Skip to main content

Currently Skimming:


Pages 202-212

The Chapter Skim interface presents what we've algorithmically identified as the most significant single chunk of text within every page in the chapter.
Select key terms on the right to highlight them within pages of the chapter.


From page 202...
...   202      5 Task 5 – Conduct Collaborative Design Workshop with Transportation and IT Professionals The research team held a workshop on October 4th at the AEM Headquarters in Herndon, Virginia, to  review the recommendations established in Tasks 3 and 4. The workshop focused on discussing the  current state of each organization EIP, presenting the technology recommendations established by the  team, and discussing the feasibility and ease of implementation of the recommended technologies.  The  research team gathered initial reactions from the workshop attendees, collected each implementation  recommendation, and formalized them into a prioritized list of action items.  5.1 Attendees Out of the 12 participants originally scheduled to attend, only 11 were able to attend. Table 50 lists  organizational affiliation and job title of workshop attendees.  Table 50. Organizational affiliation and job title of workshop attendees.  Organization Role Texas DOT Director, Traffic Analysis Section Washington State DOT Manager, Information Resource Management Utah DOT Electronic Business Project Manager Louisiana DOT IT GIS Manager Montana DOT Information Services Administrator Virginia DOT Chief Information Officer Pennsylvania Turnpike Director of Enterprise Architecture USDOT Digital Librarian - National Transportation Library Iowa DOT Director, Office of Research and Analytics DC DOT Chief Information Officer Pennsylvania Turnpike GIS Manager   5.2 Workshop Format The full‐day workshop began at 8:30am and was completed around 5:00pm. It was structured around  the following primary discussion areas:   Current EIP practices and issues   Reactions to technology recommendations   Approaches to implementing sustainable DOT EIPs    Workshop findings and action items  The findings from this workshop are summarized below, organized around each discussion area.   5.3 Current EIP Practices and Issues When asked about the current practices and issues encountered by their organizations when developing  and maintaining EIPs, the workshop attendees discussed the following topics: 
From page 203...
...   203      5.3.1 User Identification and Expectations   Attendees talked about the difficulty to identify and define DOT EIP user's requirements prior to  design and the difficulty to modify DOT EIPs once implemented.    Attendees talked about the need to publish public data and the difficulty to publish it in a  fashion that is usable to most of the EIP users.   Attendees mentioned a growing of number of EIP users, in particular external users, the  widening of the different categories of EIP users, including non‐human users, and the difficulty  to define and support each and every one of these users on an EIP within budget.    Attendees talked about the ever‐growing expectation of the EIP users requiring the new  capabilities to manipulate, analyze, and visualize the EIP data and the difficulty to satisfy them  all within budget.    Attendees debated to what extend the role of DOT EIPs should provide more than just public  data in its simplest form.   Attendees mentioned the higher expectation of younger DOT employees/internal EIP users and  their request for more flexibility to query and analyze the portal data.    Attendees discussed the difficulty for the DOT EIPs to be able to support advanced EIP users'  needs without disenfranchising more modest public EIP users.  5.3.2 Data, Metadata and Governance   Attendees discussed the difficulty to develop and maintain accurate DOT EIP documentation.   Attendees discussed the lack of EIP governance and the lack of a data governance culture.   Attendees discussed the difficulty to provide reliable data to DOT EIP users.    Attendees discussed the lack of metadata in most DOT EIP datasets and the perception of  adding metadata as an unnecessary burden by current staff.   Attendees discussed the large quantities of data that will be coming from connected vehicles  and the current inability to manage it within budget.   Attendees mentioned the existence of siloed EIP datasets, developed independently within the  DOT, and the subsequent impossibility to perform cross‐join analysis between DOT EIP datasets.   Attendees expressed concerns about the risks of losing control of their data or compromising  security by allowing EIP users to interact with the data and exchange it too openly.  5.3.3 Workforce   Attendees discussed the lack of resources to establish and maintain a DOT EIP data dictionary  and metadata due to a lack of skill in the current staffing or a misunderstanding by higher  management that traditional DOT IT staff can perform the tasks.   Attendees expressed concerns about statewide IT consolidation efforts that outsource IT and  data services to contractors serving multiple state agencies, often foreign to the DOT business  and data processes.   Attendees also discussed the lack of skilled and qualified workforce to manage data and modern  EIPs.  5.3.4 Organizational    Attendees mentioned the perception by executive that portals help staff reduction by improving  tasks efficiency and consequently cost, but the growing public use of DOT EIP and its associated  cost is often not considered. 
From page 204...
...   204       Attendees mentioned the difficulty of using current EIP to calculate performance measures  required by new legislation to show maximal funding use.   Attendees discussed the inadequacy of legislation restricting the ability for DOTs to efficiently  communicate their performance to citizens.  Overall, the attendees presented a series of concerns that were sometimes associated with the  limitations of traditional EIP design, such as the inability to support sophisticated ways to access or  analyze the data or the inability to scale data storage or user base. More often attendees expressed  concerns associated with EIP management and the environment in which the DOT EIP operates. For  example, lack of qualified workforce, lack of data governance culture, and coarse cost reduction  practices.   5.4 Reactions to Technology Recommendations Following the discussion of the current practices and issues of the DOT EIPs, the workshop attendees  were presented the recommended IT strategies identified in Tasks 3 and 4. The attendees were shown a  high‐level and less detailed version of the IT recommendations in order to fit into the single‐day  schedule of the workshop. The presentation was augmented by the whiteboarding of examples  implementing the recommended IT strategies when the subject was unknown to the attendees. The  attendees were asked to note what was clear and unclear to them as well as what they perceived to be  the advantages and disadvantages of the presented IT strategies.  Overall, the recommendations were very well received, and no direct objection to the technologies  themselves and their use as part of a DOT EIP was expressed. Rather, the reactions focused on current  DOT EIP environment being inadequate to the implementation of the technologies. The reactions to the  recommendations are summarized below:   The use of cloud‐based infrastructure and software as a service (SaaS)  was accepted and some  attendees (Utah and Texas)
From page 205...
...   205      -- Both the Utah and DC DOT representatives expressed the need for a DOT data strategist  to coordinate the work of a cross‐functional team.   Attendees concurred on the need to develop allies in finance and legal, along with the technical  areas (e.g., traffic operations)  prior to the introduction of microservices architecture.   Attendees also perceived that the microservices architecture will allow them to regain control  over IT services migrated to state‐level consolidated IT teams by leveraging the creation of a  tight and independent cross‐functional team as part of its implementation.    Some legal issues currently impacting DOT IT systems were also mentioned as potential  problems for microservices, for example:  -- The restriction of public data storage within state geographical boundaries. Attendees  believed that legislation is currently not synchronized with IT practices and creates  unnecessary obstacles in the deployment of common practices, such as disaster  recovery plans.   -- Legal requirements that DOT data must be kept and maintained in the format in which  they were originally generated; these requirements prohibit the reformatting of content  to fit existing SaaS storage offering requirements.    Attendees discussed their understanding of the limited capabilities of traditional architecture  and the need for new alternatives.  Geofencing was mentioned as a very difficult service to run  well on traditional EIP architecture that could be better implemented using a microservices  architecture.   Attendees expressed the need to embed security requirements within each of the components  of the microservices architecture during the design phase. "Security should be considered as a  fundamental design criterion and requirement for portals."    The open source recommendation was not well understood at first by attendees. It was  perceived as emerging and difficult to implement due to a lack of skilled staff to operate and  maintain it in‐house. The benefits of open source software, in comparison with current  commercial license software, when deploying auto‐scaling portal applications and considering  portal application sharing and modifiability, was presented and led to an understanding of the  recommendation.    Attendees also mentioned concerns about the inherent risks and large investments necessary to  migrate an existing EIP to a new architecture.  Attendee concerns were mitigated when they  learned about the capability of microservices architecture to support component‐by‐component  migration.   5.5 Approaches to Implementing Sustainable DOT EIPs From the reactions of the workshop attendees, the research team identified nine challenges to the  implementation of the recommended sustainable EIP technologies. Following the identification of these  challenges, the research team asked workshop attendees to prioritize them. Table 51 shows the results  of this effort.     
From page 206...
...   206        Table 51. Ranking of main challenges to implementing sustainable information portals.  Ranking: Challenges Example Issues 1 Understanding IT concepts and organizational buy-in Reaching executives, politicians Mindset that "it's IT's job" How is this paid for? Why are you doing this?
From page 207...
...   207       C‐level executives.   AASHTO and TRB may have to lead.   External third parties such as NGIC where the technologies have already been implemented.  What constitutes a convincing message and how should it be delivered?    No need to market this, it will be rejected.   Need to explain the value of the technologies in terms of congestion relief, safety, and cost.   Use modernization compliance.   Show benefits to constituents as a way to measure their satisfaction.  What are the steps to take?
From page 208...
...   208       Approach the development of governance strategy in an organized way, maybe led by a steering  committee.    Governance must consider items related to project teams, work plans, schedules, and budgets.    Document rules. There needs to be very good documentation about decisions made, things  implemented, and standards.    Make sure that constraints for the project can be well understood.  Define business, data,  applications, and technology (BDAT)  architectures.  Identify who is responsible for them as they  pertain to the project scope and tell you what is important.    Define your success criteria before the project starts.    Write into everyone's performance plan that they must follow the corporate governance policy.    Provide data governance training and require it just as people are required to take workplace  harassment training.    3.
From page 209...
...   209       Safety has been a common theme used by attendees to justify change; every transportation  agency wants to run a safe roadway. Anything IT can be related to safety.    Problems are opportunities. When a problem is presented by the senior management, staff  should find ways to work EIP development and maintenance into the solution.  In this way, you  will solve the problem but also do something to meet a need of your workforce.    Preserve institutional knowledge. It's more beneficial to train existing employees and retain  them than to bring in a new work force and hire consultants. Pair an external person with an  internal person. Internal person has the knowledge; external person can expand the internal  person's capabilities.    IT needs to find an audience among human resource and executives to convey the nature of IT  changes, the risk of making the workforce obsolete, and the difficulty of finding new people.  What are the steps to take?  What is the timeline?
From page 210...
...   210       Legal   Financial   Business   IT  What constitutes a convincing message and how should it be delivered?    Do not focus on the "widget"; present the current challenges with regard to the current  procurement process and current procurement law.    Convey that IT is the backbone to support all other DOT projects such as bridges, roadways, and  tunnels.  What are the steps to take?
From page 211...
...      Th ad w  Ex to 5.6.2 A  C  D  N w  D w  P d  Ta 5.6.3 Le 5.6.3.1  U d  U w  U st u 5.6.3.2  Te e So  Te o  Te p us  ST p st 5.6.3.3  V th ere was a sh vertising and ere mentione ecutives nee  know what  ction Items  reate templa evelop a quic eed to better ith funding.  evelop graph hite text with rovide a reus uring the wor rget the guid ading State Utah DOT  tah DOT proc omain of upp tah DOT is cu ith current re tah DOT, afte rategic data  nits.  Texas DOT  xas DOT is c ntirely on the ftware Syste xas DOT had rder to store  xas has crea rocure the clo ed by the Pe ARS II has be erformance,  arted to ado Virginia DOT  irginia DOT is rough public ort discussio  monetizatio d.  d to know th to ask for fro tes and a che k one‐page e  define the t ical represen  colored gra able presenta kshop but us ance toward  DOT Activi urement ser er managem rrently procu strictions.  r reviewing d coordinator a urrently host  AWS cloud u m.   to request a data in the c ted a dedicat ud‐based sy nnsylvania T en running f capabilities, a pt systems pr  currently ex ‐private part n about the f n through pu at technolog m people wh cklist of thing xecutive sum erm "sustaina tation of the phics.   tion on tech ing layman's  business de ties Identifi vices does no ent; once acq ring SaaS pro ata practices nd is envisio ing its Statew sing a third‐  waiver from loud.  ed IT procure stem. The sys urnpike Com or over 2 yea nd cost of cl ovided by M ploring EIP fin nerships and inancial susta blic‐private  y is emerging o provide IT. s to conside mary of reco bility." Most  concepts wit nology in the  terms.  cision makers ed During th t have autho uisition is ac ducts throug  in the Utah  ning embedd ide Traffic A party, cloud‐b  the Texas De ment at the  tem is availa mission to pu rs now and h oud alternati idwestern So ancial sustai  advertising.    inability of a partnerships   to make this    r in EIP devel mmendation  executives w hin the guida  guidance do ; IT people w e Worksho rity on IT pur cepted, proc h third‐party healthcare in ing IT/data s nalysis and R ased ATMS  partment of state level th ble to other rsue IT acqu as tangibles  ves. Ohio DO ftware Syste nability and  In particular,  DOT EIP, an of advanced  more cost‐e opment/mai s.  ill associate  nce docume cument as it  on't read th p  chases. Auth urement follo  contracts so dustry, is cu taff in each o eporting Syst solution from  Information at has made state agencie isition.  figures regar T and Arizon m.  EIP services m   the DOT is e d topics such  EIP capabilit ffective and  ntenance.  "sustainable nt; mix black was presente is.   ority is solely ws through.
From page 212...
...   212      monetization of more advanced services such as mobile applications and online search tools  built on top public datasets.   

Key Terms



This material may be derived from roughly machine-read images, and so is provided only to facilitate research.
More information on Chapter Skim is available.