Below is the uncorrected machine-read text of this chapter, intended to provide our own search engines and external engines with highly rich, chapter-representative searchable text of each book. Because it is UNCORRECTED material, please consider the following text as a useful but insufficient proxy for the authoritative book pages.
1   1 Introduction The emergence and maturity of the Internet has revolutionized how people access, store, and manage information.  Virtually any resource is available online and the breadth of information available challenges even the most robust content management systems and tactics.  Despite lagging behind for many years, public agencies have recognized the power of this information architecture and are seeking to ensure that the information they provide remains accessible, timely, and relevant.  The ongoing and growing investment of public agencies has demonstrated that even the smallest municipal government can adopt a complete suite of webâbased tools for everything from reporting pavement potholes to accessing potable water utility bills online. As agencies have developed information portals for their internal and external customers, the concept of the enterprise information portal (EIP) has led to portal design and management policies and performance and access benchmarks.  Within an agency, the information technology (IT) department is often tasked with working across numerous divisions to ensure that the particular information needs of each division are being met.  A planning and design division, for example, may need a separate EIP entirely devoted to contract administration, with specialized authentication procedures; those needs are addressed in the context of a largely twoâway flow of information, permitting submissions of contract documents or proposals and retrieval of contract plans for reviews or bidding.  The traffic division may have an entirely different EIP or group of EIPs, some interfacing with external clients for the dissemination of information and others that are internal and used for the collection and processing of data, particularly if data collection facilities are in a separate administrative unit. Ultimately, assessing the architecture and performance of EIPs demands an understanding of the clientâside needs, the user needs, and the longâterm growth and evolution of the EIP.  The requirements for equipment, software, and upkeep can be optimized when careful study is undertaken to determine these needs and how they can be addressed through conventional IT systems planning processes.  The practical applications of âbig dataâ and agenciesâ growing interactions with the private sector (and its massive backhaul of information related to travel patterns and user preferences and activities) present synergies that could stand to significantly reduce any agencyâs investment needs in data collection and storage needs, while also informing the development of EIPs as flexible, secure, and useful tools. The objective of this project was to uncover the possibilities that state agencies have to leverage current Internet offerings (i.e., Web 2.0, cloud and big data) and to develop guidance that will support state DOTs in making the shift from older approaches to information portals. The results of NCHRP Project 20â103 includeÂ Â ï· This document (NCHRP WebâOnly Document 241), which is the final report on Project 20â103 research;Â ï· NCHRP Research Report 865, which provides guidance on the development and management of sustainable EIPs for DOTs, and can be accessed by going to www.trb.org and searching on NCHRP Research Report 865;Â ï· Use case diagrams in Microsoft Visio format (also available on www.trb.org by searching on NCHRP Research Report 865); andÂ ï· A webâbased version of the guidance (not edited by TRB) that can be accessed through the NCHRP Project 20â103 web page: apps.trb.org/cmsfeed/TRBNet+Display.asp?ProjectID=3882. This report follows the NCHRP Project 20â103 task structure.  Task 1 is Project Management and is not described here.  The subsequent tasks are as follows:Â ï· Task 2 â Conduct Interviews with State DOTsÂ
2Â Â Â ï· Task 3 â Develop Best Practices in EIP Design and ManagementÂ ï· Task 4 â Develop Framework for Guidance on EIP Development and ManagementÂ ï· Task 5 â Conduct Collaborative Design Workshop with Transportation and IT ProfessionalsÂ ï· Task 6 â Develop Annotated Outline for Development and Management of DOT EIPs GuideÂ ï· Task 7 â Develop Guide for the Development and Management of DOT EIPsÂ ï· Conclusion   Â