Below is the uncorrected machine-read text of this chapter, intended to provide our own search engines and external engines with highly rich, chapter-representative searchable text of each book. Because it is UNCORRECTED material, please consider the following text as a useful but insufficient proxy for the authoritative book pages.
3   2 Task 2 â Conduct Interviews with State DOTs This chapter describes the work performed in Task 2 of NCHRP Project 20â103, âGuidance for Development and Management of Sustainable Information Portals.â  Task 2 was the first step in supporting the research teamâs topâdown, bottomâup approach to the design of sustainable enterprise information portals (EIPs).  The topâdown part of the approach started with defining, at a high level, the Department of Transportation (DOT) EIP framework, its approach to sustainability, and its various highâlevel components (See the diagram in Figure 38).  Task 2âs intent was to complement the framework by identifying the various framework components.  To do so, the research team followed the bottomâup approachâdiscovering and generalizing the key DOT EIP business processes without focusing on their individual instantiation.  The objectives of Task 2 are as follows:Â Â Â Â ï· Identify guidance needed by DOTsÂ ï· Identify EIP development and best practices within DOTsÂ ï· Understand and develop business cases for developing sustainable EIPsÂ ï· Understand and develop the functional requirements of a sustainable DOT EIPÂ ï· Accommodate different DOT intervieweesâ perspectives During September of 2015, interviews were conducted with 12 stakeholders across different subject matter areas.  Once the interviews were conducted, the various business cases and functional requirements that were revealed were isolated, merged, and organized into this single document.  This document presents an overview of the interview approach, stateâofâtheâpractice analysis, and subsequent needs assessment.  2.1 Task 2.1 Identify and Schedule Interviews To refine the interview and interviewee selection process, the various business processes typically offered by DOT EIPs were categorized.  From these categories, a preliminary list of functions, services, or topics that were believed to be deployed in most DOT EIPs was created.  Using this information, the basis for the interviewee selection process was developed.  The selection process was as follows:Â Â ï· Documents and Library Services â Services pertaining to documentation publishing, record keeping, video and image archival, and publication and journal subscriptions.Â ï· Knowledge Management and Data Governance â Topics relevant to data acquisition, data tagging, data discoverability, data access, and data preservation.Â ï· Information Technology (IT) Services â Services and topics relevant to portal hardware, software, onâ premise infrastructure, cloud services, and networking.Â ï· Financial Services â Services pertaining to payroll, budgeting, project funding, and accounting.Â ï· Bid and Contract Services â Services pertaining to contracting process information, bid, acquisition, and project tracking.Â ï· Geographic Information System (GIS) and Mapping Services â Services such as GIS file downloads, GIS web services, mapping of traffic conditions, construction, assets, and chain stations.Â ï· Public Outreach Services â Services pertaining to public information sharing, such as 511, projects, performance and weather, and lane closure and construction.Â ï· Environmental Services â Services pertaining to environmental monitoring and alerts such as extreme weather, flood, earthquake, and air quality.Â
4Â Â Â ï· External Users â Topics pertaining to DOT EIP external stakeholdersâ interactions such as search and discovery, upload, and download.Â ï· Executive Level, Future Trend, Security Concerns â Topics pertaining to the executive view of the understood purpose of the DOT EIP, the current funding challenges, internal and external communication, enterprise culture and processes, future requirements, and funding.Â ï· Asset Management, Engineering, and Maintenance Services â Services pertaining to the development, deployment, maintenance, and retirement of DOT assets.Â ï· Operations and Performance â Services pertaining to the operation of DOT systems and the measure of their performance and efficiency using such indicators as traffic speed, volume, occupancy, and incident information.Â ï· Photo and Video Services â Services pertaining to the collection, storage, search, and archiving of DOT photo and video of infrastructure from drone, satellite, or ground, as well as operation and asset pictures or video, such as inspection images or incident videos. Based on the recommendations provided by the panel during the kickoff meeting and experience and contacts within state DOTs, the research team identified the leading DOTs/EIPs in the country.  The Research Team used the Interview Topics as a guide to identify interviewees.  With the help of the NCHRP 20â103 Project panel members, the research team identified over 16 different interviewees.  The 16 interviewees included: 14 internal DOT EIP stakeholders from Caltrans, Nevada DOT, the Regional Transportation Commission of Southern Nevada, and North Carolina DOT and 2 external DOT EIP stakeholders from Parsons Brinckerhoff and AECOM.  Each internal DOT interviewee was associated with one or more interview topics.  Primary and secondary interviewees were identified for some of the topics to be prepared for cases in which the primary interviewee might no longer be available for interview.   In order to narrow down the focus areas and potential interviewees to the 10 interviews that the research team intended to conduct, the team used an online survey tool and asked the panel to rank the interview topics and focuses developed in Task 2.2 by order of interest.  Once the survey was completed, the votes were summarized and a priority list was established for the interview topics, focuses, and interviewees.  Figure 1 and Figure 2 show the results of the online survey and the interview topics and focuses ranking.  The higher the score, the lower the rank of the topic/focus to be emphasized in the interview.  For example, in Figure 1, financial services is a lowâpriority topic whereas asset management, engineering, and maintenance services are of high priority.  Similarly, in Figure 2, the search and discovery focus is of high priority whereas funding is the lowest priority focus.Â
   F  Figure 1. Ran igure 2. Ran ked interview ked interview   topics.  focuses.   5Â
6   The list below shows the top 10 topics of expertise that were selected for interviews based on the panel ranking:   1. Asset Management, Engineering, and Maintenance Services 2. Knowledge Management and Data Governance 3. GIS and Mapping Services 4. Operations and Performance Management Services 5. Documents and Library Services 6. Bid and Contract Services 7. IT Services 8. External Portal Users 9. Environmental Services 10. Executive Level, Future Trend, Security Table 1shows the title and the agency of the interviewees selected for each topic. 2.2 Task 2.2 Develop Draft Interview Guide Once the interviewees were identified, the interview guide was developed using the topics and focuses described above.  The primary intent of the interview guide was to capture a nonâexhaustive list of use cases and functional requirements.  The interview guide contains a list of questions to be used to understand each intervieweeâs point of view.  Specific questions focused on understanding the experience and expertise of the interviewee and identifying portal characteristics, technical resources and capabilities, technical or institutional barriers and concerns, and success factors.  The end of the interview guide focused on sustainability issues to infer what the future expectations will be and what kind of changes need to be adopted.  The questions were open ended to allow the interviewees to answer in their own words, with no influence by any specific alternative suggested by the interviewer.  The conduct of the interviews was conversational, and the interviewers paraphrased and adjusted the order of questions to enhance rapport and keep the discussion moving forward.   Appendix A presents the interview guide in full.  A summary of the guide follows. 2.2.1 Welcome Following introductions, the interviewer provided a brief overview of the project and the goals of the interview.  Housekeeping items related to the interview process (e.g., timekeeping and noteâtaking) were also explained. 2.2.2 Interviewee Background Prior to each interview, brief background research was conducted regarding the interviewee and their respective organization to better understand his or her role, expertise and experience, and EIP involvement.  On the phone, each interviewee was asked to characterize their experience and fill in any blanks to aid in understanding their background.  In particular, the interviewee was asked to provide a highâlevel overview of the EIP(s) with which he or she had experience and the kind of data available through the EIP.Â
7   2.2.3 Characterize EndâUsers In this section of the discussion, the interviewee was asked to describe the key users of the EIP(s) and, if applicable, to prioritize user groups or user goals from an institutional perspective.  Questions in this area focused on users who were internal or external to the organization and the types of tasks they need to accomplish.  Questions were also used to understand the interface and other mechanisms used to access the portals. 2.2.4 Technical Topics Next, the interviewer drilled down into various technical areas based on the knowledge of the interviewee and the types of portals and users with which they had experience.  Not all questions in this section were appropriate for all interviewees, and relevant questions were selected to provide the most value during the discussion.  The various technical areas are presented in approximate order of importance based on the panel input described above and are as follows:Â ï· Search and Discovery.   Explores the DOT EIP needs for search and discovery and helps define how content organization and search will need to be implemented.Â Â ï· Data and Metadata.  Explores the data needs of DOT EIPs and helps identify how portal data need to be collected, refined, explored, organized, and maintained.Â Â ï· Reliability.  Explores how reliable DOT EIPs need to be and helps identify the various failures and potential failures that portals/services could be subject to and what is needed to minimize their impact.Â ï· Business Objectives.  Focuses on extracting the business objectives and business requirements of DOT EIPs because it is important to understand objectives and requirements early to avoid erroneous assumptions that could affect the accuracy of future deployments.Â ï· Performance.  Explores the performance that will need to be delivered by DOT EIPs and helps understand scalability, capacity, and high availability.Â ï· Maintainability.  Explores how DOT EIPs will need to be administered and maintained and how portal/services are currently being managed and helps identify DOT EIP maintainability requirements.Â ï· FrontâEnd Systems.  Explores the frontâend systems that will be used for access to DOT EIPs, helping to identify how users will connect to the portal and what kinds of devices they will use.Â ï· Availability.  Explores the availability needs of DOT EIPs and identifies the portal needs in order to successfully provide DOT EIP services over time and understand the availability requirements for each of these services.  Different services might require different levels of availability.Â ï· Security.  Helps determine the security needs of DOT EIPs.Â ï· BackâEnd Systems.  Examines the current and future DOT EIP backâend systems to assess what will be needed to support the current and future needs of the DOT EIPs.  Scalability, performance, and data center organization are among the factors explored.Â ï· User Behaviors and Patterns.  Focuses on extracting information related to the people who will use the portal, such as when they will use the portal, how they will access it, and how they have used previous portals. This information is key to identifying new requirements.Â ï· Technical Goals.  Focuses on how a portal is implemented.  It is used to define target population, performance standards, and other factors related to goals more precisely.Â ï· Future Growth.  Focuses on assessing what capacity will be needed in the future, establishing DOT EIP growth expectations, upcoming changes, and the needs to accommodate them.Â
8Â Â Â ï· Funding.  Explores the funding and acquisition of DOT EIPs, helping to identify the ways sustainable DOT EIPs need to be funded, acquired, and retired. 2.2.5 Vision Interviewees were asked to take a step back and envision how they would like to see the portals they work with evolve in the next 5 years.  They were asked to describe an idealized vision by assuming there were no financial, technical, or resource barriers. Following this, the interviewees were asked about the feasibility of this vision for their own organization and/or in general across other similar organizations.  Interviewees were provided probe questions related to (a) what currently works well and might facilitate the future vision and (b) what might serve as obstacles to their vision and what is needed to overcome these obstacles. 2.2.6 CloseâOut Finally, interviewees were asked followâup questions to provide additional details and opinions not yet put forth.  They were thanked for their participation and invited to provide any additional information at a later date via phone or email. 2.3 Task 2.3 Conduct Interviews Following the development of the interview guide, each of the selected interviewees was contacted by email.  The same email template was used for each interviewee, providing a brief overview of the project, why they were being contacted, by whom they were recommended, and the topic that the research team intended to focus on during their interview.  The team worked with the interviewees to determine a 1âhour time slot that fit their schedule as well as that of our interviewing team.  In some cases, there were difficulties contacting the interviewees and, in others, an alternative contact was suggested who either had more time available or more relevant subject matter expertise.   All interviews were held via teleconference using UberConference due to its recording abilities.  At the beginning of the interview, the interviewee was informed that it was being recorded.  The interviewing team then began walking through the interview guide, as discussed in Section 2.2.  The interviewees were guided to focus on the discovery of general DOT EIP use cases and the functional requirements of the portal being discussed.  The conversation was redirected if it became too detailed or off topic.  If answers became too vague, the interviewers adapted to each intervieweeâs background by probing for more details or asking subsequent or related questions.  For each of the interviews, with the exception of one (due to scheduling challenges) there were three members from the research team on the teleconferenceâtwo asking the interview questions and one taking detailed notes.  The interviewers worked together to try to get the most valuable information from the interviewee within the 1âhour time slot.  The interviewers learned from each interview and reassessed the formulation of each question and the order of the questions to make sure the questions were fully understandable by both business and IT professionals.  In all but two interviews, the interviewers focused on defining, in a general fashion, the data, processes, and interfaces being discussed or implied.  In many of the interviews, additional contacts were provided in order to help the team gain more information about specific aspects of the portals.  Leveraging these recommendations, the research team conducted 12 interviews rather than the 10 originally planned.   Â
9   Table 1. Intervieweesâ area of expertise, job title, and institution. Area of Expertise Title Institution Asset Management, Engineering, and Maintenance Services Engineering Services Manager Nevada DOT Knowledge Management and Data Governance Knowledge Strategist Washington State DOT GIS and Mapping Services Caltrans Earth Coordinator Caltrans Director of FAST Regional Transportation Commission of Southern Nevada Operations and Performance Management Services Statewide Manager Connected Corridors Caltrans Documents and Library Services Torts, Claims, and Records Management Washington State DOT Bid and Contract Services Program Manager of Sustainable Purchasing and Intellectual Property Programs Caltrans IT Services Data Processing Manager III Caltrans IT Coordinator and Traveler Information Caltrans External Portal Users Supervising Traffic Engineer Parsons Brinckerhoff Environmental Services Senior Research Engineer Caltrans Executive Level, Future Trend, Security Former Chief Information Officer North Carolina DOT   Â
10   On several occasions, the research team reached out to a wide variety of DOTs and contractors. The most expedient response was from Caltrans, which is why the majority of the interviews were conducted with Caltrans staff.  While the research team acknowledges that this majority may raise concerns, Caltrans is one of the largest DOTs in the nation, spanning a huge geographic area.  Because of this, Caltrans implements functions and encounters issues similar to the ones found in many other DOTs, particularly large DOTs such as Texas DOT, Florida DOT, and Illinois DOT.  There are 12 districts in California, and to a large extent, each one was built out differently and uses a different IT architecture and different metadata.  Because of this heterogeneity, there is a wide variety in the EIPs throughout the agency, allowing the research team to gain insight into both aged systems and new ideas and varying sizes and dynamics of end user groups.  Caltrans is also mandated by the State of California to make its data public, making it easier for the research team to discuss data and portals with the interviewees.  In addition, the team believes that the processes used by Caltrans are very similar to the ones in place at most DOTs and can provide good insight into the various components of the DOT EIP framework.  To visualize the projectâs progress and ensure that the research team touched on each of the interview focuses during the interviews, an interview completeness table, or matrix, was used.  The interview completeness matrix lists all 10 interview topics as rows and all interview focuses as columns.  For each interview, whenever the team discussed and obtained information for a certain focus area, the corresponding cell was checked in the matrix that was used to rank the interview focuses (shown in Figure 2).   Table 2 shows the number of focuses the team was able to discuss during all interviews.   Â
11   Table 2. Interview completeness matrix. Focuses Topics Bu si ne ss  O bj ec tiv es  Te ch ni ca l G oa ls  U se r B eh av io rs  a nd  Pa tt er ns  Ba ck âE nd  S ys te m s Fr on tâ En d Sy st em s Da ta  a nd  M et ad at a Fu tu re  G ro w th  Se cu rit y Se ar ch  a nd  D is co ve ry  Pe rf or m an ce  Av ai la bi lit y M ai nt ai na bi lit y Re lia bi lit y Fu nd in g Documents and Library Services 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Knowledge Management and Data Governance 1 1 1 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1 1 IT Services 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Bid and Contract Services 1 1 1 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1 1 GIS and Mapping Services 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 Environmental Services 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 External Portal Users 1 1 1 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1 0 Executive Level, Future Trends 1 1 1 0 0 1 1 1 1 0 0 1 0 1 Asset Management, Engineering, and Maintenance Services 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Operations and Performance Management Services 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1Â
12   2.4 Task 2.4 Transcribe and Analyze Annotated Interview Data The research team performed a textâmining analysis on both the transcription and notes of each interview.  The intent was to use text analysis to identify terms used by interviewees and possible additional elements not revealed during the review.  To prepare the text for analysis, the recording of each interview was transcribed using a crowdsourcing transcription service called CastingWords.  We requested to the transcription service was requested to transcribe only the intervieweeâs answer in order to avoid capturing terms used by the interviewer.  Then, the collected interview notes were added to the generated text. The textual content of each interview was analyzed using the statistical software R to assess the words used during the interview, their frequency, and their coâoccurrence.  Each of these analyses generated three visualizations:Â ï· A histogram of the most frequent terms used by the interviewee. This plot shows the terms that were used often by the interviewee when responding to the interview questions.  This plot can reveal what the vocabulary for a specific topic should be and the current or future focus of a specific topic such as âmobileâ or âsecurity,â which can reveal new DOT EIP functions or framework components.  Discovery of new vocabulary, functions, or components is not guaranteed, especially if the interviewee responses were vague or lacked vision.Â ï· A wordcloud to represent graphically the most prominent term being used. Wordclouds are an alternative way to display word frequency.  They allow for more terms to be displayed than a histogram and, therefore, allow more terms to be found.Â ï· A hierarchical cluster visualization representing the group of words that occurred together during the interview. Hierarchical cluster plots are a way to discover coâoccurring terms in an intervieweeâs response.  Coâoccurrence of terms in a specific topic can sometimes reveal DOT EIP functions, issues, or problems.  Issues can be detected by looking at terms correlated with negative words, but the analysis is not guaranteed to find all possible functions or issues mentioned in an interview.  When there is little text to analyze and a limited amount of words, strong terms can be difficult to identify. These visualizations were used to support and orient the research team in the identification of functions, activities, actors, and requirements of each of the intervieweesâ portals.  The textâmining analysis represents a minor part of Task 2.  It was not intended to replace the interview and elicitation process but to support and enhance it by allowing researchers to identify terms, patterns, and correlations that may not have been detected during the conversations.  The textâmining analysis was also a way to start building a basis for the development of a domain language or a controlled vocabulary and taxonomy specific to the DOT EIP and its various functions.  Controlled vocabularies and taxonomies are essential to the integration and discoverability of portal content and services.  While the text analysis plots presented in this report show only the most frequent terms used by the interviewee, the analysis generated a list of all terms used by each interviewee that could be leveraged to create a controlled vocabulary. Without a controlled vocabulary, improving, searching, and controlling EIP content would be nearly impossible.  To be discoverable, EIP content needs to be tagged and classified using specific metadata.  These metadata need to be understandable by the users of the portal regardless of age, culture, or specialty. Prior to classifying content, DOT EIP metadata need to be defined, developed, and organized.  Interview text analysis and visualization, such as word frequency (wordclouds) and term clustering charts, allowed the research team to identify candidate and predominant terms for each of the EIP topics.  In addition, they helped the team identifyÂ
13   how these terms are correlated, providing a basis for how to organize terms with respect to each other (the basis of taxonomy development).  During the text analysis, the research team attempted to use TRBâs Transportation Research Thesaurus (TRT).  The TRT contains 5,791 terms describing various aspects of transportation.  Out of the 2,686 distinct terms isolated within the interviews, only 948 of them were found in the TRT.  Some terms that could be useful in understanding the capabilities of DOT portals such as âcontractor,â âportal,â âfatality,â âadvisory,â ârecord,â âfeed,â âposting,â âdashboard,â and social media names were missing from the TRT.  The TRT focuses heavily on terms culled from research reports and publications in the transportation field.  The terms used by DOT employees, contractors, and other practitioners in the course of their work are of a different nature and are often not reflected in the TRT.  Therefore, the research team decided to not limit our text analysis to the terms found in the TRT.   In a traditional textâmining analysis, specific words called âstopwordsâ that occur often in the English language are filtered out of the text prior to the analysis.  Stopwords are words like âthe,â âwith,â and also some common verbs like âto beâ or âto have.â  The stopwords list in this analysis was modified in order to keep some of the stopwords after the team observed the coâoccurrence of negative verbs such as âdonâtâ with other terms.  The negative terms allowed us to determine terms associated with aspects of the topic or portal that interviewees were not able to achieve or were not currently doing (i.e., the difference between what they envisioned and the current reality).   The negative words were typically surrounded by words such as âresources,â  âmoney,â and âsupport,â revealing a lack of resources or funding.  For example, Figure 4 shows a correlation between the term âresourcesâ and âdonâtâ emphasizing the comments made in the interview about lacking resources to expand the assets sensor network infrastructure.  Stemming is the mapping of words to their root word (e.g., âuniversityâ to âuniverseâ).  This process is also done in traditional text analysis or domain analysis.  The research team performed stemming on the text analysis, but the results are not shown herein.  While stemming did reveal the root and frequency of root terms in each domain, it also combined terms that were not necessarily equivalent such as âuniversalâ and âuniversity.â  Because of this, the team decided to also perform the text analysis without the stemming step.  In addition, specific words were purposely removed and kept in the document corpus.  Also, some terms were kept in singular and plural form, such as DOT and DOTs, to try to analyze how often interviewees and DOT websites referred to other DOTs or groups of DOTs rather than themselves.  This process was used to identify the possible or current sharing of resources across DOTs.  Below are the visualizations (Figures 3 through 32) and observations the research team made for each of the 10 topics during this analysis.Â
 2 O .4.1  Asse F bservations: ï· Inform high p âresea Unive ï· INRIX such a ï· Futur the N ï· Mobi to rev log as t Managem igure 3. Asse  ation, acces riority for as rchâ relates rsity of South : Reveals the s INRIX, in th e and camera evada DOT in le and device iew Nevada a set informati ent, Engine t manageme s, managem set managem to the Nevad ern Nevada  need for the e case of the s: Refer to t terview. s: Refer to tw sset data, su on using mob ering and M nt, engineeri ent, and rese ent, enginee a DOTâs need in Las Vegas.  DOT EIP to s  Nevada DOT he desire to a o different u ch as traffic ile devices in aintenance ng, and main arch: Manag ring, and ma  to share ass hare DOT ass . rchive stream ses expresse camera video  the field.   Services tenance serv ing user acce intenance se et informatio et data with ing video fr d in the inte  and speed s ices most use ss to inform rvices.  In thi n with the r external thir om traffic ca rviews: the u ensors, and t d terms. ation appear s instance, th esearchers at dâparty consu meras, expre se of mobile he desire to 14  s to be a e term  the mers, ssed in devices audit andÂ
 Observations: ï· Addit traffic Figure 4. A  ional terms, s  camera vide sset manage uch as reten os. ment, engine tion and med ering, and m ia files, emph  aintenance s asize the de  ervices word sire of the Ne cloud. vada DOT to 15  archiveÂ
 O  bservations: ï· Cluste assetÂ ï· Cluste and th ï· Cluste interf ï· Cluste for a D Figure 5. As  r (mobile, ti tracking or m r (donât and e lack of sup r (provide, c ace providing r (people, tra OT to mana set managem me, departm anagement a  resources): R port for traff ameras, INR  video from t nsportation, ge the conte ent, enginee ent, applicat pplications u efer to the i ic sensor net IX, portal, de he camera to  business, re nt it makes av ring, and ma ion and asse sing mobile nability to de work expans vices, and re  external thi search, conte ailable to bu  intenance se t): Reveal the technologies velop mobile ion. quest): Reve rdâparty con nt and mana sinesses and rvices word c  desire or w .  asset manag al the functio sumers (INRI gement): Co  researchers. luster. ill to impleme ement appli ns of a DOT X) upon requ rrelate with t  16  nt field cations portal est. he needÂ
 2  O .4.2 Know bservations: ï· Contr DOT, searc ï· Conte interv mana they a ï· Impro State and im ledge Mana Figure  olled, vocabu to research a h and discove nt, managem iewee about ge content gl re not able t ve, search, a DOT to deve prove DOT gement an 6. Knowledge lary, search nd develop a rability.  ent, data, d  the lack of p obally, have o search effic nd technolo lop technolog EIP search ca d Data Gove  managemen and research  stable and c ot, and donât redictable inf a shared voca iently across gy: Refer to t y to automa pability for d rnance t and data g : Refer to th onsistent con : Refer to the ormation fro bulary, or co  multiple dat he desire exp te the taggin eveloping and  overnance m e need, expre trolled voca  point made m DOT porta ordinate am a sources. ressed in the g of new con  maintaining ost used term ssed by the bulary for DO  by the Wash ls.  Most stat ong business  interview w tent being lo  efficient me s. Washington T content to ington State e DOTs do n  areas.  Addit ith the Wash aded into DO tadata. 17  State improve  DOT ot ionally, ington T EIPsÂ
 Observations: ï· Langu interv and c ï· Regul interv and c Figu  age, synony iewee, to de ultures existi atory, funde iewee, for bo ompliance re re 7. Knowle ms, and desc velop a contr ng within a D d, and guidan th state and quirements t dge managem ribe: Refer to olled vocabu OT. ce: Refer to  federal regu o support the ent and dat  the difficult lary understa the need, ex latory suppor  developme  a governance y, expressed ndable by th pressed by th t to help obt nt of sustaina   wordcloud. by the Wash e various lan e Washingto ain funding a ble DOT EIPs  ington State guages, gene n State DOT nd generate .  18 DOT rations, guidanceÂ
 O  bservations: ï· Cluste inform incorp ï· Cluste the W ï· Cluste need that D ï· Cluste the on searc DOT c Figur  r (user, chan ation (mobi orating new r (donât, dat ashington St r (business, for research OT informat r (WSDOT, v going effort hability of the ontent using e 8.  Knowled ge, portals): le, web, text  ways to sear a, resources) ate DOT inte research): Re in the develo ion can be ex ocabulary, te at the Washi  DOT conten  the develop ge managem  Refer to the search, socia ch and discov : Reveal the rviewee. fer to the lac pment of con tracted by an chnology, se ngton State D t across the e ed controlled ent and data changing wa l media, alert er informati lack of resou k of understa trolled voca d accessible arch, improv OT to devel ntire DOT an  vocabulary.   governance ys that DOT u s) and the ne on as it is bei rces to mana nding, by th bulary and ta to DOT users e, good, fut op a global co d to deploy  word cluster sers use por ed to develo ng developed ge and contr e business si xonomy info .   ure, dot(s), c ntrolled voc technologies . tals and acce p a portal ca . ol data expre de of DOTs, o rmation to en ontrolled): R abulary to im  to automatic 19 ss pable of ssed by f the sure efer to prove ally tagÂ
 2  O .4.3 GIS a bservations: ï· Porta and d ï· Lot, m the Ca featu previo ï· Image by the the im more nd Mapping  l, dashboard ashboards.  W ake, things, ltrans interv res were not us GIS serve ry, analysis:  portal interf agery data n difficult to m  Services Figure 9. : Reveal that eb map serv donât, work, iewee when ready to use r setup becau  Refer to the aces and ser eed to take p ove between GIS and map the primary G ices were m  time, softwa deploying a n and required se of a lack o need express vices.  This ra lace (client o  clients and s ping services IS interfaces entioned, bu re, Google, i ew GIS serve  additional sc f time and re ed by the int ises a questi r server) as t ervers.   most used te  used by our t not as one o ssues: Refer r inâhouse an ript develop sources to d erviewees fo on as to whe he imagery d rms.  interviewee f the primar to the difficu d discoverin ment.  Caltra evelop these r imagery an re the analys ata get more s were web p y interfaces. lties encount g that many ns rolled bac  scripts.  alysis to be s is and render  precise, larg 20  ortals  ered by of its k to its upported ing of er, andÂ
 Observations: ï· Secur interv enhan ï· KML, usedÂ ï· Beta: chang  ity, incident, iewee after d cements the Google, beta by the intervi Also refers to ing rapidly a Figure  beta, update eploying the y needed to , ESRI, ArcGI ewees as the  the difficult nd never real 10. GIS and m , enhancem  new GIS ent develop inâho S: Refer to th y develop GI ies encounte ly reached a apping serv ents: Refer to erprise serve use to reme e GIS enterp S services wit red by the in stable stage.  ices wordclou  the security r, the securit dy them. rise solutions hin their DO terviewee wh   d.  issues encou y issues they  deployed an Ts.  en dealing w ntered by th  encountered d the GIS sta ith software 21 e  and the ndard  that wasÂ
 O  bservations: ï· Cluste the D exper ï· Cluste resou ï· Cluste deplo  r (work , don OT was not a ience. r (time, issu rces to imple r (dashboard y, and mainta Figure 1 ât , things): ble to develo es, Google, s ment the Go , lot, make) in multiple d 1. GIS and m Refer to the m p and deploy oftware, dep ogle software : Refer to the ashboards le apping servic any feature  completely artment, fas  within the d  need, expre veraging the  es word clus s of the Goog due to a lack t): Also refer epartment. ssed by the in  same GIS se ter. le Earth Ente of time, reso s to the lack o terviewees, rvices and da rprise servic urces, and/o f time and/o to be able to tasets. 22  e that r r  design,Â
 2  O .4.4  Oper bservations: ï· PeMS move Unive ï· Lot, is sever and fo ï· PeMS Caltra datas ï· Plann by pla ations and Figure 12.  , Berkeley, c  of an experim rsity of Califo sues, party: al sources (Ca rmats. , real, time, d ns does not p et every mon ing, traffic: R nners. Performanc  Operations a hallenge, yea ental traffic rnia, Berkele May refer to ltrans, distin onât: Refer t rocess the t th. efer to the fa e Managem nd performa rs: Refer to t  operation p y, to the Calt the difficultie ct, CHP and t o the fact, ex raffic operati ct, expressed ent Service nce manage he lessons le ortal (PeMS) rans product s expressed hird party) in pressed by t on data it col  by the inter  s ment services arned by the from its deve ion servers o by the interv to PeMS wit he interviewe lects in realât viewee, that  most used t  interviewee lopment lab ver the cours iewee in mer h each of the e, that the P ime.  It rolls  the PeMS sy erms. while describ oratory at the e of a few ye ging data pro ir individual eMS applicat out an additi stem is most 23  ing the  ars. vided by metadata ion at onal ly usedÂ
 O  bservations: ï· Push, capab ï· INRIX ï· ICM, a mana the cu Figure   search: Reve ilities.  , agencies, p nalysis, pilo gement of co rrent Caltran 13. Operation al that the P ublic, provide t: Refer to th rridor based s ICM pilot in s and perfor eMS system i rs: Reveal so e next gener on operation  San Diego. mance mana s pushing dat me of the en ation of PeM s data feed (  gement serv a out to its u tities interac S, including p Integrated Co  ices wordclou sers and offe ting with the latforms foc rridor Mana d. ring search  PeMS system used on the r gement or IC 24 s.  ealâtime M) andÂ
 O  bservations: ï· Cluste provid ï· Cluste sever ï· Cluste forma Figure 1  r (donât, rea e data to its r (years, pla al years of ar r (traffic, pe t standards a 4. Operation l, Caltrans, P users in real nning, worki chived traffic ople, party, i cross the var  s and perform eMS, time): R time. ng): Refer to  data. ssues, lot): M ious data so ance manag efer to the f the users of t ay refer to t urces where  ement servic act that the C he PeMS sys he issues cre PeMS collect es word clus altrans PeM tem being m ated by the la s the data. ter. S system doe ainly planner ck of metad 25  s not s using ata andÂ
 2  O  .4.5 Docu bservations: ï· Docum system ï· Public system ï· Active are or ï· Oracl relatio ments and  ent(s), plan  and their in , engineers: .  , directory, u ganized in gr e, records, st nal database Library Serv Figure 15. Do s, projects, y tended arch Refer to two ser, group: oups with va orage: Refer  system (Ora ices cuments and ears: Refer t ival time, wh  of the types Refer to the f rious access to the fact, e cle) to mana  library servi o the various ich extends m of users acce act, expresse rights to an a xpressed by ge and searc  ces most use  types of doc any years. ssing docum d by the inte ctive directo the interview h document d terms. uments store ents through rviewee, tha ry where doc ee, that the records. d in the desc  the describe t the systemâ uments are s system is usin 26  ribed d s users tored.  g aÂ
 O  bservations: ï· Tiffs:Â ï· Quest system ï· Searc direct  Reveals one o ions, public:  was to prov h, interface, ly from the p Figure 16 f the format  Refer to the ide docume displayed: Re ortal interfac . Documents s (i.e., tiff im fact, express nts in respon fer to the ab e without ha and library se age) used to ed by the int se to public i ility in the sy ving to down  rvices wordc store docum erviewee, tha nquiry or que stem to sear load them. loud. ents in the sy t one of the stions. ch and visual  stem.  use cases of ize documen 27 the tsÂ
 O N bservations: ï· Cluste provid ote that add  r (people, ac e people wit itional cluste Figure 17. cess, docum h access to d rs contain to Documents a ent): Refer to ocuments. o many or to nd library ser  the fact tha o few terms t  vices word c t the describ o be interpre luster. ed systemâs m ted. ain function 28   is toÂ
 2 O  .4.6 Bid a bservations: ï· Docum mana reque ï· BidSy the re ï· Bid, e intera nd Contract  ents, datab ges request f st submitted nc, post, pro quests receiv mail, interac cts with its D  Services Figure 18 ase, request orms, related .  cess, public, ed are poste t, intranet, u OT users prim . Bid and con s: Refer to th  documents, solicitation: d and tracke ser: Refer to arily throug tract services e fact, expres  and a log an Refer to the f d on a statew the fact, exp h email and o   most used te sed by the in d records in act, expresse ide bid syste ressed by the n the DOT in rms. terviewee, t a database th d by the inte m called Bid  interviewee tranet. hat the syste e status of e rviewee, tha Sync.  , that the sys 29  m ach t some of temÂ
 Observations: ï· Sprea usingÂ ï· Files: to sup as ind  dsheet: Refe spreadsheet Refers to the port the pur ividual files i Figure rs to the fact s in parallel w  fact, express chase or bid n a folder.   19. Bid and c , expressed b ith the datab ed by the int request that ontract servi y the intervie ase due to t erviewees, t are managed  ces wordclou wees, that s he dated nat hat requests  independen d. ome of the re ure of the lat can contain a tly from the  quests are t ter.  dditional do requests and 30 racked cuments  storedÂ
 O  bservations: ï· Cluste intera ï· Cluste the re ï· Cluste interv succe  r (user, intra ctions with b r (document quests are n r (solicitatio iewee, that t ssful (e.g., no Figure 2 net, interact id or purchas s, donât): Re ot attached d n, reports, p here is a nee  one bid on a  0. Bid and co , bid, email): e requesters fer to the fac irectly to the ublic, proces d for reportin  specific opp ntract servic  Refer to the  are done via t, expressed  requests in a s, BidSync, po g of BidSync ortunity desp  es word clust  fact, express  email and th by the interv  database b st): Refer to  activities to ite many rev er. ed by the int rough the D iewee, that d ut kept and m  the fact, exp identify why iews). erviewee, th OT intranet. ocuments re anaged sepa ressed by th some bids w 31  at most lated to rately.  e ere notÂ
 2  O  .4.7 IT Se bservations: ï· Big, lo datas datab ï· Donât use of ï· Busin issues of res rvices  t, issues: Ref ets) are beco ase due to th , cloud: Refe  cloud servic ess, user, iss  using IT syst ources to im Fig er to the fac ming larger a e dated natu r to the fact, es. ues: Refer to ems, and the prove the per ure 21. IT se t, expressed nd the reque re of the latt expressed by the fact, exp  issues are of formance of rvices most u by the interv sts are track er.   the interview ressed by the ten related t  a specific sys  sed terms. iewees, that ed using spre ees, that th  interviewee o lack of trai tem. some of the d adsheets in p e DOT does n s, that some ning on a spe atasets (i.e., arallel with t ot currently users are hav cific software 32   GIS he allow the ing  or lackÂ
 O  bservations: ï· GIS: R mode ï· Image stream handl  efers to the f rnization wit s: Refers to t s of images ing camera o act, expresse hin the DOT. he fact, expr and do not c r streaming f Figure 22. IT d by the inte  essed by the urrently allow ailures.  services wor rviewees, th  interviewees  the use of c  dcloud. at GIS is curre , that the DO loud service ntly the mai T IT systems s, which pres n factor push  manage larg ents challeng 33 ing for IT e es whenÂ
 O  bservations: ï· Cluste not cu ï· Cluste happe email ï· Cluste interv betwe Note that  r (donât, clou rrently feasi r (security, b ning by the t  link that is n r (storage, s iewees, that en DOTs acr  additional cl d): Refer to ble due to leg ig, people): housands ev ot IT infrastru tates, social, the storage o oss states is c usters contai  Figure 23. IT the fact, exp al restriction Refer to the f ery day and a cture related images, dots f large amou urrently an i n too many o services word ressed by the s on the data act, expresse re mostly th . , havenât): M nts of data, s ssue. r too few ter   cluster.  interviewee  and its stor d by the inte e result of hu ay refer to t uch as image ms to be inte s, that cloud age location rviewees, th man error, s he fact, expre s, on cloud i rpreted. implementat outside the D at security iss uch as clickin ssed by the nfrastructure 34  ions are OT. ues are g on an  sharedÂ
 2  O  .4.8 Exter bservations: ï· Acces with a down ï· Roadw files c ï· File, i such a throu  nal Portal U  s, files, basic  DOT portal loads or FTP. ay: Refers t ontaining roa ssues: Refer t s corrupted gh the DOT w sers Figure 2 , typically: Re is to exchang   o the fact, ex dway inform o the fact, ex files, mislabe eb portal tha 4. External p fer to the fa e files betwe pressed by th ation to supp pressed by t led files, outd t need to be ortal users m ct, expressed en contracto e interviewe ort design a he interviewe ated files, o  sent by mail  ost used term  by the interv rs and DOTs t e, that the c nd impact an e, that there r documents  on a flash dr s. iewee, that hrough serv ontractor is p alysis.  are sometim too large to b ive. the main inte ices such as w rimarily look es fileârelate e transferre 35  raction eb ing for d issues, dÂ
 O  bservations: ï· Crash porta ï· GIS, e extern ï· Count the fil  , issue: Refer ls are corrupt xcel, maps, d al user. y, area, spec es requested Figu  to the fact, e ed or incomp ataset, form ific, entire, s  are specific re 25. Extern xpressed by lete and cra at: Refer to t tatewide: Re to an area at al portal user the interview sh the tools t he type of co fer to the fac the county le  s wordcloud. ees, that som hey are open ntent exchan t, expressed vel and rare  e of the file ed with. ged betwee by the interv ly at a statew  s obtained fr n the DOT an iewees, that ide level. 36 om DOT d the most ofÂ
 O N e c t  bservations: ï· Cluste porta ï· Cluste the in the po Note that ote: In the h ncoding used haracter in h ext analysis.  r (user, secu l security rest r (storage, p terviewee, th rtal and forc  additional cl ierarchical cl  during the t exadecimal ( Figur rity, make, p rictions ofte ortal, media at storage lim e external us usters contai uster plot, âd ranscription d5), which sh e 26. Externa eople): May n make it imp , lot, issue, ca itations on ers and DOT n too many o 5â is present of the origina ould have be l portal users refer to the f ossible to do nât, big, acce DOT portals r personnel to r too few ter  in some of th l interview.  en removed   word cluster act, expresse wnload need ss, based): M estrict the ab  utilize email ms to be inte e terms.  Th It led to a mi during the p . d by the inte ed files for a ay refer to t ility to trans  or flash driv rpreted. is is due to a sinterpretati unctuation re rviewee, tha  job or an an he fact, expr fer large files es to exchang nonâEnglish on of the apo moval step o 37  t DOT alysis. essed by  through e data. language strophe f theÂ
 2 O  .4.9 Envir bservations: ï· Fault, interv ï· Map:Â ï· Users ï· USGS third onmental S   information iewee. Reveals the p , bridges, eng : Refers to th party and use ervices Figure 27 : Refer to the resence of m ineers: Refe e need descr d to perform . Environme  data ingeste apping capa r to the main ibed by the in  analyses (i.e  ntal services d, analyzed a bilities as pa  users of the terviewee to ., the U.S. Ge  most used te nd displayed rt of the port  web portal d  ingest data ological Surv rms.  by the syste al. escribed by t files generat ey [USGS]). m described he interview ed periodical 38   by the ee.  ly by aÂ
 O  bservations: ï· Sprea and a ï· Mode and m by the ï· Locat searc ï· Stude was d design  dsheet, table ccessible on t ls, criteria, c aintain mod  portal user. ion, time: Re hable using b nt, develop, esigned using  and security Figure s: Reveal a w he web port alculations, d els that perfo  fer to the nee oth space an change, code  students as .  28. Environm ay, other tha al using table ataset, form rm calculatio d, expressed d time. : Refer to th  developers a ental servic n the use of  or spreadsh at: Refer to t ns on ingest  by the inter e fact, expres nd had to be  es wordcloud  maps, that t eet formats. he need, exp ed datasets b viewee, to st sed by the in  modified an . he analysis re ressed by th ased on vari ore data so t terviewee, t d improved i sults can be e interviewee ous criteria e hat they are hat the web n terms of in 39 displayed , to run ntered portal terfaceÂ
 O  bservations: ï· Cluste they e ï· Cluste interv inform and m Note that  r (things, pe ncountered r (USGS, ma iewee, that t ation aroun aintenance.  additional cl Figure ople, design, difficulty dev p, lot, inform he system co d various fau usters contai  29. Environm  interface): M eloping the w ation, fault, llects a large lts, and displ n too many o ental service ay refer to t eb portal int bridge, engin  amount of in ays analysis r r too few ter  s word cluste he fact, expr erface using eers): Refer formation fr esults to eng ms to be inte r. essed by the  their own re to the fact, e om USGS, au ineers focusi rpreted. interviewee, sources. xpressed by gments it wit ng on bridge 40   that the h sensor designÂ
 2 O  .4.10 Execu bservations: ï· Data, the D ï· Busin refere perfo ï· Data, gover the lif tive Level, Fig   access, auth OT level rega ess, model, r nce models rm its tasks.  governance: nance group e of a datase Future Tren ure 30. Execu entication: R rding authen eference: Re including fun  Refer to the that defines t. d, Security tive level, fu efer to the n tication and d fer to the ne ctions, proce  need, expres and manages  ture trend, se eed, expresse ata access r ed, expressed sses, services sed by the in  DOT data us  curity most u d by the inte ights for all D  by the inter , and actors terviewee, to er roles, dat sed terms. rviewee, to e OT data user viewee, to d needed for e  establish a a access right stablish con s.  evelop busine ach business centralized d s, and metad 41  trol at ss area to ata ata overÂ
 O  bservations: ï· Archit interv ï· Secur appea ï· Feder DOTs Fi  ecture, mod iewee, to mo ity, cloud, em r to be more al: Refers to regarding da gure 31. Exec el, capabilitie del the archi ployees: Re  secure than the need, exp ta governanc utive level, fu s, services, r tecture of a D fer to the opi most DOT on ressed by th e. ture trend, a eference: Re OT prior to nion, express âpremise IT i e interviewe  nd security w inforce the n attempting to ed by the int nfrastructure e, for federal ordcloud. eed, express  control its d erviewee, th s.  support to d  ed by the ata.  at most clou evelop guida 42 ds nce forÂ
 O N   bservations: ï· Cluste future to beÂ ï· Cluste of a D ï· Cluste interv ote that add Fig  r (system, p  of DOT syst developed to r (access, bu OT portal ne r (dot, authe iewee, of bo itional cluste ure 32. Execu eople, cloud, ems includes  redefine the siness): May eds to correc ntication, st th DOT and s rs contain to  tive level, fu  model): May  the use of cl  way DOT bu  refer to the tly define an ates): Refer t tatewide aut o many or to ture trend, an  refer to the oud services siness areas fact, expresse d control dat o the use, ex hentication s o few terms t  d security w  fact, express and that new operate usin d by the inte a access right pressed by th ystems to co o be interpre ord cluster. ed by the int  business ref g cloud servi rviewee, tha s based on it e North Car ntrol access t ted. erviewee, th erence mode ces. t each busin s needs. olina DOT o DOT porta 43  at the ls need ess area ls.Â
44   2.5 Task 2.5 Review and Analyze Sitemaps The interview content revealed many of the services, functions, requirements, and issues found within DOT portals.  However, it did not give too much insight on the DOT public portals outside of traveler information.  Public endâusers were found in services such as the âBid and Contract Servicesâ or âDocuments and Library Services,â but often these services do not publish their public data directly.  Instead, their public data are relayed to another part of the DOT that deals with public communicationâa part that the research team did not interview.  To augment the Task 2.4 findings and discover more about what DOTs expose to the public through their public portals, the sitemaps of 41 DOT public websites were analyzed.  Table 3 shows a list of the DOT websites analyzed. The analysis performed is similar to the text analysis performed in Task 2.4; however, instead of analyzing the interview transcripts and notes, the titles and descriptions of DOT website pages were used.  It should be noted that the results of this analysis may be vague due to the limited amount of text present in some of the DOT pages. A web crawler application, ScreamingFrog, was used to collect the titles and descriptions of all firstâ and secondâ level webpages of each DOT website.  Next, the titles and descriptions were analyzed as a whole using the statistical software R.  Finally, text analyses similar to the ones found in Task 2.4 were performedânamely, term frequency analysis and term coâoccurrence analysisâand the same visualizations were generated:Â ï· A histogram of the most frequent terms used by the websitesÂ ï· A wordcloud to represent the most prominent term being used in the websitesÂ ï· A hierarchical cluster visualization representing the groups of words that occurred together on the websites Much like the interview text analysis, this evaluation was performed to enhance the findings of the interview analysis.  In particular, it was used to capture the external (or public) functions performed and vocabulary used that were not mentioned in the interviews.  Similar to the interview text mining, the analysis and visualizations were generated primarily to identify candidate terms, predominant terms, and the relationships among these terms.  Instead of using common stopwords, the research team designed a list of stopwords to include terms such as â511â that would have been removed otherwise.  This analysis was used to reveal existing DOT public portal requirements and functions that were not necessarily mentioned during the interviews.  The analysis includes the integration of DOT portals with various social media websites such as YouTube, Twitter, Flickr, WordPress, or Facebook; the presence of rail, aviation, and transit travel information; and the publication of reports tracking the progress of large, publicly funded projects.  To verify the findings, the team conducted a term correlation analysis on some of the discovered terms and assessed potential functions using the related terms found.  The research team then proceeded to search our DOT public website index for the DOT web pages containing the presence of these correlated terms.  Once a list of web pages containing the terms was obtained, the research team opened the web pages to confirm the presence of the discovered functions.  An example of this process is described below.  Figure 33, Figure 34, Figure 35, Figure 36 and Figure 37 show the visualizations generated during this task.  Â
45   Table 3. List of DOT websites analyzed. DOT Link Alabama DOT http://www.dot.state.al.us/ Alaska DOT http://www.dot.state.ak.us/ Arizona DOT http://www.azdot.gov/ Arkansas DOT http://www.arkansashighways.com/ California DOT http://www.dot.ca.gov/ Colorado DOT https://www.codot.gov/ Connecticut DOT http://www.ct.gov/dot/site/ District of Columbia DOT http://ddot.dc.gov/ Florida DOT http://www.dot.state.fl.us/ Georgia DOT http://www.dot.ga.gov/ Idaho DOT http://itd.idaho.gov/ Illinois DOT http://www.idot.illinois.gov/ Indiana DOT http://www.in.gov/indot/ Kansas DOT http://www.ksdot.org/ Kentucky DOT http://transportation.ky.gov/Pages/default.aspx Maine DOT http://www.maine.gov/mdot/ Maryland DOT http://www.mdot.maryland.gov/ Massachusetts DOT http://www.massdot.state.ma.us/ Michigan DOT http://www.michigan.gov/mdot/ Minnesota DOT http://www.dot.state.mn.us/ Missouri DOT http://www.modot.org/ Montana DOT http://www.mdt.mt.gov/ Nebraska DOT http://www.transportation.nebraska.gov/ Nevada DOT http://www.nevadadot.com/ New Hampshire DOT http://www.nh.gov/dot/ New Jersey DOT http://www.state.nj.us/transportation/ North Carolina DOT http://www.ncdot.gov/ Oklahoma DOT http://www.okladot.state.ok.us/ Oregon DOT http://www.oregon.gov/odot/pages/index.aspx Pennsylvania DOT http://www.penndot.gov/Pages/default.aspx Rhode Island DOT http://www.dot.ri.gov/ South Carolina DOT http://www.dot.state.sc.us/ South Dakota DOT http://www.sddot.com/ Tennessee DOT http://www.tn.gov/tdot Texas DOT http://www.txdot.gov/ Utah DOT http://www.udot.utah.gov/ Vermont DOT http://vtrans.vermont.gov Virginia DOT http://www.virginiadot.org/ Washington State DOT http://www.wsdot.wa.gov/ Wisconsin DOT http://wisconsindot.gov/Pages/home.aspx Wyoming DOT http://www.dot.state.wy.us/home.htmlÂ
 F s s  igure 33 show tate projects ocial media ( s that the m , traffic safet e.g., Faceboo Figu ost frequent y, bridges, co k, Twitter).   re 33. DOT w  content pub nstruction in ebsites most lished on DO formation, co   used terms. T public web ntact inform sites related ation, travel to highway p information 46  rograms, andÂ
47   Table 4. Most common words found on DOT public websites. 511 design info photo safety access development information plan search accessibility district license planning service act drive link plans site action driver local policy state adopt employment maintenance privacy system aviation engineering management program traffic bicycle environmental map project transit bridge Facebook media public transportation business find motor publications travel center freight new rail twitter commission gov news report vehicle construction government office request weather contact governor online research web county highway pedestrian resources website data home performance road work department improvement permits route YouTube   Â
 F f t 5 igure 34 show unctions.  Th ransportation 11 Travel Inf s additiona e terms ârailâ  modes othe ormation Tel F l terms not di  and âaviatio r than roadw ephone Serv igure 34. DO splayed in th nâ reveal the ays.  The ter ices, which w T websites w e Figure 33 h  presence of m â511â refe ere discovere  ordcloud. istogram and  travel or pro rs to the pre d in 20 of th  reveals add ject informat sence of page e 41 website  itional portal ion pertainin s relating to s reviewed. 48  g to  FHWAÂ
 T t t O N T t w p t  he hierarchic o the lack of erms across a bservations: ï· Clust Exam Freew ï· Clust exam Acces ote that oth o understand erm ârailâ sh ebsite pages ercentages.  his corpus. al cluster plo descriptive c ll the review  er (freeway, ples of such ay Travel Ti er (accessible ple of such a sible Parking er clusters ar  the process own in Figure  with the ter The team no Fi t of the DOT ontent on som ed websites travel): Reve pages are the mes,â and âS , parking): R  page is the D  in the Distri e too vague a  used to deri  34.  The res m ârail.â  Tab ted that the  gure 35. DOT  public websi e of the ana and difficulty al the presen  Nevada DOT peeds.â eveal the pre istrict of Col ct and Bill 21 nd contain t ve functional earch team s le 5 shows a correlations w  websites wo te analysis di lyzed webpa  correlating t ce of highwa  web pages sence of info umbia DOT p â175, The Acc oo few or too  requirement tarted by find list of these t ere very low  rd cluster. d not lead to ges, which le erms. y travel infor titled âFreew rmation rela age titled âP essible Parki  many terms s from the w ing the word erms and th , below 50%  many usable d to a very s mation on D ay Travel Spe ting to acces ublic Roundta ng Amendme  to be interp ebsite text a s that coâocc eir associated , due to the s  results.  Thi parse distribu OT public po eds Nevada, sible parking ble on the S nt Act of 201 reted. nalysis, consi urred on DO  correlation parseness of 49  s is due tion of rtals.  â âUrban .  An tate of 5.â der the T public in  terms inÂ
50   Table 5. Terms associated with the term "rail" in DOT public website pages. Terms Associated with "Rail" Correlation Percentage passenger 27% enhancements 14% corridor 13% commuter 12% tunnel 12% intercity 10% transit 10% issues 10% times 7% ride 6% announces 6% freight 6% station 5% funding 4% free 3% info 1% projects 1%  The research team saw that the term ârailâ coâoccurred in some DOT website pages with the terms âpassenger,â âcommuter,â âintercity,â âtransit,â and âtimes.â This coâoccurrence reveals the presence of rail traveler information content on some DOT public web pages. To verify this claim, the team proceeded to identify which DOT public website pages contained two or more of these correlated terms by querying the website index.  Table 6 provides a list of DOT public websites where two or more of the correlated terms were found.  Â
  T v e v f w T he research erify that the ach provide erify the pre eatures prov ebsite. able 6. DOT p Massac Washin Illinois D Connec New Je Wiscon Californ Indiana Alaska D Virginia Arkansa District team then br  discovered a screenshot sence of rail t ided by the M ublic websit DOT husetts DOT gton State DO OT ticut DOT rsey DOT sin DOT ia DOT  DOT OT  DOT s DOT of Columbia owsed the D portal functio of a page fro raveler infor assDOT page Figure 36. M es where the http T http http http http http http http http http http DOT http OT public we n was really m the Massa mation funct  are linked t assDOT ligh  term ârailâ a ://www.mass ://www.wsdo ://www.idot. ://www.ct.go ://www.state ://wisconsind ://www.dot.c ://www.in.go ://www.dot.s ://www.virgi ://www.arka ://ddot.dc.go bsite pages w provided by t chusetts DOT ion on some o features of t rail travele  ppears sorte Website dot.state.ma t.wa.gov/ illinois.gov/ v/dot/site/ .nj.us/transp ot.gov/Page a.gov/ v/indot/ tate.ak.us/ niadot.org/ nsashighway v/ here correla he DOT pub  (MassDOT) DOT portals.  the Massach r information d by occurren .us/ ortation/ s/home.aspx s.com/ ted terms we lic website.  F public websit   It should be usetts Bay Tr   page. ce count.  re found in o igure 36 and e that was u  noted that m ansportation 51 rder to  Figure 37 sed to ost of the  AuthorityÂ
  2 I i u c i t ( a o c 2 T i p E .6 Task 2 Requi n this task, th nterviews, an se of a DOT p ases identifie nterviewees' he research t e.g., the auth ssociated wit f the derived ases, but wil .6.1 Busin his section d nterview and articular.  ach of the bu ï· Busin users ï· Archit the po ï· Vision term obsta F .6 Summa rements D e findings of d DOT public ortal to fulfi d and merge vision.  From eam derived entication ne h a compone  functions, su l result in onl ess Cases ocuments th  text analysis siness cases ess Goals. W ?  What are u ectural Fram rtal? What p . What are t (about 5 year cles to imple igure 37. Ma rize Findi ocument Tasks 2.4 and  website ana ll a business d them with  the combina  the general f eded by a D nt of the DO ch as the ne y one compo e key busines  process and presented be hat is the DO sersâ needs a ework. Wha olicies impac he anticipate s)?  What are mentation? ssDOT light r ngs and D  2.5 were re lyses were is need.  For ea the informat tion of the u unctions (e.g OT portal to f T EIP framew ed for authen nent in the D s cases ident  does not rep low is organ T trying to ac nd desires re t are the dat t the archite d business ne  the factors ail traveler n evelop Bu viewed, the v olated.  A bu ch topic, the ion about the se cases, dat ., the presen ulfill each tas ork (architec tication serv OT EIP frame ified in Task resent any o ized around t complish by garding acce a sources, bu cture?  eds and des required for t  ews and upd siness Ca arious busin siness case re research tea  systemâs da a, services, in ce of geospa k).  Each of t tural framew ices, will be f work. 2.  Each busin ne personâs o he following providing ce ss and use of siness service irable technic his to be fea  ate page. ses and Fu ess cases we fers to a des m reviewed t ta, services, terfaces, and tial data stor he derived fu ork) describ ound across ess case refl r organizatio  types of info rtain types of  these data? s, and interf al changes in sible, and wh nctional re revealed in cription, a ta he various bu interfaces, an  interviewee age) and req nctions was ed in Figure 3 multiple bus ects the tota nâs opinion i rmation:  data or serv  aces encomp  the nearâto at are poten 52  the sk, or a siness d  visions, uirements then 8.  Some iness lity of the n ices to its assed by âmidâ tialÂ
 T la i E   2 2 S p d i o lo e T IT c R p d t he architectu yers of the f nto three ma ach layer is s .6.1.1 Asset M .6.1.1.1 Bu tate DOTs pr artners.  Use ocument the nclude other wn assets on cal universit nforcement he asset man S componen ompletely in egardless of erformance ata.  Historic rends and va ral framewo ramework de in layers: (1) eparated by anagement siness Goals ovide asset m rs are intern  state of the agencies, wh  highâorder f ies and engin and lawyers. agement of ts.  In other dependent o the method require the a al data can b rious conditio rk section fo fined in the a presentatio a logic servic Fig and Engineer anagement al agency em system, mak ich often use acilities and o eering firms physical asse cases, state D f the surveilla adopted, the bility to acce e used to cre ns.  Realâtim r each busine Interview Gu n or interfac e abstraction ure 38. DOT ing Services and engineer ployees who ing decisions  the DOT ass n their own conducting w ts is often co OTs have est nce and con  managemen ss, archive, a ate an under e asset data ss case ident ide (See Figu e layer, (2) a  layer and a d EIP framewor ing services utilize data t  and underst et managem facilities.  Ot ork on beha mbined with ablished spe trol functions t of individua nd analyze as standing of a can be used  ifies compon re 38).  The fr logic or busin ata abstract k diagram. in an effort to o manage th anding perfo ent system fo her external lf of the agen surveillance cific asset ma  of the traffi l assets, thei set condition sset perform to monitor sy ents and org amework de ess layer, an ion layer.   share inform e transportat rmance over r recording t users include cy and, occa of the transp nagement c c manageme r performanc  data and sy ance over tim stem assets anizes them composed th d (3) a data l ation with u ion system a time.  Extern he presence  research tea sionally, law ortation syst apabilities th nt personnel e, and overa stem perform e by identify and respond 53 using the e portal ayer.  sers and nd al users of their ms at em using at are .  ll system ance ingÂ
54   immediately to remedy failure and avoid major system disruption.  In general, crash data are excluded from this work, but the analysis of crash data often falls within the realm of asset management and engineering services since it is used to determine system performance. Case A: Pavement condition and serviceability indices are collected on the system and enable dataâdriven decisions regarding pavement maintenance activities.  These data are used by both the planning and operations staff in the agency. Case B:  An inventory of available devices (e.g., traffic signal equipment cabinets and the devices contained inside) can help the DOT study the budgetary impacts of systemic and systematic upgrades to hardware and equipment. Case C:  A roadside inventory, which could be LIDARâbased, allows for spatial analysis of pointâcloud elements, particularly to identify deficiencies in geometric design. Case D: Immediate access and control of live assets, such as surveillance video feeds and surveillance systems, can be provided to authorized users (e.g., law enforcement) to promote quick recovery from incidents and manage the larger impacts of planned, nonâplanned, and emergency events. Case E: The extension of fiberâoptic communication networks by state forces along transportation corridors creates a communications asset that can be used by the agency, other agencies, and can even be leased to telecommunications providers. Case F:  Immediate access to asset condition and performance data allows the agency to competently respond to requests, media inquiries, and events. Case G: DOT asset management team reviews and analyzes historical asset behavior data and system performance data to identify trends, establish maintenance schedules, and forecast budgets.  2.6.1.1.2 Architectural Framework Table 7 shows the basic architectural elements of portals servicing planning and operations goals according to the DOT EIP conceptual framework. Â
55   Table 7. Asset management and engineering services components.   Architectural Element Policy Components Interface Applications Programming Interface User InterfaceÂ ï· Authentication for internal and external usersÂ ï· Interface access and privileges established for each role.Â ï· Standardized format and taxonomy to organize and visualize asset dataÂ ï· User manual and trainingÂ ï· Format and standard documentationÂ ï· Bulk asset import interfaceÂ ï· Automated asset inspection and audit interfaceÂ ï· Automated asset report generation interfaceÂ ï· Asset performance alert interfaceÂ ï· Asset data streaming interfaceÂ ï· Public asset information interfaceÂ ï· Asset search and review interfaceÂ ï· DOT asset management interfaceÂ ï· DOT asset auditing interfaceÂ ï· DOT mobile field asset audit interfaceÂ ï· DOT asset creation interfaceÂ ï· DOT asset administration interface Business Services NonâRealâTime RealâTimeÂ ï· Authentication for service internal and external usersÂ ï· Service access and privileges established for each role.Â ï· Standardized input and output format for each serviceÂ ï· User manual and trainingÂ ï· Format and standard documentationÂ ï· Ownership and responsibility of servicesÂ Â ï· Asset performance analysis serviceÂ ï· Asset inspection serviceÂ ï· Asset data archival serviceÂ ï· Traffic video archiving serviceÂ ï· Asset data logging serviceÂ ï· LIDAR ingestion serviceÂ ï· GIS layers ingestion serviceÂ ï· Asset search and review serviceÂ ï· Asset web mapping serviceÂ ï· Traffic video streaming serviceÂ ï· Traffic video search serviceÂ ï· Asset performance data streaming serviceÂ ï· Asset audit ingestion serviceÂ ï· Asset status reporting serviceÂ ï· Asset web mapping service Data Sources Internal ExternalÂ ï· Authentication for internal and external usersÂ ï· Interface access and privileges established for each role.Â ï· Standardized format and taxonomy to organize, search asset dataÂ ï· Asset data, audit logs and video retention policiesÂ ï· Ownership and responsibility of datasetsÂ ï· Asset inventory activities logÂ ï· Asset inventoryÂ ï· Asset documentation archiveÂ ï· Asset performance data and logÂ ï· Surveillance systems, including traffic data and video data and logÂ ï· LIDAR data archiveÂ ï· Other agencies data such as law enforcement crash dataÂ ï· Vendor traffic data and fixedâasset dataÂ ï· Crowdsourced asset dataÂ ï· Vendor LIDAR data   Â
 2 P t s r le T s c t c s i c i r T s m t u p p 2 2 W k g i o t P t c ( ï· ï· ï· .6.1.1.3 Vis roviding for t he location, c ystem perfor ealâtime data gacy portals he fixedâasse ystem data, i ontrol system he operation ollection, and ystem that p nvolve sensit ollection whi n order to en ules. he longâterm treaming dat ultiple data ime, with ret nauthenticat articipation, rotection. Kno.6.1.2 .6.1.2.1 Bu hile DOTs a nowledge m roups.  Porta nformation a f strong know ime. roper knowl axonomies th urrently cons http://trbkm TRBâs Tran TRBâs Spe (http://on NCHRP Pr (http://on ion he inventory ondition, an mance, often  that are like . t manageme ncluding roa s; and the c  of these syst  convention ermits access ive transport le also auditi sure complia  goal of tran a is to allow sources, and ention of ma ed user acce and use of th wledge Mana siness Goals re frequently anagement (o ls are develo ccessibility.  P ledge mana edge manage at maximize idering this i .org/).  Addit sportation R cial Report 28 linepubs.trb oject 20â68A linepubs.trb  and manage d functionalit  relying on t ly being distr nt systems n dside appurte abinets, hard ems.  The us al userâbased  at a variety ation data.  T ng external u nce with ope sportation da system integ  the dissemin ny data sourc ss is already irdâparty dat gement Activ  focused on d r lack thereo ped in respo ortal develo gement prac ment practic  discoverabili ssue.  Also, th ional resourc esearch Thes 4: Transport .org/onlinepu , Scan 12â04, .org/onlinepu ment of tran y of fixed ass hose fixed as ibuted to tho eed to provid nances; traf ware, comm e of extensiv  condition ra of levels, whi he entire sys ser data requ n records act ta managem ration with in ation of raw es provided a trend in sev a and proces ities eveloping to f) that can im nse to people pment is a co tices can imp es should inc ty, and autom ere is an exi es to aid the aurus (http:/ ation Knowle bs/sr/sr284.  âAdvances in bs/nchrp/do sportation d ets.  Addition sets, has the usands of en e for automa fic control de unications eq e highâresolu tings and aud le remaining tem will use ests, includi s, freedom o ent for realât ternal and ex and partially for ongoing p eral applicat sed informat ols to help us pact the eff âs need for in stly and time rove the utili lude clearly d ated conten sting TRB Tas creation of k /trt.trb.org/t dge Network pdf)  Transportat cs/NCHRP20  ata will requi ally, the me potential to g d users using ted and aud vices and sys uipment, and tion imagery iting service open to user auditing tool ng those of a f information ime data and ternal data s  processed d erformance ions develop ion requires ers find info iciency, usab formation a âconsuming ty, usability, efined busin t developme k Force on K nowledge ma rt.asp) s ion Agency K â68A_12â04.p re an enhanc asurement of enerate an e  a variety of ited collectio tems; traffic  network ne , threeâdimen s will work to s for basic ta s for reportin cademic and  legislation,  the analysis ources, seam ata to thousa analysis.  Ext ed by agenci clear policies rmation, it is ility, and sati nd, often, the endeavor, an and sustaina ess goals, us nt.  FHWA an nowledge Ma nagement p nowledge M df) ed ability to  transportati normous am webâbased a n of transpor surveillance cessary to su sional data gether in a s sks that do n g anomalies  local agency and administ  of collected less process nds of users ensive es and agenc  regarding pr  often the un sfaction of DO ir frustration d the establi bility of porta eful and accu d AASHTO a nagement ractices inclu anagementâ 56 identify on ount of nd tation and pport eamless ot in data  partners, rative ing of in real y ivacy derlying T user  with shment ls over rate re de Â
57Â Â Â ï· Ongoing pooled fund study project producing a scan of research databases at DOTs in an effort to create common taxonomies and potentially automate resource management activities. Case A: DOT executive supports the development and management of data governance across the entire agency. Case B: DOT IT employees, DOT business leaders and DOT content management teams collaborate to improve the development of a shared language across the agency and increase DOT content discoverability by DOT end users, leveraging ongoing efforts from FHWA and AASHTO. Case C: DOT business teams and DOT IT leader teams design portal components following the guidance established by DOT knowledge management and data governance teams.  2.6.1.2.2 Architectural Framework This section lists desirable elements of knowledge management that should be considered in a portal architecture.  Table 8 shows the basic architectural elements affected by knowledge management processes according to the DOT EIP conceptual framework.  Â
58   Table 8. Knowledge management and data governance components. Architectural Elements and Policies InterfaceÂ ï· Portal interface needs to capture user interests by identifying the way that users search (through search monitoring, tagging, note taking) to refine the portal indexing and metadataÂ ï· Portal interface needs to enable both search capabilities and incremental filtering of search resultsÂ ï· Portal interface needs to allow personalization of search and display features Business ServicesÂ ï· Search and review services need to utilize control vocabulary and taxonomies established by knowledge management and data governance teamÂ ï· Search and review services need to provide user search statistics to knowledge management and data governance team to help define a common language for DOT business areas; account for variability in technical language and identify terms used by users and stakeholders not capable of objectively characterizing their searches and vocabularies.Â ï· Business areas, IT specialists, and knowledge management experts see systems in different ways and should work together to define and describe the portal services, taking into account regulatory requirements, data creator and maintainers. They should also collaborate in establishing portal services discoverability to avoid duplication and replication of services across the agency.Â ï· Portal user generating data should be the owner and maintainer of this data. Data SourcesÂ ï· Portal needs to leverage the content (controlled vocabulary, taxonomies, thesauri) to establish datasets, metadata, and indexes to facilitate content search and discoveryÂ ï· Datasets metadata should leverage controlled vocabularies including antonyms and synonymsÂ ï· Data retention schedules should be developed at an enterpriseâlevelÂ ï· Portal data retention policies should preserve data discoverability over the entire retention period.  2.6.1.2.3 Vision There is currently a tension between traditional webâbased portals and social media.  Attitudes toward these technologies vary across generations, and thus, DOT stakeholders and user groups have different expectations about who owns data, whether or not data should be shared, and if so, how?  However, portal development persists and must consider these new interaction modes.  Likewise, older DOT employees need to become more educated about the benefits of sharing information digitally. DOTs sometimes prioritize the development of tools (i.e., portals) and do not focus sufficiently on the content to be managed by these tools.  This means that information literacy should be prioritized and considered in a toolâ agnostic environment.  Promoting literacy may improve the ability of DOT business areas to function in an integrated fashion (compared to the current siloed fashion) and improve the discoverability of information for DOTs and external end users.  This requires not only understanding the language of DOT business area owners, but also understanding how users search.  The various âsiloedâ languages and the search behavior of DOT end users can be leveraged to organize and tag DOT content efficiently using crowdsourced methods, such as folksonomy, to generate metadata and taxonomies. Information literacy is a particularly challenging issue in DOTs affected by diversity in regional attitudes and business area expertise and generational differences in experience.  Knowledge management practices canÂ
 a e c r la G a e B a t 2 2 G v a S d is f a t a 2 T t ddress this a fficiently and apabilities so esearch and nguage and uidance is n nd content m nd users, but usiness area ppreciate the echnology to GIS .6.1.3 .6.1.3.1 Bu IS services a ariety of DOT nd a few ext ometimes G ownload or,  leading the ormats and m nd quickly m o break down nd visualize Case A constr Case B to pla Case C Case D citizen .6.1.3.2 Ar able 9 shows he DOT EIP c nd have been  more reliab  that executi implementat common app eeded to help anagement.  experts in th  experts shou  broad conte  provide usef and Mapping siness Goals re now becom  user groups ernal users (e IS services are more rarely, merging of s ade accessib ake use of da  established DOT location : Technical s uction data. : Technical e ce a model o : News repo : Publicâfaci s who want chitectural Fr  the basic arc onceptual fra  gaining atte ly used.  How ves and infor ion.  This foc roaches to c  coordinate   Each area b ese areas fre ld be respon xt in which t ul and/or usa  Services ing a prefer  including DO .g., contracto  also offered through GIS iloed DOT dat le through a ta they wou  barriers betw âbased data. taff input an Staff also pre xpertsâsuch n a certain sp rters utilize in ng website h to know wha amework hitectural el mework. ntion in the t ever, there n mation owne us may lead t ontent mana across three rings specific quently don sible for dete he informati ble informat red way to se T staff (e.g., rs, news rep  on the publ web mapping asets.  This i  common DO ld not traditio een DOT dis d monitor inc pare regular  as engineer ot on a highw cident image as inquiries fr tâs going on n ements of po ransportatio eeds to be m rs can wisely o coordinatio gement. separate are  knowledge a ât understand rmining wha on might be u ion.   arch, visualiz planners, en orters, emer icâfacing port  services.  W s allowing tra T EIP that en nally use to ciplines or lo ident data in  performance s, consulting ay system. s for reportin om a variety ear their lan rtals servicin  n sector so t ore awarene  allocate res n across pro as of expertis nd skills to b  each otherâ t information sed, and the e, and analy gineers, asse gency respon al, most of th ithin the DOT ditional DOT ables DOT st do their work cations by of  real time or  reports. companies, s g and prese  of entities ra d.  g planning an hat informati ss of knowle ources to dat grams to ma eâtechnolo ear on provid s goals, need  is needed, b y often over ze various DO t manageme ders, and res e time throu , GIS is beco  datasets to b aff and exter .  GIS service fering a com make enhan urveyors, or p ntations.  nging from n d operation on can be mo dge managem a governance ximize shared gy, business a ing informat s, and langua ut they donâ estimate the T datasets f nt, and opera earchers).  gh a GIS laye ming ubiquit e converted nal users to d s have the p mon way to r cements usin lannersâm onâprofits to s goals accord 59 re ent   reas, ion to ges.  t always ability of or a tions) r ous and  to GIS iscover otential epresent g ay want  private ing toÂ
60   Table 9. GIS and mapping services components. Architectural Element Policy Components Interface Applications Programming Interface User Interface ï· Authentication and roles for internal and external service usersÂ ï· Service access and privileges for each roleÂ ï· Geospatial visualization standardsÂ ï· Standardized format, metadata for geospatial dataÂ ï· GIS layer search interfaceÂ ï· Â Multiâlayer GIS analysis interfaceÂ ï· LIDAR sharing interfaceÂ ï· GIS rendering interfaceÂ ï· GIS data ingestion interfaceÂ ï· LIDAR data ingestion interfaceÂ ï· GIS based alert interfaceÂ ï· GIS search and review interfaceÂ ï· GIS data visualization interfaceÂ ï· GIS data analysis interfaceÂ ï· GIS based mobile alertsÂ ï· GIS data administration interface Business Services NonâRealâTime RealâTime ï· Authentication and roles for internal and external service usersÂ ï· Service access and privileges for each roleÂ ï· Geospatial data quality standardsÂ ï· GIS analysis standardsÂ ï· Standardized input and output format geospatial serviceÂ ï· GIS data audit serviceÂ ï· GIS search and discovery serviceÂ ï· GIS and LIDAR analysis serviceÂ ï· GIS and LIDAR ingestion serviceÂ ï· GIS based alerts serviceÂ ï· GIS rendering serviceÂ ï· GIS search serviceÂ ï· GIS analysis serviceÂ ï· GIS reporting service Data Sources Internal External ï· Authentication and roles for internal and external data usersÂ ï· Data access and privileges for each roleÂ ï· Standardized format, metadata and taxonomies for geospatial dataÂ ï· Geospatial data retention policiesÂ ï· GIS data library or database including performance data, asset data, terrain data, etc.Â ï· LIDAR data library or databaseÂ ï· GIS data archiveÂ ï· GIS data ingestion and maintenance logÂ ï· GIS data audit logÂ ï· GIS data querying and analysis logÂ ï· Vendor imageryÂ ï· Vendor LIDAR dataÂ ï· State or local GIS data layers such as active fireÂ ï· Federal Agencies GIS data such as USGS Earthquake or flood risks GIS layers.  2.6.1.3.3 Vision GIS services will become an integral part of DOT EIPs.  Most locationâbased DOT datasets will become part of GIS data repositories and will be available through DOT EIPsâ GIS web services, allowing internal and external users to search, combine, visualize, and analyze datasets that are currently managed and stored independently inÂ
 d a s d la T l d e p M s r N e d s o T m O lo r t 2 2 S i w p E r o la ifferent form n asset critic uch as averag ata such as a yer (which i his type of as iability covera ata collectio ither on a de roject or ass any GIS serv tandards and etention per ew GIS data xtremely larg ata presents toring, and s r a contracto he increasing anagement verall, future cationâbase egions/distri ime GIS analy Ope.6.1.4 .6.1.4.1 Bu tate DOTs pr nternal agenc ell as emplo rojects. xternal users esearchers, p rganizations wyers. Case A condi agenc Case B DOT s ats.  An exam ality analysis e annual da sset replacem ncludes the p set criticality ge, and the n side by allo sktop or a m ets and their ices are avai  portal GIS in iods.   , such as LIDA e and could  difficulties re haring of new r using a por  use of dron of many add  iterations o d datasets to cts to produc sis involving rations and P siness Goals ovide portals y employees yees who wa  also rely on ublic safety o that utilize th : Operations tions and resp ies/organiza : Corridor op taff decisionâ ple of such using a GIS o ily traffic [AA ent cost, as robability of  analysis wo performance wing GIS data obile device i effect on the lable, but DO terfaces to p R, are also o be used to pe garding stor  GIS dataset table data sto es to monito itional DOT G f GIS and ma  GIS format, t e GIS data, th  many GIS lay erformance M  to support t  that utilize d nt to underst these portals fficials, and e data to me  staff rely on ond to incid tions. erations staf making. applications w perations lay DT]), combin set maintena threats such uld be benefi  of its infrast  layers to be n the field.  A  surrounding Ts will need t reserve the f n the DOT ho rform even ing and shari s.  Currently, re carried by r assets at a l IS datasets. pping portal he different e large size o ers and nonâ anagement S he use of bot ata to mana and perform .  Some of th local transpo et discrete g  sensor data ents, often in f use traffic d ould be the er (which pro ing the result nce cost, and as floods for cial to DOT a ructure over  queried or a n example o  existing infra o remain pla lexibility and rizon.  This ty more sophist ng.  DOT port LIDAR data is  truck. ow cost will a services will n data formats f upcoming G conventiona ervices h realâtime a ge current co ance over tim ese users are rtation agenc oals and incl and camera  partnership ata at a corr   identificatio vides locatio s with a GIS a  vulnerabilit each locatio sset mainten time.  GIS ser nalyzed on d f such a use c structure. tformâneutra  search capa pe of GIS da icated GIS an als will need  so large tha lso contribut eed to deal  used in diffe IS data and l clients (e.g., nd historical nditions and e and mitiga  DOT peers ( ies.  Other e ude the gene video and im with highway idor level in s n of DOT asse n and asset sset data lay y), and incorp n). ance budgets vices could a emand and t ase is the vis l when deali bility of GIS d ta, referred t alysis; howev  to support t t it is shared e to the crea with the conv rent DOT fun the increasin  mobile devic traffic data.   make decisio te problems including priv xternal users ral public, ne age feeds to  patrol and o upport of ICM t risks by pe performance er (which co orating a thr , insurance a lso be used o o display res ualization of ng with GIS d ata during lo o as âpoint c er, the size o he ingestion, within a DOT tion and ersion of exi ctional areas g demand fo es).  Users are bo ns in real tim  by undertak ate firms), u  are individua ws media, an monitor road ther  goals to su 61 rforming  data, ntains eat GIS nd n the ults  a new ata ng loud,â is f the  indexing,  district sting  or r realâ th e, as ing new niversity ls or d  pportÂ
62   Case C: DOT operations employees perform regular performance reporting activities to describe operation of freeways in the region.  Case D: DOT planners research and use warehoused traffic data as a resource to develop new projects and resolve performance problems. Case E: Lawyers occasionally inquire about specific traffic data, generally related to the location of specific vehicles on a route. Case F: News media representatives use traffic and incident data for specific stories and traffic reporting, such as incorporating the camera feeds in their productions or relaying information to the public about travel times related to construction activities. Case G: The general public uses the portal, maps, interactive voice system and alerts of DOT travel data and 511 services to review delays, construction zones, and traffic cameras.   Case H: Researchers from around the world search and download traffic and incidents to study traffic behavior or develop new traffic management methods. 2.6.1.4.2 Architectural Framework Table 10 shows the basic architectural elements of portalsâ servicing planning and operations goals according to the DOT EIP conceptual framework.  Â
63   Table 10. Operations and performance management service components. Architectural Element Policy Components Interface Applications Programming Interface User Interface ï· Authentication and roles for internal and external usersÂ ï· Interface access privileges established for each roleÂ ï· Standardized format and taxonomy to organize and index traffic data, video and imagesÂ ï· User manual and trainingÂ ï· Format and standard documentationÂ ï· Traffic data, video and image search interfaceÂ ï· Traffic data and video streaming interfaceÂ ï· Alerts registration interface (social media, SMS, etc.)Â ï· Traffic realâtime alerts interfaceÂ ï· Traffic data, video and image downloading interfaceÂ ï· Traffic data, video and image search interfaceÂ ï· Traffic data, video and image mapping interfaceÂ ï· Traffic alerts registration interfaceÂ ï· Traffic data realâtime and historical visualization interfaceÂ ï· Video and image realâtime and historical playback interface Business Services NonâRealâTime RealâTime ï· Authentication and roles for internal and external usersÂ ï· Service access privileges established for each roleÂ ï· Standardized format and taxonomy to organize and index traffic data, video and imagesÂ ï· Traffic data, video and image quality control standardsÂ ï· Traffic sensor data query and analysis serviceÂ ï· Automated traffic Reporting and performance analysis tools (forecasting)Â ï· Traffic video and images conversion serviceÂ ï· Authentication serviceÂ ï· Traffic data, video and image inspection serviceÂ ï· User activity logging serviceÂ ï· Traffic sensor data query and analysis (forecasting) serviceÂ ï· Video streaming servicesÂ ï· Video and image ingestion and archiving serviceÂ ï· Traffic data ingestion and archiving serviceÂ ï· Authentication serviceÂ ï· Traffic data, video and image inspection serviceÂ ï· User activity logging service Data Sources Internal External ï· Standardized format and taxonomy to organize and index traffic data, video and imagesÂ ï· Data and video retention policiesÂ ï· Video and image indexed archiveÂ ï· Traffic data indexed archiveÂ ï· Traffic data cacheÂ ï· User activity logsÂ ï· Third party traffic data such as INRIX data  2.6.1.4.3 Vision Operations activities will increasingly become more focused on âin the loop,â realâtime decisionâmaking (incorporating historical data), and traffic management analytics will need to keep up with these changes.   DOTs also will increasingly get data from partner organizations including individual cities, counties, and other agencies that will include traffic data and signal data.  This larger scope of data will require increased management of data and increased use of forecast modeling.  Connected vehicle data may become an increasing part of this data growth.  There is a sense of pressure associated with connected vehicle data and anÂ
 u p B a a s i F w C i 2 2 D e m r f m a  2 T D  rgency to pr rogram may ureaucracy a re slowing do re arising wh haring/using n difficulties HWA or IEEE ith hardwar urrently, diff mporting and Doc.6.1.5 .6.1.5.1 Bu OTs maintai ngineering d ay need to a equests.  The requent and illions.  Ofte nd respondin Case A correc Case B Case C public Case D Case E emplo Case F are co .6.1.5.2 Ar able 11 show OT EIP conce epare for the change over nd legal requ wn the need en sharing d  data or using establishing e , could be be e and softwa erent functio  displaying d uments and L siness Goals n written doc rawings) con ccess these  number of D occasional us n, librarians g to request :  DOT engin tions or mod : DOT plann :  The gener  or a surveyo : DOT librar : DOT librari yees. : DOT librari rrupted, inde chitectural Fr s the basic a ptual framew se data; how time.  Techn irements are ed transform ata among ag  external dat fficiency and neficial in ad re choices.  It nal areas are ata in the po ibrary Service uments and taining inform materials for OT employe ers.  The num are charged w s from the pu eering emplo ifications or ing employee al public requ r may see ne ians ingest an ans receive d ans analyze t xed inapprop amework rchitectural e ork.  ever, there is ology decisio  not keeping ation.  Fund encies and v a services (e  scalability in dressing thes  will be more  using compl rtal. s other kinds o ation about engineering es who use t ber of store ith processi blic. yees want a to perform m s will use exi ests informa w highway p d index new ocument req he content of riately, or ha lements of p  also some u ns must be su  up with ope ing can be slo endors acros .g., cloud sto  the future.  e challenges  important to etely unique f document r  their equipm or planning p his system m d documents ng and index ccess to plan aintenance a sting docume tion through rojects and h  and old docu uests and sea  the DOT doc ve the wrong ortals servici  ncertainty w stainable ov rations decis w and challe s state borde rage) due to Support from .  It may be a  prescribe d  formatting, a epositories ( ent and infr urposes or to ay be in the t  may be in th ing new docu s and docum ctivities.  ntation to pl public disclos ave question ments into t rch and retri uments repo  permissions ng document ith connected er time. ionâmaking, a nging to obt rs.  DOTs are state privacy  external au mistake to b ataâformattin nd this caus e.g., images, astructure.  I  respond to housands an e hundreds o ments, digiti entation in or an for new p ure channels s. he DOT repos eve documen sitory and id .  retrieval go  vehicles sin nd technolo ain and, diffic  often restric laws.  This w thorities, suc e overly pres g standards. es difficulties  video, and nternally, DO public inform d includes a f thousands zing legacy m der to make rojects. .  For instanc itory. ts for other D entify docum als according 64 ce the gy needs ulties ted from ill result h as criptive    in T staff ation mix of  or aterials, e, the OT ents that  to theÂ
65   Table 11. Documents and library services components. Architectural Element Policy Components Interface Applications Programming Interface User Interface ï· Authentication and roles for internal and external usersÂ ï· Data access privileges established for each roleÂ ï· Standardized format and taxonomy to organize and index repository documentsÂ ï· User manual and trainingÂ ï· Format and standard document ingestion and conversionÂ ï· Automated ingestion and metadata tagging interfaceÂ ï· Automated repository analysis and reporting interfaceÂ ï· Document repository search interfaceÂ ï· Document download interfaceÂ ï· Document repository search and review interfaceÂ ï· Document scanning/ image capture interfaceÂ ï· Document ingestion and tagging interfaceÂ ï· Document repository analysis interfaceÂ ï· Mobile document search, review and capture interface Business Services NonâRealâTime RealâTime ï· Authentication and roles for internal and external usersÂ ï· Data access privileges established for each roleÂ ï· Standardized format and taxonomy to organize and index repository documentsÂ ï· Document quality control standardsÂ ï· Legacy documents ingestion and indexing serviceÂ ï· New documents ingestion and indexing serviceÂ ï· Document inspection and repository analysis serviceÂ ï· Repository backup/replication serviceÂ ï· Repository document search serviceÂ ï· Repository document rendering serviceÂ ï· Authentication serviceÂ ï· Document inspection serviceÂ ï· Document editing serviceÂ ï· User activity logging service Data Sources Internal External ï· Standardized format and taxonomy to organize and index repository documentsÂ ï· Document migration policyÂ ï· Document retention policyÂ ï· Electronic written documents such as PDF or Word indexed archiveÂ ï· Scanned images indexed archiveÂ ï· Electronic documents such as JSON or XML indexed archiveÂ ï· User activity logsÂ ï· Electronic documents from external agencies, legal firm and contractors.  2.6.1.5.3 Vision Documents and library services portals will benefit from the automation of document capture and indexing.  Large projects in particular can produce a large number of documents that become backlogged in the importÂ
 p t c a U b d d O e p d 2 2 T a a m a B u c p w a rocesses.  Of herefore, can onstantly be vailability (i.e ser interface e applied to ocument wh ocument res n the dataâc ngineers will roduced and ata types or Bid a.6.1.6 .6.1.6.1 Bu he provision ccomplished dvertisemen yriad of lega dministered idding and c sers of varyin ontracting pr urposes of d hat can be a nalysts, whic Case A transp sourc agenc Case B activi inform cost o acquis Case C inform officia Case D autom DOT e ten, paper do not be adde ing added, an ., funding).   design and d enhance usa en searching ults for each apture side,  be creating d  how docum document fo nd Contract siness Goals  of design, co  by means of t to bid and e l code admin by general se ontract porta g size and lo ocess.  In ma ocument rev ccessed follo h limits auto :  DOT acqu ortation age e for project i ies and optim : The DOT a ties, such as n ation, remo f ensuring bi ition deman :  DOT acqui ation submi ls are anticip : DOT emplo atically insp mployee as t cuments tha d to the repo d the ability This backlog ocument tag bility for occa .  User activit user. DOTs are mov ocuments a ents are crea rmats and ho Services nstruction, p  contracted s xecution, is a istrative rule rvices perso ls must be re cation, while ny cases, no iew, often in wing a solicit mation for ce isition emplo ncy projects nformation t izing the use cquisition ma umber of req ving the need d compliance d. sition employ tted and proc ating includi yees submit ected for com he request p t need to be sitory.  The c to keep up w ultimately aff ging are also sional users y data can be ing toward m nd associated ted and store w they can b olicy, operat ervices.  Adm  process tha s.  Within lar nnel that may adily accessi  also permitt nâbidders wil the public int ation or bid r rtain types o yees manage to provide a c hat is compli  of transport nager analyz uests, reque  for manual a , and allowin ee users gen essed, allow ng in the pro an acquisitio pleteness an rogresses thr  retained hav ost of doing s ith the captu ects service t  important c and to maxim  leveraged to obile tools f  information d.  Thus, libr e stored and ions, and ma inistering th t is highly do ger agencies  service all s ble and secur ing internal u l access contr erest.  Some esponse, eve f requests.  a bidding po onsistent int ant and cons ation funding es the biddin st provenanc udits by DO g adjustment erate reports ing policy ana cess, particul n request to d compliance ough the acq  e not been d o manually i re process is o users. onsideration ize the odds  optimize se or their engi  in new ways ary services p  searched. nagement se ese contracts cumented, ti , bidding and tate agencies e, providing sers access a act documen  department n requiring t rtal that can erface to all istent across . g portalâs da e, unit prices T acquisition  of DOT reso  on bidding i lysts to iden arly WBE and the acquisitio  and the ale uisition proce igitized and i s prohibitive.  tied directly s, and variou  of a user fin arch criteria neering staff .  This will ch ortals will ne rvices by Stat , from screen ghtly control  contract por . access to a w nd commun ts using a po s have a stric hat inquiries  handle all bi bidders.  The the agency, r taset to visua , quantities o analysts, red urces and bu nquiries, requ tify bidders o  DBE entities n portal. The rts and warni ss. ndexed and,  Documents to resource s improveme ding the requ and prioritize .  This means ange how da ed to consid e DOTs is typ ing and led, and subje tals are host ide variety o ications rega rtal, merely t policy conc  are handled ds statewide  portal is a sin educing cost lize overall c f materials, a ucing the sign dgets to supp estors, and b f interest tha .  request is ngs are sent 66 are nts could ired   that ta are er new ically ct to a ed and f external rding the for the erning by for all gle s for local ontract nd other ificant ort id t agency to theÂ
67   Case E: A new acquisition request is matched with a DOT acquisition team member based on its expertise. Case F:  A DOT acquisition team member tracks, updates, and completes requests with drawings and engineering documents as the requests progress through the acquisition process. Case G: A DOT employee communicates with DOT acquisition staff to remedy errors, nonâcompliant of request.  Case H: The DOT acquisition manager tracks overall request processing and manages the performance of the DOT acquisition team. 2.6.1.6.2 Architectural Framework Table 12 shows the basic architectural elements of portals servicing bid and contract services goals according to the DOT EIP conceptual framework.  Â
68   Table 12. Bid and contract services components. Architectural Element Policy Components Interface Application Programming Interface User InterfaceÂ ï· Authentication and roles for internal and external interface usersÂ ï· Interface access and privileges for each roleÂ ï· Standardized format and taxonomy to organized bid and request interfaceÂ ï· User manual and trainingÂ ï· State bids service interfaceÂ ï· Bids and request search and review interfaceÂ ï· Bids and request reporting interfaceÂ ï· Bids and request analysis interfaceÂ ï· Bids and request alert interfaceÂ ï· Bids and requests input interfaceÂ ï· Bids and requests analysis interfaceÂ ï· Bids and requests search, review and tracking interfaceÂ ï· Bids and requestsÂ ï· Requester communication interfaceÂ ï· Bid and requests administration interface Services NonâRealâtime RealâtimeÂ ï· Authentication and roles for internal and external service usersÂ ï· Service access and privileges for each roleÂ ï· Standard input and output for each serviceÂ ï· Bid and request compliance standardsÂ Â ï· Bid documents batch ingestion and indexingÂ ï· Bid and request report serviceÂ ï· Facilitate questions with portal, with metaâtagged tracking system for analysisÂ ï· Bids and requests audit/inspection serviceÂ ï· Bids and requests analysis serviceÂ ï· Secure bid upload serviceÂ ï· Bid response alert serviceÂ ï· Â Bid and request analysis serviceÂ ï· Bid and request visualization serviceÂ ï· Bid and requests administration service Data Sources Internal ExternalÂ ï· Authentication and roles for internal and external data usersÂ ï· Data access and privileges for each roleÂ ï· Bids and requests archive retention policiesÂ ï· Standard formats and taxonomies to organize and index bids and requestsÂ ï· Bid and request datastoreÂ ï· Vendor and contractor performance logÂ ï· Vendors listÂ ï· Purchase logÂ ï· Secure bid datastoreÂ ï· Bid and request logÂ ï· Correspondence logÂ ï· State preferred vendors listÂ ï· Third party vendor and contractor informationÂ ï· State and local agencies vendor and contractor information  2.6.1.6.3 Vision Agencies are seeking to streamline operations for both clerical and IT administrative needs, particularly in the case of dataâintense operations (i.e., contract development, cost estimates, and bidding).  The integration of automated or semiâautomated advertisement, bid, and contracting compliance systems can reduce the need forÂ
 d e b i R m a i d 2 2 D b i r s e T i r d uplicated eff xternal users idding docum ncluding plan ealâtime req ilestones, co cquisition pr ntegrity, with ocuments. IT Se.6.1.7 .6.1.7.1 Bu OT IT service roader DOT nfrastructure egard to resp ecurity typica xtensive test he joint goal n procureme ange of equip ifficult with l Case A develo hardw chang Case B open instru Case C from equip Case D signif were Case E realât feed f Case F new p ort in data en  and analysis ents could i  preparation uest inspecti mmunicatin ocess.  Data a  longâterm re rvices siness Goals s typically br and state gov  of modern D onsiveness t lly require st ing and deplo s of security a nt and reduc ment).   Ach imited fundin : An externa pment and p are and the e needs. :  An interna up some DOT ctions in a sp :  The GIS op internal users ment for the :  Updates t icantly increa validated in a :  An interna ime data inpu laws, while a : An internal roject and us try and track  of requester ncorporate a , reviews, est on and taggin g with all rele nalysis of bid tention and idge multiple ernment pol OTs can som o new techno rict adheren yment work nd system re ing costs) and ieving these g and policy l user desires rocurement planned Tâ3 c l user recogn  resources to ecial policy m erating unit  for external high volume o a DOTâs tra sed throughp  loadâtesting l customer is ts and is loo lso ensuring  DOT employ es a readyâto ing.  The ide  behavior.  T ll phases of t imating, bidd g and alert s vant personn ding activity version contr  functional a icy and secur etimes lack a logies, simp ce to establis  for all new h liability are s  serviceabilit goals across  latitude.  more speed for the larges onnection to izes that a cl  external use emo created within a DOT and internal of data that s veler informa ut on the ne  scenario prio  moving from king for comm data integrity ee is looking âuse applica al system wil he use of a se he project de ing and proc ervices can h el to improv  is the key to ol capabilitie reas, respond ity initiatives  focus on int ly because th hed IT procu ardware. upplemente y (e.g., allow DOT function  in accessing t project in D  the Internet oudâbased so rs, quickly do  precisely for  has been giv access.  The taff expects tion portal a twork, necess r to the new  a legacy pla ercially ava  and some in for a quick w tion stack/tem  l allow for se cure system velopment a urement, and elp track req e the efficien  understandi s for records ing to the ne  are adequat ernal and ext e IT responsi rement and o d by seconda ing fewer sta al areas with and downloa OT history.   enable nearâ lution is fam ing so by foll  this purpose en the respo unit is able to to process. nd a new mo itating the im  products bei tform to a ne ilable scripts tegration wi ay to create plate design amless, secu  to prepare a nd administr  constructio uests, bid tim cy and respo ng trends and , correspond eds of each ely addresse ernal custom bilities of sys perations pr ry goals of co ff to adequat  vastly differ ding informa Consistent up immediate re iliar to consu owing easyât . nsibility for in  quickly proc bileâdevice a plementatio ng made live w system for for identifyin th legacy sto a web applica ed by IT serv re interaction nd dissemina ation process n administra elines, and o nsiveness of  ensuring bi ence, and oth while ensurin d.  The IT ers, particul tem reliabilit otocols as we nsistency (e ely maintain ing IT needs c tion related grades to ne sponsivenes ltants and de oâunderstand corporating ure cuttingâe pplication ha n of respons .  managing la g and correct rage systems tion in supp ices. 69  with te , tion.  ther  the d er key g that arly with y and ll as .g., aiding  a wider an be to project twork s to sires to  data dge ve es that rge, ing data . ort of hisÂ
70   Case G: The DOT IT team responds to cyber security alerts by reârouting suspicious traffic and shutting down suspicious servers.   2.6.1.7.2 Architectural Framework Table 13 shows the basic architectural elements of portals servicing IT goals according to the DOT EIP conceptual framework. Table 13. IT services components. Architectural Element Policy Components Interface Applications Programming Interface User InterfaceÂ ï· Authentication and roles for internal and external interface usersÂ ï· Interface access and privileges for each roleÂ ï· Standard formats and taxonomies to search and organize IT assetsÂ ï· Management of data centers, servers, backups interfaceÂ ï· Management of user pool, security, permissions, and policies interfaceÂ ï· Management of planning and load testing interfaceÂ ï· IT assets performance management dashboard interfaceÂ ï· IT assets user alert registration interfaceÂ ï· IT asset reporting interfaceÂ ï· IT template catalog interface Business Services NonâRealâtime RealâtimeÂ ï· Authentication and roles for internal and external service usersÂ ï· Service access and privileges for each roleÂ ï· Standard formats and taxonomies to organize and index IT servicesÂ ï· Audits standards for both IT data and IT assets auditing and inspectionÂ ï· Maintenance management serviceÂ ï· Data archival, auditing and migration serviceÂ ï· IT security audit serviceÂ ï· IT performance reporting serviceÂ ï· IT cost reporting serviceÂ ï· IT security reporting serviceÂ ï· IT assets provisioning serviceÂ ï· IT asset monitoring and tracking serviceÂ ï· IT capacity management and planning serviceÂ ï· IT resource usage and optimization serviceÂ ï· Quota enforcement and usage serviceÂ ï· Automated provision service Data Sources Internal ExternalÂ ï· Authentication and roles for internal and external data usersÂ ï· Data access and privileges for each roleÂ ï· Standard formats and taxonomies to organize and index IT assets dataÂ ï· IT template catalogÂ ï· IT resources inventoryÂ ï· IT assets performance logÂ ï· Network activities logÂ Â ï· Cloud service costsÂ ï· Vulnerability and threat data  2.6.1.7.3 Vision DOTs need to change the IT servicesâ mindset and build reusable, integrable, loosely coupled layers of business logic that are well documented and discoverable.  DOTs will need to develop and maintain services that will be highly dependent on each other and rely on similar data.  New IT services will need to be able to interact with each other and be easily and rapidly assembled into a workflow to adjust to new user needs, threats, and changing data.Â
 T IT w c T c c T h T t m 2 2 T o r h 2 T E  he middleâte  services acr ill allow IT se loud. he longâterm an impose si loud services o support th ardware will hese change he agency an ost function Exte.6.1.8 .6.1.8.1 Bu he provision perations.  W educe the sta as the poten Case A timing acces Case B conge that a  Case DOT a inform Case D area a Case E progr develo .6.1.8.2 Ar able 14 show IP conceptua rm objective oss the agen rvices to be  goal of IT se gnificant cost .   e longâterm v  be necessary s will be cons d state level. s of the DOT rnal Portal Us siness Goals  of informatio hen done w ffing require tial to signific :  A contract  analysis.  In s the data an :  The local t stion manag re made acce C:  Public age pportionmen ation to con :  A local com nd accesses :  That same ammed for fu pment activ chitectural Fr s the basic a l framework  for IT service cy so that the more easily s rvices will be s for mainten iew, quick an  to meet the trained by tr   The most re  and limit the ers n access to e ell, external a ments relate antly improv ed consultan stead of wor d download t ransit agency ement.  A tra ssible to out ncy oversigh t of motor fu duct their ow munity con the DOTâs cra  commission ture constru ities. amework rchitectural e .  s will be to m y can be late calable, rem  to eliminate ance/upgrad d efficient d  needs of int aditional IT p sponsive age ir developme xternal user ccess can cre d to informat e departmen t wishes to a king with a D he data in a f  is interested nsit agency o side users. t groups, bot el tax funds n analysis of venes a trans sh records p examines the ction, funding lements of p odularize an r integrated ain managea  inâhouse dev es of system eployment of eractive IT se olicy models ncies will mo nt of portal s by a DOT ca ate user con ion access, a t operations ccess DOT tra OT project m ormat that i  in understa fficial is able h formal and on projects co  raw data. portation saf ortal to learn  DOTâs plans  sources, an ortals servici  d standardiz and dynamic ble, and be d elopment of s, and replac  structural n rvices and la and data dis ve toward b interfaces by n have a sign fidence in de nd result in a  and project ffic data for anager and r s immediatel nding the DO  to access do  informal, ar mpares to n ety commiss  about crash  and projects d progress of ng external u e the various ally managed eployed eithe  proprietary e them with etwork syste rge dataset t semination re ecoming data  relying on th ificant impac partment po dditional pu outcomes. a project rela eferrals, the y usable. Tâs strategic cuments from e interested i ational trend ion to study c trends.  website to s  environmen sers goals ac  IT compone .  This transf r on premise architectures quickly deplo ms and netw ransfers.  strictions im  provider AP ird parties. t on its busin licies and pra blic involvem ted to traffic user is able t initiatives rel  the DOT int n understand s and use DO rash reductio ee which pro tal review an cording to th 71 nts and ormation  or on , which yable ork posed at Is for ess ctices, ent that  signal o directly ated to ranet ing how T project n in the jects are d plan e DOTÂ
72   Table 14. External portal users components. Architectural Element Policy Components Interface Applications Programming Interface User InterfaceÂ ï· Authentication and roles for internal and external interface usersÂ ï· Interface access and privileges for each roleÂ ï· User manual and trainingÂ ï· Format and standard documentationÂ ï· GIS based shared DOT data search and review interfaceÂ ï· Shared DOT data search and review interfaceÂ ï· GIS based External data ingestion interfaceÂ ï· External users data ingestion interfaceÂ ï· GIS based DOT data search and review interfaceÂ ï· DOT data search and review interfaceÂ ï· Mobile DOT data search and review interfaceÂ ï· DOT data administrative interface Business Services NonâRealâTime RealâTimeÂ ï· Authentication and roles for internal and external service usersÂ ï· Service access and privileges for each roleÂ ï· Standard format and taxonomy to search shared DOT contentÂ ï· Standard input and output for shared data serviceÂ ï· Standard input for external user dataÂ Â ï· External usersâ data inspection standardsÂ ï· Shared DOT data audits policiesÂ Â ï· Shared DOT data inspection serviceÂ ï· External usersâ data inspection serviceÂ ï· Shared DOT data auditÂ Â ï· GIS based shared DOT data search and review serviceÂ ï· GIS based shared DOT data reporting serviceÂ ï· External usersâ data ingestion serviceÂ ï· Alert service Data Sources Internal ExternalÂ ï· Authentication and roles for internal and external data usersÂ ï· Data access and privileges for each roleÂ ï· Shared DOT and External data retention policiesÂ Â ï· Shared DOT data store including asset data, system condition and performance data, asset data, and information related to the programming, planning, design and construction of projectsÂ ï· External users data to be delivered to or made accessible to the DOT   Â
 2 T a o T s g m e la p m d a 2 2 E d w o c E i n t ( .6.1.8.3 Vis he vision for s those both n the simplic he continuin ubdivisions.  ain an under apping tool, xplore the G yers and inf roviding dire apping tool ata; system c nd construct Envi.6.1.9 .6.1.9.1 Bu nvironmenta ata, flood da hich are mo n both deter odes. nvironmenta n acute situat ews media u ransit agenci e.g., design). Case A loadin will th Case B check Case C Case D Case E interf Case F porta ion  external use  rely heavily o ity and speed g evolution o External use standing of d  will allow im IS mapping to ormation to d ct access to a is to discover ondition and ion of projec ronmental Se siness Goals l services en ta, and so fo dels that des ministic and l data have p ions (e.g., m se these data es) sometime   :  A geotech g for a struc en transfer t : A construc  the effects of : A DOT emp : A DOT emp : A DOT emp ace. : Road weat l API. r access is dir n the access  with which f DOT websit rs who wish t epartment st mediate acc ol with both isplay.  GIS l dditional inf  and access a  performanc ts. rvices compass serv rth.  For insta cribe the seis probabilistic rimary value onitoring roa  as well in se s adopt and nical enginee ture (i.e., its a hese findings tion firm is pe  their design loyee will up loyee will up loyee will ad her informati ectly related  of external u external user es will involv o find inform ructure and ess to a wide  limited and ayers shown ormation and ll transporta e data; and i ices provided nce, enginee mic loading f calculations o  to DOT staff d conditions rvice of DOT reuse produc r working for bility to resis  to the bridge rforming a b  criteria. load USGS se load a new s d a new visua on system (R  to asset man sers.  The fu s can discove e consolidati ation and ac function.  A c  variety of da enhanced fun using the ma  resources.  tion data tha nformation re  or used by D rs use geotec or a bridge o n historical s  as part of lon during a blizz  projects or o ts generated  a DOT will e t the effects  engineer. uilding proje ismic datase eismic calcul lization laye WIS) station  agement and ture of DOT E r, access, an ng the multip cess it in usab entralized so ta from a sin ctionality an pping tool m The overall fu t can be refe lated to the OTs involvin hnical data t r other struct ensor data t gâterm inves ard).  Engine ther building  by DOT envi nter design c of an earthqu ct and uses t ts using the p ation model t r to the envir data are inge  performanc IP access for d use DOT in le portals sp le formats w urce, perhap gle portal.  U d have the a ay have scree nction of th renced spatia programmin g geotechnic o generate d ure.  This se hat serve as t tments (e.g. ering firms, e  projects. Ext ronmental se riteria to det ake).  The ge he geotechni ortal. o the portal. onmental ser sted through e manageme  external use formation. read across s ill be able to s based on a sers will be a bility to selec n objects or e external us lly, including g, planning, d al data, road esign spectru ismic loading he basis for , building pro xternal agen ernal agenci rvices depar ermine the se otechnical e cal data port  vices portal m  the environ 73 nt goals, rs hinges tate DOT  quickly  GIS ble to t GIS links er GIS  asset esign,  weather ms,  is based building jects) or cies, and es (e.g., tments ismic ngineer al to apping mentalÂ
74   Case G: The general public registers for DOT environmental service alerts, such pavement freezing or flooded road alerts. 2.6.1.9.2 Architectural Framework Table 15 shows the basic architectural elements of portals providing environmental services according to the DOT EIP conceptual framework. Table 15. Environmental services components. Architectural Element Policy Components Interface Applications Programming Interface User InterfaceÂ ï· Authentication and roles for internal and external interface usersÂ ï· Interface access and privileges for each roleÂ ï· User manual and trainingÂ ï· Format and standard documentationÂ ï· Federal agencies, research group data ingestion interfaceÂ ï· Environmental data sensor data quality audits interfaceÂ ï· Automatic uploading of preâformatted spreadsheet filesÂ ï· Data and models search and review interfaceÂ ï· Data analysis interfaceÂ ï· GIS/Data visualization interface Business Services NonâRealâTime RealâTimeÂ ï· Authentication and roles for internal and external serviceÂ Â ï· Service access and privileges for each roleÂ ï· Standard format and taxonomy to search shared environmental data and analysis resultsÂ ï· Standard input and output for analysis and visualization servicesÂ ï· Model upgrade/addition serviceÂ ï· Automated data analysis serviceÂ ï· Dataset addition serviceÂ ï· Dataset audit serviceÂ ï· Data update alert serviceÂ ï· Model update alert serviceÂ ï· GIS/Data Visualization serviceÂ ï· Adâhoc analysis service  Data Sources Internal ExternalÂ ï· Authentication and roles for internal and external serviceÂ Â ï· Service access and privileges for each roleÂ ï· Standard format and taxonomy to organize environmental data and analysis resultsÂ ï· Environmental data and analysis results retention policiesÂ ï· Environmental sensorsÂ ï· DOT infrastructure dataÂ Â ï· Analysis results logÂ ï· Activity logsÂ ï· Federal or research datasetsÂ
 2 D m w p T t s D E d a R n s w u A o c i c L s m 2 2 D w c s t .6.1.9.3 Vis OT portals c igrate nonâw ithout much erformance o remedy th urnkey modu uch as the en OTs should f ngineers, som ata, or updat nd upgrade e esearch is on eed to be av pecify hazard ith seismic a pgraded usin dditionally, p r come from urrent produ ncomplete in ontrols and a ongâterm po taffing for op ore efficient Exec.6.1.10 .6.1.10.1 Bu OT portal us ho do busin ontent owne ervices.  The o different us Case A as da Case B roles ion urrently integ ebâbased da  knowledge o time, data sto ese issues, DO les that will vironmental ocus on usin e of whom e models dir ach service m going and ne ailable in the s that affect nalysis.  Thes g a modular ortal infrast  different ven ction; existin formation to utomated so rtal performa eration and  performanc utive Level, F siness Goals ers may inclu ess with DOT rs for differe main busines ers.  :  The DOT d ta and service :  DOT IT sta to ensure the rate environ ta analysis o f what it ent rage, and m T portals wi make it easie  services prev g simple, mo are still used ectly onto th odule. w data, mod  portal.  For i nearâfault pe e will have t approach. ructure must dors.  All pla g and new te  users.  This m ftware devel nce is more maintenance e in the futur uture Trend a de DOT emp s (e.g., contra nt functional s goal from t ata governa  privileges fo ff leverage st  security and ment service r prediction m ails.  This res anagement o ll have to mo r, faster, and iously descri dular, and ea to paper and e portal.  Por els, and anal nstance, in ge rformance.  o be account  account for p tforms must chnologies m ay be achiev opment tool important th  must be con e. nd Security loyees and co ct firms).  Ot  areas, data g he executive nce team esta r each of the ate and DOT  efficiency of s portals in ra odels on po ults in challe f models. ve toward a  more secure bed.  syâtoâcustom  pencil appro tal administr ysis will pote otechnical p Similarly, USG ed for in port ossible chan be able to ad ust be integ able using a s. an getting a s sidered.  Add ntractors, m her users co overnance te  perspective blishes and se roles.  authenticati the DOT EIP p  ther traditio rtals to simp nges pertaini more modula  to migrate a ize user inte aches, shoul ative tools ne ntially affect ortals, it mig S will be dev al developm ges in sensor opt new dat rated withou modular stru ystem up an itionally, pro embers of th nsist of those ams, public is ensuring th maintains the on services in ortal. nal ways.  Of lify and share ng to scalabi r architectur nd manage t rfaces for the d not be exp ed to be dev the kind of in ht be helpful eloping othe ent and could s or models a sources wit t creating lag cture in com d operationa per administ e public, and  who manag information o e right level  various por  combination ten DOTs try  their capabi lity, model e and be able raditional ser se services. ected to code eloped to m formation th  to allow use r tools that w  be more ea that utilize ne hout interrup s or providin bination with l quickly.  Ade rative tools l  other extern e the portal, fficers, and of informatio tal user roles  with establi 75  to lities  to offer vices,  , input anage at will rs to ill help sily w code ting g  version quate ead to al users including IT n access  as well shedÂ
76   2.6.1.10.2 Architectural Framework A key consideration from the executive point of view is the role and evolution of authentication in the portal life cycle.  Data governance programs are considered a powerful aspect of portal development and use.  DOTs can classify all data that the DOT uses in the course of performing its functions.  Data governance classifications provide an understanding of the nature of the data, where data live, how to gain access, and who needs access.  The architecture behind these programs can be quite advanced, but data governance can simplify the user experience.  These are known as reference models.  Table 16. Executive level, future trend, and security components. Architectural Elements and Policies InterfaceÂ ï· Portal interfaces need to use a universal authentication interface (API and UI)Â ï· Portal interfaces authentication needs to be both attribute and role based.  Business ServicesÂ ï· Portal service need to use a universal authentication interface (realâtime and nonârealâ time)Â ï· Portal services need to follow Data governance established access and privilegesÂ Â ï· Portal services stores need to comply with DOT technical reference model Data SourcesÂ ï· Portal data needs to follow Data governance established access and privilegesÂ Â ï· Portal data stores need to comply with DOT technical reference model, data models and taxonomies   2.6.1.10.3 Vision The biggest challenge facing transportation agencies is data growth.  Among other programs, connected vehicle programs will be a key source of data growth in the future.  State and federal agencies need to develop a lean transportation model that provides business and technical reference models that govern access and authentication.  With increasing frequency, states will need to share data/data models and will also be required to govern these collaborations.   Challenges with data growth will be solved by increased reliance on the cloud.  Some DOTs view security in the cloud as weaker than in their existing systems.  However, the cloud provides an organization with the ability to get as much storage as needed at various points.  These flexible architectures will allow for cloud services to mix and match with onâground capabilities.  DOTs will also need employees that have the breadth and depth of technology expertise necessary to adopt a cloud services approach and build the necessary business reference models, technical reference models, data models, and data governance structures.  DOTsâ traditional lag behind the private sector on some issues and lack of available funding can limit the ability of DOTs to find people that have the necessary experience and capabilities through developing skills with the DOT or outsourcing required expertise.  Also, most states tend to focus on tactical decisions (e.g., a software purchase) as opposed to more forwardâlooking strategic decisions (e.g., content management).  Market forces and vendorsâ input may ultimately drive DOT awareness of what is technically possible and may reduce resistance to change.  Additionally, coordination with the federal government needs to improve in terms of identifying more sophisticated IT architectures, such asÂ
 a d 2 T 2 2 D T T 2 I B S D S uthenticatio etermine acc DOT .6.1.11 his section d .5 and is inte .6.1.11.1 Bu OT public po witter, Flickr he DMV pub ï· DMVÂ ï· Rail tr ï· Trans ï· Aviati ï· Mand ï· DOT s .6.1.11.2 Ar nterface usiness ervices ata ources ns, that unde ess and qual Public Websi escribes the nded to com siness Goals rtals appear , and YouTub lic portals an services aveler inform it traveler inf on traveler in atory project trategic plan chitectural Fr ï· Po ï· Po info ï· Po and ï· Po ï· Po ï· Po ï· Po lice ï· Po ï· Po ï· Po ï· Po rstand the at ity of experie te Analysis information t plete the bus to be integra e) to support alysis reveale ation service ormation ser formation se  and program  and vision do amework Tabl A rtal interface rtal interface rmation rtal interface  information rtal may need rtal service ne rtal service ne rtal services m nse applicati rtal needs to rtal needs to rtal needs to rtal needs to tributes of th nce. hat was extra iness cases id ted with man  their comm d the presen s vices rvices  progress an cuments  e 17. DOT pu rchitectural needs to inte needs to allo needs to allo   to provided eds to captu eds to captu ay need to i on. store major p log social me store and arc store and arc e role that a cted from th entified dur y social med unication wit ce of the foll d expenditur blic website c Elements an ract with soc w search and w general pu  DMV service re user inter re user inter nclude DMV roject progr dia activities hive DOT str hive DMV us  person is pla e website co ing the interv ia websites ( h the genera owing:  e reporting s omponents. d Policies ial media we  display of ra blic to acces  interface ests by ident ests by ident services such ess and expe  ategic and vis ers data, veh ying in their ntent analys iews. e.g., Faceboo l public.  ervices  bsites il, transit, av s public fund ifying the wa ifying the wa  a vehicle re nditure data ion docume icles data an use of the po is performed k, WordPres iation and fe ed projects p y that users y that users gistration and nts d user activit 77 rtal to  in Task s, rry travel rogress  driver y data.Â
78   2.6.1.11.3 Vision Since there was no interview completed on this topic, it is difficult to extrapolate on the future of these DOT services; however, interviewees of the previous 10 topics assumed that social media services will be the predominant way to communicate both inside and outside the DOT.  Table 18 shows the list of identified DOT EIP users. These users will be utilized to design the various portal user roles.  Table 18. Identified DOT EIP users. DOT EIP users Category Commercial traffic data providers External Construction Contractors External Counties employees External DOT Acquisition Internal DOT Business leaders  Internal DOT Content Owners Internal DOT Contractors External DOT Data Governance Team Internal DOT Employees Internal DOT Engineering Internal DOT Executive Internal DOT General Services Personnel  Internal DOT Operations Internal DOT Planners Internal DOT Policy team Internal Emergency responders External Engineering Firms  External  Federal Agencies  External General Public External Highway Patrol  External Lawyers and Law Firms External Local Law Enforcement External  Local Transportation Agencies External News Media External Public Safety Officials External State Employees External University Researchers External  Â
79   2.6.2 Functional Requirements Table 19 provides a list of DOT EIP functional requirements derived from the previously identified business cases and architectural components.  Functional requirements are essentially a way to describe âwhat the DOT EIP should do.â  For example, âThe DOT EIP shall archive engineering documents.â  Functional requirements should not be confused with nonâfunctional requirements that describe âhow the DOT EIP should work.â  For example, âThe DOT EIP shall retain engineering documents for 75 years.â Functional requirements will be used to establish the goals of a sustainable DOT EIP and assess technologies or approaches to DOT EIP design by reviewing their ability to fulfill the DOT EIP functional requirements (see Task 3).  These functional requirements can later be used as a way to measure progress in the development of a sustainable architecture by reviewing the ability of a DOT EIP to fulfill them. In this section, the DOT EIP is referred to as the âthe systemâ for simplification. Table 19 shows a list of the functional requirements identified.  Each functional requirement is traced to one or more of the business cases in a topic.  Also, the functional requirements were organized according to the six layers of the DOT EIP framework shown in Figure 38: data layer, data abstraction layer, business services layer, service abstraction layer, interface layer, and policies and management layer. Prioritizing the functional requirements at this stage while assessing DOT EIPs at a very general level would be difficult.  Prioritization will mostly depend on a DOTâs approach and its needs; these will determine whether certain DOT EIP functions are implemented more quickly than others.  Also, sustainable DOT EIPs allow earlyâ stage interfaces, services, or data to be stored within the same infrastructure, which makes it challenging to establish which components or functions should be deployed first.  Nonetheless, policies and data management requirements (as well as the presence of data, data abstraction, and service abstraction requirements) need to be in place at an early stage, even if incomplete.
80   Table 19. DOT EIP functional requirements. ID Sustainable DOT EIP functional requirement Business Case Priority Data Layer 1 The system shall allow the ingestion of asset performance data Asset Management and Engineering Services 1 2 The system shall allow the ingestion of new asset data Asset Management and Engineering Services 1 3 The system shall allow the search and review of asset performance data Asset Management and Engineering Services 1 4 The system shall allow the addition of new DOT assets Asset Management and Engineering Services 1 5 The system shall import asset vendor information Asset Management and Engineering Services 1 6 The system shall store and organize asset information according to data governance requirements Asset Management and Engineering Services 1 7 The system shall store and organize asset performance data according to data governance requirements Asset Management and Engineering Services 1 8 The system shall allow the ingestion of external crash data (law enforcement) Asset Management and Engineering Services 1 9 The system shall implement with DOT data governance established roles and privileges Knowledge Management 1 10 The system shall implement the DOT data governance controlled vocabularies and taxonomies Knowledge Management 1 11 The system shall allow the sharing of DOT GIS data GIS and Mapping Services 1 12 The system shall allow the sharing of DOT LIDAR data GIS and Mapping Services 1 13 The system shall ingest vendors imagery data GIS and Mapping Services 1 14 The system shall archive old GIS and LIDAR data according to DOT data governance retention policies GIS and Mapping Services 1 15 The system shall provide realâtime traffic data from traffic sensors Operations and Performance Management 1 16 The system shall provide access traffic sensors data archive Operations and Performance Management 1 17 The system shall archive traffic sensor data Operations and Performance Management 1 18 The system shall cache realâtime traffic sensor data Operations and Performance Management 1 19 The system shall use standardized format to exchange and store traffic sensor data Operations and Performance Management 1 20 The system shall use standardized format to exchange and store traffic camera video and images Operations and Performance Management 1 21 The system shall ingest DOT documents Document and Library Services 1 22 The system shall allow DOT documents to be converted into standard format Document and Library Services 1 23 The system shall allow DOT documents to be inspected automatically to detect indexing, privilege errors or quality issues Document and Library Services 1 24 The system shall use standardized format to exchange and store traffic sensor data Document and Library Services 1
81   ID Sustainable DOT EIP functional requirement Business Case Priority 25 The system shall log acquisition related communication Bid and Contract Services 1 26 The system shall keep an historical records of successful acquisitions Bid and Contract Services 1 27 The system shall maintain a list of preferred vendors and their information Bid and Contract Services 1 28 The system shall allow details of ongoing bids to be stored and accessed securely Bid and Contract Services 1 29 The system shall log portal network activities IT Services 1 30 The system shall record IT assets performance IT Services 1 31 The system shall store IT assets inventory IT Services 1 32 The system shall log and archive all external users activities External Portal Users 1 33 The portal shall log environmental data analysis results Environmental Services 1 34 The system shall store and display major project progress and expenditure data to the general public DOT public website 1 35 The system shall store and analyze social media activities DOT public website 1 36 The system shall store and archive DOT strategic and vision documents DOT public website 1 37 The system shall store and archive DMV users data, vehicles data and user activity data DOT public website 1 38 The system shall log its user activities All 1 39 The system shall follow DOT Data governance retention policies All 1 40 The system shall allow the ingestion of LIDAR data Asset Management and Engineering Services, GIS and Mapping Services 1 41 The system shall allow the ingestion of GIS data Asset Management and Engineering Services, GIS and Mapping Services, Environmental Services 1 42 The system shall store and organize all DOT asset information Asset Management and Engineering Services, Environmental Services 1 43 The system shall archive traffic camera video and image feed Asset Management and Engineering Services, Operations and Performance Management 1 44 The system shall maintain a catalog of IT assets and component modules IT Services, Environmental Services 1 Service Layer 45 The system shall archive old asset information according to retention policies and maintain searchability Asset Management and Engineering Services 1 46 The system shall allow the creation of asset performance and compliance reports Asset Management and Engineering Services 1 47 The system shall allow the compliance audit of GIS datasets GIS and Mapping Services 1 48 The system shall allow DOT documents to be archived Document and Library Services 1Â
82   ID Sustainable DOT EIP functional requirement Business Case Priority 49 The system shall allow the tagging of acquisition request according to DOT data governance requirements Bid and Contract Services 1 50 The system shall perform automatic IT assets security audits IT Services 1 51 The system shall provide tools to easily migrate and convert large amount of data IT Services 1 52 The system shall provide automated IT assets scaling tools IT Services 1 53 The system shall provide a compliance enforcement service IT Services 1 54 The system shall provide a IT resources optimization service IT Services 1 55 The system shall provide an automated provisioning of new or additional IT assets IT Services 1 56 The system shall automatically audit shared DOT content for compliance External Portal Users 1 57 The system shall automatically assess the quality of ingested data Environmental Services 1 58 The system shall support the ingestion of new datasets Environmental Services 1 59 The system shall allow the use of State level authentication Executive Level 1 60 The system shall provide both role based and attribute based authentication service Executive Level 1 61 The system shall provide authentication services All 1 62 The system shall make use of modular IT assets and components IT Services, Environmental Services 1 63 The system shall allow DOT asset information audits Asset Management and Engineering Services 2 64 The system shall log asset modification activities Asset Management and Engineering Services 2 65 The system shall generate GIS layers showing Asset information and asset performance data Asset Management and Engineering Services 2 66 The system shall allow the analysis of multiple GIS datasets GIS and Mapping Services 2 67 The system shall interact with GIS web mapping service from vendors and other agencies GIS and Mapping Services 2 68 The system shall store GIS data while maintaining searchability and analysis capabilities GIS and Mapping Services 2 69 The system shall allow traffic sensor data to be searched using both time and location Operations and Performance Management 2 70 The system shall allow traffic video and camera to be search using both location and time Operations and Performance Management 2 71 The system shall maintain searchability of archived traffic sensor and traffic camera content Operations and Performance Management 2 72 The system shall allow legacy documents to be ingested into DOT document repository automatically Document and Library Services 2 73 The system shall allow archived DOT documents to remain searchable over time Document and Library Services 2 74 The system shall archive acquisition request and activities Bid and Contract Services 2 75 The system shall allow acquisition activities log to be searched and analyzed for compliance Bid and Contract Services 2Â
83   ID Sustainable DOT EIP functional requirement Business Case Priority 76 The system shall support communication between acquisition requester and DOT acquisition team Bid and Contract Services 2 77 The system shall allow acquisition request to be augmented with various additional documents Bid and Contract Services 2 78 The system shall generate detailed IT assets cost reports IT Services 2 79 The system shall allow the ingestion of scientific data for Universities or Federal Agencies (USGS seismic data) Environmental Services 2 80 The system shall automatically audit environmental datasets for compliance Environmental Services 2 81 The portal shall provide both automated and adâhoc environmental data analysis service Environmental Services 2 82 The portal shall incorporate analytics model in a modular and interchangeable way Environmental Services 2 83 The portal shall support the versioning of model modules Environmental Services 2 84 The system shall provide a service to capture user interests by identifying the way that users navigate public portal DOT public website 2 85 The system shall provide a service to capture user interests by identifying the way that users search public portal DOT public website 2 86 The system shall provide a service to manage DMV services such a vehicle registration and driver license application. DOT public website 2 Interface Layer 87 The system shall allow the search and review of DOT assets information Asset Management and Engineering Services 2 88 The system shall allow its users to receive asset performance based alerts Asset Management and Engineering Services 2 89 The system shall allow asset information to be update using mobile devices Asset Management and Engineering Services 2 90 The system shall stream live asset performance data Asset Management and Engineering Services 2 91 The system shall implement search interfaces using the DOT data governance controlled vocabularies and taxonomies Knowledge Management 2 92 The system shall allow user to personalize their search and review interface Knowledge Management 2 93 The system shall allow GIS based alert messages to be sent GIS and Mapping Services 2 94 The system shall provide a geographical visualization of traffic sensor data Operations and Performance Management 2 95 The system shall provide a geographical visualization of traffic camera Operations and Performance Management 2 96 The system shall provide an interface to register for traffic alerts Operations and Performance Management 2 97 The system shall send traffic alerts to registered users Operations and Performance Management 2 98 The system shall allow DOT documents to be searched by users Document and Library Services 2 99 The system shall allow DOT documents to be searched and reviewed using mobile devices Document and Library Services 2 100 The system shall allow DOT documents to be captured using mobile devices Document and Library Services 2Â
84   ID Sustainable DOT EIP functional requirement Business Case Priority 101 The system shall allow DOT user to interface with state bid portal Bid and Contract Services 2 102 The system shall provide a bid advertising interface Bid and Contract Services 2 103 The system shall provide an acquisition request tracking interface Bid and Contract Services 2 104 The system shall provide an acquisition tracking alert service Bid and Contract Services 2 105 The system shall allow for acquisition request status reporting Bid and Contract Services 2 106 The system shall allow acquisition requests to be analyzed and visualized over a period of time Bid and Contract Services 2 107 The system shall allow acquisition requests to be searched and reviews by DOT acquisition team member Bid and Contract Services 2 108 The system shall allow the historical acquisition records to be searched and analyzed Bid and Contract Services 2 109 The system shall provide a IT asset performance management interface IT Services 2 110 The system shall interface with vendor cloud services IT Services 2 111 The system shall provide a IT asset registration interface IT Services 2 112 The system shall provide an IT asset monitoring and alert service IT Services 2 113 The system shall allow external user to search and discover DOT content External Portal Users 2 114 The system shall allow external user to visualize discovered content using GIS interfaces External Portal Users 2 115 The system shall allow external users to search and review DOT content using mobile devices External Portal Users 2 116 The system shall allow GIS DOT content to be downloaded or use directly through web services External Portal Users 2 117 The system shall allow for external users to be alerted when new or updated DOT content is posted External Portal Users 2 118 The portal shall provide alerts whenever new environmental datasets and analytic models are added Environmental Services 2 119 The system shall allow the visualization of GIS data GIS and Mapping Services, Environmental Services 2 120 The system shall provide live video or image feeds from traffic camera Asset Management and Engineering Services, Operations and Performance Management 2 121 The system shall provide access to archived video or image from traffic camera Asset Management and Engineering Services, Operations and Performance Management 2 122 The system shall provide a DMV service interface DOT public website 2 123 The system shall provide an interface to allow general public to access public funded projects progress and information DOT public website 2 124 The system shall provide an interface to allow search and display of rail, transit, aviation and ferry travel information DOT public website 2 125 The system shall provide an interface to interact with social media websites DOT public website 2Â