or exceeds $5 million. The guidance document does not outline specific adaptation approaches but is intended to be sure a project determines the risks and vulnerability to a capital project. The vulnerability assessment and checklist accounts for project location, matching it against sea level rise, flood plain and surge predications to determine a projects exposure to sea level rise.  Therefore,Â
Bâ96 the checklist requires use of agreed upon sea level rise projections that were approved by the CPC.  These projections are provided in ranges defined as likely sea level rise estimates and an upper bound sea level rise estimates.  In addition, the checklist accounts for project lifespan and planning horizon.  The project lifespan is defined as the likely use and not intended use.  For example, a pump station may be designed for a lifespan of 30 years but may be expected to be used for 75 years.  The lifespan is then 75 years for the project.  The planning horizon for the project is the lifespan plus the anticipated year of completion.  Therefore a pump station built in 2020 with a lifespan of 75 years has a planning horizon of 2095.  The horizon then correlates to specific projected tide level calculations for each year, in this example 2095.  These tide design calculations and subsequent guidance on its use are all part of this sea level rise guidance for projects. Given that the guidance and requirement to complete this checklist is a recent development, no projects have gone through this new capital planning process.  Therefore, there are no details on how the process works and how it will impact other aspects including project development, infrastructure design and construction as well as maintenance and emergency management aspects to projects.   SFMTA Agency Level  As part of a resilience and sustainability pilot project, SFMTAâs sustainability program has begun developing a similar process within the agency for projects that do not meet the criteria for CPC review.  This SFMTA capital planning process will utilize the CPC process as an informative process as well as much of the guidance already developed.  This initiative is intended to be a collaborative effort across agency units and will seek to expand the considerations of the vulnerability checklist the CPC uses.  For example, SFMTA would like to consider the importance of a project from a system criticality perspective. A criticality component would recognize projects that maintain service and continuity of operations will have higher priorities and importance than those that do not.  For example, the process may weight projects that may result in increasing the systemâs ability to reduce rail service disruptions from urban street flooding over projects that perhaps simply reduce flooding of nonâcritical areas.  As a result, the more critical project may have a higher likelihood of immediately considering the incorporation of adaptation measures during project development, design and construction.  These resiliency measures may include but are not limited to zoning approaches, engineering and design measures, and use of green infrastructure. As part of any process, there is a need for coordination among regional partners and stakeholders.  To highlight just one example of this importance, one of the potential issues facing agencies that impact implementation of adaptation strategies are the impacts external agencies have on vulnerability through their actions.  This can be both positive and negative.  For example, an agency such as the Army Corps of Engineer may seek to construct a sea wall around vulnerable infrastructure.  This poses the question of whether or not adaptive efforts are needed to some infrastructure if another project mitigates the vulnerability.  However, even if this project was identified as a priority, it may be decades before itâs fully constructed.  How should an agency such as SFMTA address the risk between now and the time a project such as that is completed? Â
Bâ97 Tools:Â ï· Guidance for Incorporating Sea Level Risk into Capital Planning in San Francisco: Assessing Vulnerability and Risk to Support Adaptation (5) o Guidance for Incorporating Sea Level Risk into Capital Planning in San Francisco: Sea Level Rise Checklist (Version 2.0) (5) o Guidance for Incorporating Sea Level Risk into Capital Planning in San Francisco: Sea Level Rise Scenario Selection and Design Tide Calculation (8) Description: The guidance document outlines the background and purpose of the new planning requirement. As part of the guidance document, multiple appendices provide a tool to SFMTA planners seeking investment into a larger capital project that meets specific criteria.  This tool requires project developers to consider a projectâs vulnerability to flooding and sea level rise in an effort to determine whether the project needs to immediately incorporate adaptation measures or not.  The tool is an extensive set of questions in a checklist format to help project organizers determine if they meet this requirement or not by determining the adaptive capacity of the project, sensitivity to sea level rise and the subsequent impacts to operations and cost of potential damage. Successes:Â ï· Incorporation of sea level rise considerations into the capital planning process resulting in adaptation design to be considered as part of project development, infrastructure design and construction. Lessons Learned:Â ï· Sea level rise projections need to be agreed upon and approved for use within the planning process. ï· Coordination with external agencies is necessary to understand how their actions impact your agencyâs risks and vulnerabilities. Operations and Maintenance As part of SFMTAâs effort to build operational resiliency, the agency developed an El Niño Preparation and Response Plan (9) to address potential impacts from the 2015â16 El Niño season.  El Niño can lead to coastal flooding, extreme tides and urban flooding.  The Plan aims to increase SFMTA preparedness in the face of these coastal impacts and hazards. A plan of this nature can be part of the broader adaptation strategy but is focused on address ongoing and nearâterm impacts. The following content outlines some highlighted specific measures and actions SFMTA addresses and outlines within this plan. During the El Niño season, overhead wires, parking lots, etc. are assessed.  Tree incursion to these facilities are photographed and submitted to public works for trimming. Additionally, parking departments are to compile a list of drains that backup consistently and develop a response plan to those drains for flood events per the plan.  Finally, during the El Niño season, SFMTA has implemented a preventative maintenance schedule for all modes.  Motor coaches and trolleys have a specificÂ
Bâ98 maintenance schedule that also includes random checks to ensure reliability.  Light rail and paratransit fleets will:Â ï· Conduct water intrusion test; ï· Inspect, and possibly replace, HVAC gaskets on light rail fleet; ï· Inspect and clear out roof water drains; ï· Verify all rail vehicle sanding systems are functioning and supplied; ï· Verify the water integrity of all rail service vehicles; and ï· Replacement of propulsion and APSE blower filters; In preparing for an event, the SFMTA increased maintenance efforts by assessing various pieces of mitigation equipment, such as generators and sump pumps, to ensure they are appropriately located, tested, and fully equipped to operate when necessary.  Personnel assignments to maintenance activities are also increased ensuring drainage areas are clear from debris. One technique used is the allocation of staff onâsite during weather events to conduct monitoring and quick response activities as needed to keep rightâofâways clear and report problems.  This includes staffing parking lots, cable car turntables and sheave pits, among other locations identified in the plan. Should staff not be available for permanent assignment, frequent checks are conducted on infrastructure (e.g. fuel storage tank). To support resiliency and response to potential flooding events, the SFMTA has identified efforts to help reduce impacts from an event.  These include, but are not limited to:Â ï· Storage of 10,000 sand bags for use to protect infrastructure from flooding; ï· Movement of vehicles to higher ground at assigned locations; ï· Deployment of portable sump pumps to areas with localized flooding; ï· Closure of subway system air vents to prevent water backup; ï· Acquisition of supplies to support quick restoration or replacement of signal infrastructure; ï· Ensuring additional rescue vehicles are activated during the event to quickly respond to vehicles experiencing problems; and ï· Deployment of mobile response units to address mechanical issues as they arise in the field. SFMTA maintenance also addresses reoccurring flooding on an ad hoc basis beyond this particular operational plan.  One example of this is the implementation of minor infrastructure changes to divert water through a transformer vault and relay room to eliminate the collection of water and subsequently flooding of equipment within the room. The plan also outlined responsibilities agencyâwide recognizing the important of internal communication between operational units. All modal operators have the ability to communicate to an operations center.  Operators and staff in the field are to report all instances of downed trees, downed wires, standing water, potential sink holes, debris, drainage backups, etc. which may impact service.  Some nonâoperators are encouraged to establish a communications plan by coordinating with various city departments. Any issue deemed severe enough to change service is discussed and addressed.  Within the plan, operations personnel are assigned to conduct service planning and be available for developing serviceÂ
Bâ99 plans upon disruption to service.  The service plans outlined within the El Niño plan are for scenarios where the number of operators available was limited and service needed to be prioritized. Impacts to the system also require information to be passed along to the public.  The plan outlines an extensive list of mitigation activities related to public information and internal staff communication.  The plan addresses outreach to the public through websites, social media, community leaders, media, etc.  Messages are to be drafted ahead of an event and available for quick editing and release addressing commuting, everyday travel, as well as essential and nonâessential agency personnel.  Electronic signage such as NextBus and subway signage is addressed to remove predicted service to display messages related to alternative service.  Finally, customers with disabilities or other access needs are addressed separately ensuring service changes and public information reaches this specific population.  Efforts include similar activities such as updating websites and answering services, but it also includes proactively reaching out to customers with scheduled rides. Tools:Â ï· El Niño Preparation and Response Plan (9) Key Successes:Â ï· Integrating resiliency into hazard specific operations and maintenance plan. ï· SFMTA outlined an effective communication process throughout agency within the El Niño plan. Key Lessons Learned:Â ï· Documentation of impacts is an important exercise as it helps to catalog impacts and incidents and supports the development of operational and incident specific plans. References 1. Maffei, Joe. 2016. SPUR. Building it right the First Time. Accessed online January 27, 2016. http://www.spur.org/publications/spurâreport/2009â02â01/buildingâitârightâfirstâtime. 2. City and County of San Francisco. Office of the City Administrator. Accessed online January 27, 2016. http://sfgsa.org/resilientâsf. 3. San Francisco Department of the Environment. 2013. San Francisco Climate Action Strategy. San Francisco Department of the Environment. Accessed online January 27, 2016. http://sfenvironment.org/sites/default/files/engagement_files/sfe_cc_ClimateActionStrategyUpdate20 13.pdf. 4. SFMTA. 2011. 2011 Climate Action Strategy. Accessed online January 27, 2016. http://archives.sfmta.com/cms/cmta/documents/4â19â11item13CASâcitywideaccessibleopt.pdf. 5. City and County of San Francisco Sea Level Rise Committee. 2014. Guidance for Incorporating Sea Level Rise into Capital Planning in San Francisco: Assessing Vulnerability and Risk to Support Adaptation. ONESF. September 14, 2014. Accessed online: January 27, 2016. http://onesanfrancisco.org/wpâ content/uploads/AgendaâItemâ7âSeaâLevelâRiseâGuidance.pdf.Â
Bâ100 6. SPUR. 2012. Ocean Beach Master Plan. Accessed online: Janaury 29, 2016. http://www.spur.org/sites/default/files/migrated/anchors/Ocean_Beach_Master_Plan052012.pdf. 7. City and County of San Francisco. 2016. Local Coastal Program Amendment. City and County of San Francisco Planning Department. Accessed online January 29, 2016. http://www.sfâ planning.org/index.aspx?page=4279. 8. City and County of San Francisco Sea Level Rise Committee. 2015. Supplement Document: Sea Level Rise Scenario Selection and Design Tide Calculation. ONESF. Accessed online Janaury 27, 2016. http://onesanfrancisco.org/wpâcontent/uploads/AgendaâItemâ7âSeaâLevelâRiseâDesignâTidesâ Supplement.pdf. 9. San Francisco Municipal Transportation Agency. 2015. El Niño Preparation and Response Plan. San Francisco : San Francisco Municipal Transportation Agency.Â