Development and Management of Sustainable Enterprise Information Portals (2018)

Below is the uncorrected machine-read text of this chapter, intended to provide our own search engines and external engines with highly rich, chapter-representative searchable text of each book. Because it is UNCORRECTED material, please consider the following text as a useful but insufficient proxy for the authoritative book pages.

3      2 Task 2 – Conduct Interviews with State DOTs This chapter describes the work performed in Task 2 of NCHRP Project 20‐103, “Guidance for Development and  Management of Sustainable Information Portals.”  Task 2 was the first step in supporting the research team’s  top‐down, bottom‐up approach to the design of sustainable enterprise information portals (EIPs).  The top‐down  part of the approach started with defining, at a high level, the Department of Transportation (DOT) EIP  framework, its approach to sustainability, and its various high‐level components (See the diagram in Figure 38).   Task 2’s intent was to complement the framework by identifying the various framework components.  To do so,  the research team followed the bottom‐up approach—discovering and generalizing the key DOT EIP business  processes without focusing on their individual instantiation.  The objectives of Task 2 are as follows:      Identify guidance needed by DOTs   Identify EIP development and best practices within DOTs   Understand and develop business cases for developing sustainable EIPs   Understand and develop the functional requirements of a sustainable DOT EIP   Accommodate different DOT interviewees’ perspectives  During September of 2015, interviews were conducted with 12 stakeholders across different subject matter  areas.  Once the interviews were conducted, the various business cases and functional requirements that were  revealed were isolated, merged, and organized into this single document.  This document presents an overview  of the interview approach, state‐of‐the‐practice analysis, and subsequent needs assessment.    2.1 Task 2.1 Identify and Schedule Interviews To refine the interview and interviewee selection process, the various business processes typically offered by  DOT EIPs were categorized.  From these categories, a preliminary list of functions, services, or topics that were  believed to be deployed in most DOT EIPs was created.  Using this information, the basis for the interviewee  selection process was developed.  The selection process was as follows:    Documents and Library Services – Services pertaining to documentation publishing, record keeping,  video and image archival, and publication and journal subscriptions.   Knowledge Management and Data Governance – Topics relevant to data acquisition, data tagging, data  discoverability, data access, and data preservation.   Information Technology (IT) Services – Services and topics relevant to portal hardware, software, on‐  premise infrastructure, cloud services, and networking.   Financial Services – Services pertaining to payroll, budgeting, project funding, and accounting.   Bid and Contract Services – Services pertaining to contracting process information, bid, acquisition, and  project tracking.   Geographic Information System (GIS) and Mapping Services – Services such as GIS file downloads, GIS  web services, mapping of traffic conditions, construction, assets, and chain stations.   Public Outreach Services – Services pertaining to public information sharing, such as 511, projects,  performance and weather, and lane closure and construction.   Environmental Services – Services pertaining to environmental monitoring and alerts such as extreme  weather, flood, earthquake, and air quality. 

4       External Users – Topics pertaining to DOT EIP external stakeholders’ interactions such as search and  discovery, upload, and download.   Executive Level, Future Trend, Security Concerns – Topics pertaining to the executive view of the  understood purpose of the DOT EIP, the current funding challenges, internal and external  communication, enterprise culture and processes, future requirements, and funding.   Asset Management, Engineering, and Maintenance Services – Services pertaining to the development,  deployment, maintenance, and retirement of DOT assets.   Operations and Performance – Services pertaining to the operation of DOT systems and the measure of  their performance and efficiency using such indicators as traffic speed, volume, occupancy, and incident  information.   Photo and Video Services – Services pertaining to the collection, storage, search, and archiving of DOT  photo and video of infrastructure from drone, satellite, or ground, as well as operation and asset  pictures or video, such as inspection images or incident videos.  Based on the recommendations provided by the panel during the kickoff meeting and experience and contacts  within state DOTs, the research team identified the leading DOTs/EIPs in the country.  The Research Team used  the Interview Topics as a guide to identify interviewees.  With the help of the NCHRP 20‐103 Project panel  members, the research team identified over 16 different interviewees.  The 16 interviewees included: 14  internal DOT EIP stakeholders from Caltrans, Nevada DOT, the Regional Transportation Commission of Southern  Nevada, and North Carolina DOT and 2 external DOT EIP stakeholders from Parsons Brinckerhoff and AECOM.   Each internal DOT interviewee was associated with one or more interview topics.  Primary and secondary  interviewees were identified for some of the topics to be prepared for cases in which the primary interviewee  might no longer be available for interview.    In order to narrow down the focus areas and potential interviewees to the 10 interviews that the research team  intended to conduct, the team used an online survey tool and asked the panel to rank the interview topics and  focuses developed in Task 2.2 by order of interest.  Once the survey was completed, the votes were summarized  and a priority list was established for the interview topics, focuses, and interviewees.  Figure 1 and Figure 2  show the results of the online survey and the interview topics and focuses ranking.  The higher the score, the  lower the rank of the topic/focus to be emphasized in the interview.  For example, in Figure 1, financial services  is a low‐priority topic whereas asset management, engineering, and maintenance services are of high priority.   Similarly, in Figure 2, the search and discovery focus is of high priority whereas funding is the lowest priority  focus. 

      F   Figure 1. Ran igure 2. Ran ked interview ked interview    topics.   focuses.      5 

6      The list below shows the top 10 topics of expertise that were selected for interviews based on the panel ranking:    1. Asset Management, Engineering, and Maintenance Services  2. Knowledge Management and Data Governance  3. GIS and Mapping Services  4. Operations and Performance Management Services  5. Documents and Library Services  6. Bid and Contract Services  7. IT Services  8. External Portal Users  9. Environmental Services  10. Executive Level, Future Trend, Security  Table 1shows the title and the agency of the interviewees selected for each topic.  2.2 Task 2.2 Develop Draft Interview Guide Once the interviewees were identified, the interview guide was developed using the topics and focuses  described above.  The primary intent of the interview guide was to capture a non‐exhaustive list of use cases  and functional requirements.  The interview guide contains a list of questions to be used to understand each  interviewee’s point of view.  Specific questions focused on understanding the experience and expertise of the  interviewee and identifying portal characteristics, technical resources and capabilities, technical or institutional  barriers and concerns, and success factors.  The end of the interview guide focused on sustainability issues to  infer what the future expectations will be and what kind of changes need to be adopted.  The questions were  open ended to allow the interviewees to answer in their own words, with no influence by any specific  alternative suggested by the interviewer.  The conduct of the interviews was conversational, and the  interviewers paraphrased and adjusted the order of questions to enhance rapport and keep the discussion  moving forward.    Appendix A presents the interview guide in full.  A summary of the guide follows.  2.2.1 Welcome  Following introductions, the interviewer provided a brief overview of the project and the goals of the interview.   Housekeeping items related to the interview process (e.g., timekeeping and note‐taking) were also explained.  2.2.2 Interviewee Background  Prior to each interview, brief background research was conducted regarding the interviewee and their  respective organization to better understand his or her role, expertise and experience, and EIP involvement.  On  the phone, each interviewee was asked to characterize their experience and fill in any blanks to aid in  understanding their background.   In particular, the interviewee was asked to provide a high‐level overview of the EIP(s) with which he or she had  experience and the kind of data available through the EIP. 

7      2.2.3 Characterize End‐Users  In this section of the discussion, the interviewee was asked to describe the key users of the EIP(s) and, if  applicable, to prioritize user groups or user goals from an institutional perspective.  Questions in this area  focused on users who were internal or external to the organization and the types of tasks they need to  accomplish.  Questions were also used to understand the interface and other mechanisms used to access the  portals.  2.2.4 Technical Topics  Next, the interviewer drilled down into various technical areas based on the knowledge of the interviewee and  the types of portals and users with which they had experience.  Not all questions in this section were  appropriate for all interviewees, and relevant questions were selected to provide the most value during the  discussion.  The various technical areas are presented in approximate order of importance based on the panel  input described above and are as follows:   Search and Discovery.   Explores the DOT EIP needs for search and discovery and helps define how  content organization and search will need to be implemented.    Data and Metadata.  Explores the data needs of DOT EIPs and helps identify how portal data need to be  collected, refined, explored, organized, and maintained.    Reliability.  Explores how reliable DOT EIPs need to be and helps identify the various failures and  potential failures that portals/services could be subject to and what is needed to minimize their impact.   Business Objectives.  Focuses on extracting the business objectives and business requirements of DOT  EIPs because it is important to understand objectives and requirements early to avoid erroneous  assumptions that could affect the accuracy of future deployments.   Performance.  Explores the performance that will need to be delivered by DOT EIPs and helps  understand scalability, capacity, and high availability.   Maintainability.  Explores how DOT EIPs will need to be administered and maintained and how  portal/services are currently being managed and helps identify DOT EIP maintainability requirements.   Front‐End Systems.  Explores the front‐end systems that will be used for access to DOT EIPs, helping to  identify how users will connect to the portal and what kinds of devices they will use.   Availability.  Explores the availability needs of DOT EIPs and identifies the portal needs in order to  successfully provide DOT EIP services over time and understand the availability requirements for each of  these services.  Different services might require different levels of availability.   Security.  Helps determine the security needs of DOT EIPs.   Back‐End Systems.  Examines the current and future DOT EIP back‐end systems to assess what will be  needed to support the current and future needs of the DOT EIPs.  Scalability, performance, and data  center organization are among the factors explored.   User Behaviors and Patterns.  Focuses on extracting information related to the people who will use the  portal, such as when they will use the portal, how they will access it, and how they have used previous  portals. This information is key to identifying new requirements.   Technical Goals.  Focuses on how a portal is implemented.  It is used to define target population,  performance standards, and other factors related to goals more precisely.   Future Growth.  Focuses on assessing what capacity will be needed in the future, establishing DOT EIP  growth expectations, upcoming changes, and the needs to accommodate them. 

8       Funding.  Explores the funding and acquisition of DOT EIPs, helping to identify the ways sustainable DOT  EIPs need to be funded, acquired, and retired.  2.2.5 Vision  Interviewees were asked to take a step back and envision how they would like to see the portals they work with  evolve in the next 5 years.  They were asked to describe an idealized vision by assuming there were no financial,  technical, or resource barriers.  Following this, the interviewees were asked about the feasibility of this vision for their own organization and/or  in general across other similar organizations.  Interviewees were provided probe questions related to (a) what  currently works well and might facilitate the future vision and (b) what might serve as obstacles to their vision  and what is needed to overcome these obstacles.  2.2.6 Close‐Out  Finally, interviewees were asked follow‐up questions to provide additional details and opinions not yet put forth.   They were thanked for their participation and invited to provide any additional information at a later date via  phone or email.  2.3 Task 2.3 Conduct Interviews Following the development of the interview guide, each of the selected interviewees was contacted by email.   The same email template was used for each interviewee, providing a brief overview of the project, why they  were being contacted, by whom they were recommended, and the topic that the research team intended to  focus on during their interview.  The team worked with the interviewees to determine a 1‐hour time slot that fit  their schedule as well as that of our interviewing team.  In some cases, there were difficulties contacting the  interviewees and, in others, an alternative contact was suggested who either had more time available or more  relevant subject matter expertise.    All interviews were held via teleconference using UberConference due to its recording abilities.  At the beginning  of the interview, the interviewee was informed that it was being recorded.  The interviewing team then began  walking through the interview guide, as discussed in Section 2.2.  The interviewees were guided to focus on the  discovery of general DOT EIP use cases and the functional requirements of the portal being discussed.  The  conversation was redirected if it became too detailed or off topic.  If answers became too vague, the  interviewers adapted to each interviewee’s background by probing for more details or asking subsequent or  related questions.   For each of the interviews, with the exception of one (due to scheduling challenges) there were three members  from the research team on the teleconference—two asking the interview questions and one taking detailed  notes.  The interviewers worked together to try to get the most valuable information from the interviewee  within the 1‐hour time slot.  The interviewers learned from each interview and reassessed the formulation of  each question and the order of the questions to make sure the questions were fully understandable by both  business and IT professionals.  In all but two interviews, the interviewers focused on defining, in a general  fashion, the data, processes, and interfaces being discussed or implied.   In many of the interviews, additional contacts were provided in order to help the team gain more information  about specific aspects of the portals.  Leveraging these recommendations, the research team conducted 12  interviews rather than the 10 originally planned.     

9      Table 1. Interviewees’ area of expertise, job title, and institution.  Area of Expertise  Title  Institution  Asset Management, Engineering, and  Maintenance Services  Engineering Services Manager  Nevada DOT  Knowledge Management and Data  Governance  Knowledge Strategist  Washington State DOT  GIS and Mapping Services  Caltrans Earth Coordinator  Caltrans  Director of FAST  Regional  Transportation  Commission of  Southern Nevada  Operations and Performance  Management Services  Statewide Manager Connected  Corridors  Caltrans  Documents and Library Services  Torts, Claims, and Records  Management  Washington State DOT  Bid and Contract Services  Program Manager of Sustainable  Purchasing and Intellectual  Property Programs  Caltrans  IT Services  Data Processing Manager III  Caltrans  IT Coordinator and Traveler  Information  Caltrans  External Portal Users  Supervising Traffic Engineer  Parsons Brinckerhoff  Environmental Services  Senior Research Engineer  Caltrans  Executive Level, Future Trend, Security  Former Chief Information Officer North Carolina DOT       

10      On several occasions, the research team reached out to a wide variety of DOTs and contractors. The most  expedient response was from Caltrans, which is why the majority of the interviews were conducted with  Caltrans staff.  While the research team acknowledges that this majority may raise concerns, Caltrans is one of  the largest DOTs in the nation, spanning a huge geographic area.  Because of this, Caltrans implements functions  and encounters issues similar to the ones found in many other DOTs, particularly large DOTs such as Texas DOT,  Florida DOT, and Illinois DOT.  There are 12 districts in California, and to a large extent, each one was built out  differently and uses a different IT architecture and different metadata.  Because of this heterogeneity, there is a  wide variety in the EIPs throughout the agency, allowing the research team to gain insight into both aged  systems and new ideas and varying sizes and dynamics of end user groups.  Caltrans is also mandated by the  State of California to make its data public, making it easier for the research team to discuss data and portals with  the interviewees.  In addition, the team believes that the processes used by Caltrans are very similar to the ones  in place at most DOTs and can provide good insight into the various components of the DOT EIP framework.   To visualize the project’s progress and ensure that the research team touched on each of the interview focuses  during the interviews, an interview completeness table, or matrix, was used.  The interview completeness matrix  lists all 10 interview topics as rows and all interview focuses as columns.  For each interview, whenever the team  discussed and obtained information for a certain focus area, the corresponding cell was checked in the matrix  that was used to rank the interview focuses (shown in Figure 2).    Table 2 shows the number of focuses the team was able to discuss during all interviews.       

11      Table 2. Interview completeness matrix.  Focuses  Topics  Bu si ne ss  O bj ec tiv es   Te ch ni ca l G oa ls   U se r B eh av io rs  a nd   Pa tt er ns   Ba ck ‐E nd  S ys te m s  Fr on t‐ En d  Sy st em s  Da ta  a nd  M et ad at a  Fu tu re  G ro w th   Se cu rit y  Se ar ch  a nd  D is co ve ry   Pe rf or m an ce   Av ai la bi lit y  M ai nt ai na bi lit y  Re lia bi lit y  Fu nd in g  Documents and Library Services  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  Knowledge Management and Data  Governance  1  1  1  1  1  1  1  0  1  1  1  1  1  1  IT Services  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  Bid and Contract Services  1  1  1  1  1  1  1  0  1  1  1  1  1  1  GIS and Mapping Services  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  0  Environmental Services  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  External Portal Users  1  1  1  1  1  1  1  0  1  1  1  1  1  0  Executive Level, Future Trends  1  1  1  0  0  1  1  1  1  0  0  1  0  1  Asset Management, Engineering, and  Maintenance Services  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  Operations and Performance  Management Services  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1  1 

12      2.4 Task 2.4 Transcribe and Analyze Annotated Interview Data The research team performed a text‐mining analysis on both the transcription and notes of each interview.  The  intent was to use text analysis to identify terms used by interviewees and possible additional elements not  revealed during the review.  To prepare the text for analysis, the recording of each interview was transcribed  using a crowdsourcing transcription service called CastingWords.  We requested to the transcription service was  requested to transcribe only the interviewee’s answer in order to avoid capturing terms used by the interviewer.   Then, the collected interview notes were added to the generated text.  The textual content of each interview was analyzed using the statistical software R to assess the words used  during the interview, their frequency, and their co‐occurrence.  Each of these analyses generated three  visualizations:   A histogram of the most frequent terms used by the interviewee. This plot shows the terms that were  used often by the interviewee when responding to the interview questions.  This plot can reveal what  the vocabulary for a specific topic should be and the current or future focus of a specific topic such as  “mobile” or “security,” which can reveal new DOT EIP functions or framework components.  Discovery of  new vocabulary, functions, or components is not guaranteed, especially if the interviewee responses  were vague or lacked vision.   A wordcloud to represent graphically the most prominent term being used. Wordclouds are an  alternative way to display word frequency.  They allow for more terms to be displayed than a histogram  and, therefore, allow more terms to be found.   A hierarchical cluster visualization representing the group of words that occurred together during the  interview. Hierarchical cluster plots are a way to discover co‐occurring terms in an interviewee’s  response.  Co‐occurrence of terms in a specific topic can sometimes reveal DOT EIP functions, issues, or  problems.  Issues can be detected by looking at terms correlated with negative words, but the analysis is  not guaranteed to find all possible functions or issues mentioned in an interview.  When there is little  text to analyze and a limited amount of words, strong terms can be difficult to identify.  These visualizations were used to support and orient the research team in the identification of functions,  activities, actors, and requirements of each of the interviewees’ portals.  The text‐mining analysis represents a  minor part of Task 2.  It was not intended to replace the interview and elicitation process but to support and  enhance it by allowing researchers to identify terms, patterns, and correlations that may not have been  detected during the conversations.  The text‐mining analysis was also a way to start building a basis for the  development of a domain language or a controlled vocabulary and taxonomy specific to the DOT EIP and its  various functions.  Controlled vocabularies and taxonomies are essential to the integration and discoverability of  portal content and services.  While the text analysis plots presented in this report show only the most frequent  terms used by the interviewee, the analysis generated a list of all terms used by each interviewee that could be  leveraged to create a controlled vocabulary.  Without a controlled vocabulary, improving, searching, and controlling EIP content would be nearly impossible.   To be discoverable, EIP content needs to be tagged and classified using specific metadata.  These metadata need  to be understandable by the users of the portal regardless of age, culture, or specialty. Prior to classifying  content, DOT EIP metadata need to be defined, developed, and organized.  Interview text analysis and  visualization, such as word frequency (wordclouds) and term clustering charts, allowed the research team to  identify candidate and predominant terms for each of the EIP topics.  In addition, they helped the team identify 

13      how these terms are correlated, providing a basis for how to organize terms with respect to each other (the  basis of taxonomy development).   During the text analysis, the research team attempted to use TRB’s Transportation Research Thesaurus (TRT).   The TRT contains 5,791 terms describing various aspects of transportation.  Out of the 2,686 distinct terms  isolated within the interviews, only 948 of them were found in the TRT.  Some terms that could be useful in  understanding the capabilities of DOT portals such as “contractor,” “portal,” “fatality,” “advisory,” “record,”  “feed,” “posting,” “dashboard,” and social media names were missing from the TRT.  The TRT focuses heavily on  terms culled from research reports and publications in the transportation field.  The terms used by DOT  employees, contractors, and other practitioners in the course of their work are of a different nature and are  often not reflected in the TRT.  Therefore, the research team decided to not limit our text analysis to the terms  found in the TRT.    In a traditional text‐mining analysis, specific words called “stopwords” that occur often in the English language  are filtered out of the text prior to the analysis.  Stopwords are words like “the,” “with,” and also some common  verbs like “to be” or “to have.”  The stopwords list in this analysis was modified in order to keep some of the  stopwords after the team observed the co‐occurrence of negative verbs such as “don’t” with other terms.  The  negative terms allowed us to determine terms associated with aspects of the topic or portal that interviewees  were not able to achieve or were not currently doing (i.e., the difference between what they envisioned and the  current reality).   The negative words were typically surrounded by words such as “resources,”  “money,” and  “support,” revealing a lack of resources or funding.  For example, Figure 4 shows a correlation between the term  “resources” and “don’t” emphasizing the comments made in the interview about lacking resources to expand  the assets sensor network infrastructure.   Stemming is the mapping of words to their root word (e.g., “university” to “universe”).  This process is also done  in traditional text analysis or domain analysis.  The research team performed stemming on the text analysis, but  the results are not shown herein.  While stemming did reveal the root and frequency of root terms in each  domain, it also combined terms that were not necessarily equivalent such as “universal” and “university.”   Because of this, the team decided to also perform the text analysis without the stemming step.  In addition,  specific words were purposely removed and kept in the document corpus.  Also, some terms were kept in  singular and plural form, such as DOT and DOTs, to try to analyze how often interviewees and DOT websites  referred to other DOTs or groups of DOTs rather than themselves.  This process was used to identify the possible  or current sharing of resources across DOTs.   Below are the visualizations (Figures 3 through 32) and observations the research team made for each of the 10  topics during this analysis. 

  2 O .4.1  Asse F bservations:  Inform high p “resea Unive  INRIX such a  Futur the N  Mobi to rev log as t Managem igure 3. Asse   ation, acces riority for as rch” relates  rsity of South : Reveals the s INRIX, in th e and camera evada DOT in le and device iew Nevada a set informati ent, Engine t manageme s, managem set managem to the Nevad ern Nevada   need for the e case of the s: Refer to t terview.  s: Refer to tw sset data, su on using mob ering and M nt, engineeri ent, and rese ent, enginee a DOT’s need in Las Vegas.  DOT EIP to s  Nevada DOT he desire to a o different u ch as traffic  ile devices in aintenance ng, and main arch: Manag ring, and ma  to share ass hare DOT ass .  rchive stream ses expresse camera video  the field.     Services  tenance serv ing user acce intenance se et informatio et data with  ing video fr d in the inte  and speed s ices most use ss to inform rvices.  In thi n with the r external thir om traffic ca rviews: the u ensors, and t d terms.  ation appear s instance, th esearchers at d‐party consu meras, expre se of mobile  he desire to  14    s to be a  e term   the  mers,  ssed in  devices  audit and 

  Observations:  Addit traffic Figure 4. A   ional terms, s  camera vide sset manage uch as reten os.  ment, engine tion and med ering, and m ia files, emph   aintenance s asize the de   ervices word sire of the Ne cloud.  vada DOT to 15   archive 

  O   bservations:  Cluste asset   Cluste and th  Cluste interf  Cluste for a D Figure 5. As   r (mobile, ti tracking or m r (don’t and e lack of sup r (provide, c ace providing r (people, tra OT to mana set managem me, departm anagement a  resources): R port for traff ameras, INR  video from t nsportation, ge the conte ent, enginee ent, applicat pplications u efer to the i ic sensor net IX, portal, de he camera to  business, re nt it makes av ring, and ma ion and asse sing mobile  nability to de work expans vices, and re  external thi search, conte ailable to bu   intenance se t): Reveal the technologies velop mobile ion.  quest): Reve rd‐party con nt and mana sinesses and rvices word c  desire or w .   asset manag al the functio sumers (INRI gement): Co  researchers. luster.  ill to impleme ement appli ns of a DOT  X) upon requ rrelate with t   16    nt field  cations  portal  est.  he need 

  2   O .4.2 Know bservations:  Contr DOT,  searc  Conte interv mana they a  Impro State  and im ledge Mana Figure    olled, vocabu to research a h and discove nt, managem iewee about ge content gl re not able t ve, search, a DOT to deve prove DOT  gement an 6. Knowledge lary, search  nd develop a rability.   ent, data, d  the lack of p obally, have  o search effic nd technolo lop technolog EIP search ca d Data Gove  managemen and research  stable and c ot, and don’t redictable inf a shared voca iently across gy: Refer to t y to automa pability for d rnance  t and data g : Refer to th onsistent con : Refer to the ormation fro bulary, or co  multiple dat he desire exp te the taggin eveloping and   overnance m e need, expre trolled voca  point made m DOT porta ordinate am a sources.  ressed in the g of new con  maintaining ost used term ssed by the  bulary for DO  by the Wash ls.  Most stat ong business  interview w tent being lo  efficient me s.  Washington  T content to  ington State e DOTs do n  areas.  Addit ith the Wash aded into DO tadata.  17    State  improve   DOT  ot  ionally,  ington  T EIPs 

  Observations:  Langu interv and c  Regul interv and c Figu   age, synony iewee, to de ultures existi atory, funde iewee, for bo ompliance re re 7. Knowle ms, and desc velop a contr ng within a D d, and guidan th state and quirements t dge managem ribe: Refer to olled vocabu OT.  ce: Refer to   federal regu o support the ent and dat  the difficult lary understa the need, ex latory suppor  developme   a governance y, expressed  ndable by th pressed by th t to help obt nt of sustaina    wordcloud. by the Wash e various lan e Washingto ain funding a ble DOT EIPs   ington State  guages, gene n State DOT  nd generate .   18  DOT  rations,  guidance 

  O   bservations:  Cluste inform incorp  Cluste the W  Cluste need  that D  Cluste the on searc DOT c Figur   r (user, chan ation (mobi orating new r (don’t, dat ashington St r (business,  for research  OT informat r (WSDOT, v going effort  hability of the ontent using e 8.  Knowled ge, portals): le, web, text   ways to sear a, resources) ate DOT inte research): Re in the develo ion can be ex ocabulary, te at the Washi  DOT conten  the develop ge managem  Refer to the  search, socia ch and discov : Reveal the  rviewee.  fer to the lac pment of con tracted by an chnology, se ngton State D t across the e ed controlled ent and data changing wa l media, alert er informati lack of resou k of understa trolled voca d accessible  arch, improv OT to devel ntire DOT an  vocabulary.    governance ys that DOT u s) and the ne on as it is bei rces to mana nding, by th bulary and ta to DOT users e, good, fut op a global co d to deploy   word cluster sers use por ed to develo ng developed ge and contr e business si xonomy info .    ure, dot(s), c ntrolled voc technologies .  tals and acce p a portal ca .  ol data expre de of DOTs, o rmation to en ontrolled): R abulary to im  to automatic 19  ss  pable of  ssed by  f the  sure  efer to  prove  ally tag 

  2   O .4.3 GIS a bservations:  Porta and d  Lot, m the Ca featu previo  Image by the the im more  nd Mapping   l, dashboard ashboards.  W ake, things,  ltrans interv res were not  us GIS serve ry, analysis:  portal interf agery data n difficult to m  Services  Figure 9.  : Reveal that  eb map serv don’t, work, iewee when  ready to use  r setup becau  Refer to the  aces and ser eed to take p ove between GIS and map the primary G ices were m  time, softwa deploying a n and required se of a lack o need express vices.  This ra lace (client o  clients and s ping services IS interfaces entioned, bu re, Google, i ew GIS serve  additional sc f time and re ed by the int ises a questi r server) as t ervers.     most used te  used by our t not as one o ssues: Refer  r in‐house an ript develop sources to d erviewees fo on as to whe he imagery d rms.   interviewee f the primar to the difficu d discoverin ment.  Caltra evelop these r imagery an re the analys ata get more s were web p y interfaces.  lties encount g that many  ns rolled bac  scripts.   alysis to be s is and render  precise, larg 20    ortals    ered by  of its  k to its  upported  ing of  er, and 

  Observations:  Secur interv enhan  KML,  used   Beta:  chang   ity, incident, iewee after d cements the Google, beta by the intervi Also refers to ing rapidly a Figure   beta, update eploying the y needed to  , ESRI, ArcGI ewees as the  the difficult nd never real 10. GIS and m , enhancem  new GIS ent develop in‐ho S: Refer to th y develop GI ies encounte ly reached a  apping serv ents: Refer to erprise serve use to reme e GIS enterp S services wit red by the in stable stage.   ices wordclou  the security r, the securit dy them.  rise solutions hin their DO terviewee wh     d.   issues encou y issues they  deployed an Ts.   en dealing w ntered by th  encountered d the GIS sta ith software 21  e   and the  ndard   that was 

  O   bservations:  Cluste the D exper  Cluste resou  Cluste deplo   r (work , don OT was not a ience.  r (time, issu rces to imple r (dashboard y, and mainta Figure 1 ’t , things):  ble to develo es, Google, s ment the Go , lot, make) in multiple d 1. GIS and m Refer to the m p and deploy oftware, dep ogle software : Refer to the ashboards le apping servic any feature  completely  artment, fas  within the d  need, expre veraging the   es word clus s of the Goog due to a lack  t): Also refer epartment. ssed by the in  same GIS se ter.  le Earth Ente of time, reso s to the lack o terviewees,  rvices and da rprise servic urces, and/o f time and/o to be able to tasets.  22    e that  r  r   design, 

  2   O .4.4  Oper bservations:  PeMS move Unive  Lot, is sever and fo  PeMS Caltra datas  Plann by pla ations and  Figure 12.   , Berkeley, c  of an experim rsity of Califo sues, party:  al sources (Ca rmats.  , real, time, d ns does not p et every mon ing, traffic: R nners.  Performanc  Operations a hallenge, yea ental traffic rnia, Berkele May refer to  ltrans, distin on’t: Refer t rocess the t th.  efer to the fa e Managem nd performa rs: Refer to t  operation p y, to the Calt the difficultie ct, CHP and t o the fact, ex raffic operati ct, expressed ent Service nce manage he lessons le ortal (PeMS)  rans product s expressed  hird party) in pressed by t on data it col  by the inter   s  ment services arned by the from its deve ion servers o by the interv to PeMS wit he interviewe lects in real‐t viewee, that  most used t  interviewee  lopment lab ver the cours iewee in mer h each of the e, that the P ime.  It rolls   the PeMS sy erms.  while describ oratory at the e of a few ye ging data pro ir individual  eMS applicat out an additi stem is most 23    ing the    ars.  vided by  metadata  ion at  onal  ly used 

  O   bservations:  Push, capab  INRIX  ICM, a mana the cu Figure     search: Reve ilities.   , agencies, p nalysis, pilo gement of co rrent Caltran 13. Operation al that the P ublic, provide t: Refer to th rridor based  s ICM pilot in s and perfor eMS system i rs: Reveal so e next gener on operation  San Diego. mance mana s pushing dat me of the en ation of PeM s data feed (   gement serv a out to its u tities interac S, including p Integrated Co   ices wordclou sers and offe ting with the latforms foc rridor Mana d.  ring search   PeMS system used on the r gement or IC 24  s.   eal‐time  M) and 

  O   bservations:  Cluste provid  Cluste sever  Cluste forma Figure 1   r (don’t, rea e data to its r (years, pla al years of ar r (traffic, pe t standards a 4. Operation l, Caltrans, P users in real  nning, worki chived traffic ople, party, i cross the var   s and perform eMS, time): R time.  ng): Refer to   data.  ssues, lot): M ious data so ance manag efer to the f the users of t ay refer to t urces where    ement servic act that the C he PeMS sys he issues cre PeMS collect es word clus altrans PeM tem being m ated by the la s the data.  ter.  S system doe ainly planner ck of metad 25    s not  s using  ata and 

  2   O   .4.5 Docu bservations:  Docum system  Public system  Active are or  Oracl relatio ments and    ent(s), plan  and their in , engineers:  .   , directory, u ganized in gr e, records, st nal database Library Serv Figure 15. Do s, projects, y tended arch Refer to two ser, group:  oups with va orage: Refer   system (Ora ices  cuments and ears: Refer t ival time, wh  of the types  Refer to the f rious access  to the fact, e cle) to mana  library servi o the various ich extends m of users acce act, expresse rights to an a xpressed by  ge and searc   ces most use  types of doc any years.  ssing docum d by the inte ctive directo the interview h document  d terms.  uments store ents through rviewee, tha ry where doc ee, that the  records.  d in the desc  the describe t the system’ uments are s system is usin 26    ribed  d  s users  tored.   g a 

  O   bservations:  Tiffs:   Quest system  Searc direct   Reveals one o ions, public:  was to prov h, interface,  ly from the p Figure 16 f the format  Refer to the  ide docume displayed: Re ortal interfac . Documents  s (i.e., tiff im fact, express nts in respon fer to the ab e without ha and library se age) used to  ed by the int se to public i ility in the sy ving to down   rvices wordc store docum erviewee, tha nquiry or que stem to sear load them. loud.  ents in the sy t one of the  stions.  ch and visual   stem.   use cases of  ize documen 27  the  ts 

  O N bservations:  Cluste provid ote that add   r (people, ac e people wit itional cluste Figure 17.  cess, docum h access to d rs contain to Documents a ent): Refer to ocuments.  o many or to nd library ser  the fact tha o few terms t   vices word c t the describ o be interpre luster.  ed system’s m ted.  ain function 28     is to 

  2 O   .4.6 Bid a bservations:  Docum mana reque  BidSy the re  Bid, e intera nd Contract   ents, datab ges request f st submitted nc, post, pro quests receiv mail, interac cts with its D  Services  Figure 18 ase, request orms, related .   cess, public,  ed are poste t, intranet, u OT users prim . Bid and con s: Refer to th  documents, solicitation:  d and tracke ser: Refer to  arily throug tract services e fact, expres  and a log an Refer to the f d on a statew the fact, exp h email and o    most used te sed by the in d records in  act, expresse ide bid syste ressed by the n the DOT in rms.  terviewee, t a database th d by the inte m called Bid  interviewee tranet.  hat the syste e status of e rviewee, tha Sync.   , that the sys 29    m  ach  t some of  tem 

  Observations:  Sprea using   Files:  to sup as ind   dsheet: Refe spreadsheet Refers to the port the pur ividual files i Figure rs to the fact s in parallel w  fact, express chase or bid  n a folder.    19. Bid and c , expressed b ith the datab ed by the int request that  ontract servi y the intervie ase due to t erviewees, t are managed   ces wordclou wees, that s he dated nat hat requests   independen d.  ome of the re ure of the lat can contain a tly from the    quests are t ter.   dditional do requests and 30  racked  cuments   stored 

  O   bservations:  Cluste intera  Cluste the re  Cluste interv succe   r (user, intra ctions with b r (document quests are n r (solicitatio iewee, that t ssful (e.g., no Figure 2 net, interact id or purchas s, don’t): Re ot attached d n, reports, p here is a nee  one bid on a   0. Bid and co , bid, email): e requesters fer to the fac irectly to the ublic, proces d for reportin  specific opp ntract servic  Refer to the  are done via t, expressed   requests in a s, BidSync, po g of BidSync ortunity desp   es word clust  fact, express  email and th by the interv  database b st): Refer to  activities to  ite many rev er.  ed by the int rough the D iewee, that d ut kept and m  the fact, exp identify why  iews).  erviewee, th OT intranet. ocuments re anaged sepa ressed by th some bids w 31    at most  lated to  rately.   e  ere not 

  2   O   .4.7 IT Se bservations:  Big, lo datas datab  Don’t use of  Busin issues of res rvices    t, issues: Ref ets) are beco ase due to th , cloud: Refe  cloud servic ess, user, iss  using IT syst ources to im Fig er to the fac ming larger a e dated natu r to the fact,  es.  ues: Refer to  ems, and the prove the per ure 21. IT se t, expressed  nd the reque re of the latt expressed by the fact, exp  issues are of formance of rvices most u by the interv sts are track er.    the interview ressed by the ten related t  a specific sys   sed terms.  iewees, that  ed using spre ees, that th  interviewee o lack of trai tem.  some of the d adsheets in p e DOT does n s, that some  ning on a spe atasets (i.e., arallel with t ot currently  users are hav cific software 32     GIS  he  allow the  ing   or lack 

  O   bservations:  GIS: R mode  Image stream handl   efers to the f rnization wit s: Refers to t s of images  ing camera o act, expresse hin the DOT.  he fact, expr and do not c r streaming f Figure 22. IT d by the inte   essed by the urrently allow ailures.   services wor rviewees, th  interviewees  the use of c   dcloud.  at GIS is curre , that the DO loud service ntly the mai T IT systems s, which pres n factor push  manage larg ents challeng 33  ing for IT  e  es when 

  O   bservations:  Cluste not cu  Cluste happe email  Cluste interv betwe Note that   r (don’t, clou rrently feasi r (security, b ning by the t  link that is n r (storage, s iewees, that  en DOTs acr  additional cl d): Refer to  ble due to leg ig, people):  housands ev ot IT infrastru tates, social,  the storage o oss states is c usters contai   Figure 23. IT  the fact, exp al restriction Refer to the f ery day and a cture related images, dots f large amou urrently an i n too many o services word ressed by the s on the data act, expresse re mostly th .  , haven’t): M nts of data, s ssue.  r too few ter    cluster.   interviewee  and its stor d by the inte e result of hu ay refer to t uch as image ms to be inte s, that cloud  age location  rviewees, th man error, s he fact, expre s, on cloud i rpreted.  implementat outside the D at security iss uch as clickin ssed by the  nfrastructure 34    ions are  OT.  ues are  g on an   shared 

  2   O   .4.8 Exter bservations:  Acces with a down  Roadw files c  File, i such a throu   nal Portal U   s, files, basic  DOT portal  loads or FTP. ay: Refers t ontaining roa ssues: Refer t s corrupted  gh the DOT w sers  Figure 2 , typically: Re is to exchang    o the fact, ex dway inform o the fact, ex files, mislabe eb portal tha 4. External p fer to the fa e files betwe pressed by th ation to supp pressed by t led files, outd t need to be ortal users m ct, expressed en contracto e interviewe ort design a he interviewe ated files, o  sent by mail   ost used term  by the interv rs and DOTs t e, that the c nd impact an e, that there r documents   on a flash dr s.  iewee, that  hrough serv ontractor is p alysis.   are sometim too large to b ive.  the main inte ices such as w rimarily look es file‐relate e transferre 35    raction  eb  ing for  d issues,  d 

  O   bservations:  Crash porta  GIS, e extern  Count the fil   , issue: Refer ls are corrupt xcel, maps, d al user.  y, area, spec es requested Figu  to the fact, e ed or incomp ataset, form ific, entire, s  are specific  re 25. Extern xpressed by  lete and cra at: Refer to t tatewide: Re to an area at  al portal user the interview sh the tools t he type of co fer to the fac the county le   s wordcloud. ees, that som hey are open ntent exchan t, expressed  vel and rare   e of the file ed with.  ged betwee by the interv ly at a statew   s obtained fr n the DOT an iewees, that  ide level.  36  om DOT  d the  most of 

  O N e c t   bservations:  Cluste porta  Cluste the in the po Note that ote: In the h ncoding used haracter in h ext analysis.    r (user, secu l security rest r (storage, p terviewee, th rtal and forc  additional cl ierarchical cl  during the t exadecimal ( Figur rity, make, p rictions ofte ortal, media at storage lim e external us usters contai uster plot, “d ranscription  d5), which sh e 26. Externa eople): May  n make it imp , lot, issue, ca itations on  ers and DOT  n too many o 5” is present of the origina ould have be l portal users refer to the f ossible to do n’t, big, acce DOT portals r personnel to r too few ter  in some of th l interview.   en removed     word cluster act, expresse wnload need ss, based): M estrict the ab  utilize email ms to be inte e terms.  Th It led to a mi during the p .  d by the inte ed files for a ay refer to t ility to trans  or flash driv rpreted.  is is due to a  sinterpretati unctuation re rviewee, tha  job or an an he fact, expr fer large files es to exchang non‐English  on of the apo moval step o 37    t DOT  alysis.  essed by   through  e data.  language  strophe  f the 

  2 O   .4.9 Envir bservations:  Fault, interv  Map:   Users  USGS third  onmental S    information iewee.  Reveals the p , bridges, eng : Refers to th party and use ervices  Figure 27 : Refer to the resence of m ineers: Refe e need descr d to perform . Environme  data ingeste apping capa r to the main ibed by the in  analyses (i.e   ntal services  d, analyzed a bilities as pa  users of the terviewee to ., the U.S. Ge   most used te nd displayed rt of the port  web portal d  ingest data  ological Surv rms.   by the syste al.  escribed by t files generat ey [USGS]).  m described he interview ed periodical 38     by the  ee.   ly by a 

  O   bservations:  Sprea and a  Mode and m by the  Locat searc  Stude was d design   dsheet, table ccessible on t ls, criteria, c aintain mod  portal user. ion, time: Re hable using b nt, develop,  esigned using  and security Figure s: Reveal a w he web port alculations, d els that perfo   fer to the nee oth space an change, code  students as .   28. Environm ay, other tha al using table ataset, form rm calculatio d, expressed d time.  : Refer to th  developers a ental servic n the use of  or spreadsh at: Refer to t ns on ingest  by the inter e fact, expres nd had to be   es wordcloud  maps, that t eet formats. he need, exp ed datasets b viewee, to st sed by the in  modified an .  he analysis re ressed by th ased on vari ore data so t terviewee, t d improved i sults can be  e interviewee ous criteria e hat they are  hat the web  n terms of in 39  displayed  , to run  ntered  portal  terface 

  O   bservations:  Cluste they e  Cluste interv inform and m Note that   r (things, pe ncountered  r (USGS, ma iewee, that t ation aroun aintenance.   additional cl Figure ople, design, difficulty dev p, lot, inform he system co d various fau usters contai  29. Environm  interface): M eloping the w ation, fault,  llects a large lts, and displ n too many o ental service ay refer to t eb portal int bridge, engin  amount of in ays analysis r r too few ter   s word cluste he fact, expr erface using eers): Refer  formation fr esults to eng ms to be inte r.  essed by the   their own re to the fact, e om USGS, au ineers focusi rpreted.  interviewee, sources.  xpressed by  gments it wit ng on bridge  40     that  the  h sensor  design 

  2 O   .4.10 Execu bservations:  Data, the D  Busin refere perfo  Data, gover the lif tive Level,  Fig    access, auth OT level rega ess, model, r nce models  rm its tasks.   governance: nance group  e of a datase Future Tren ure 30. Execu entication: R rding authen eference: Re including fun  Refer to the that defines  t.  d, Security tive level, fu efer to the n tication and d fer to the ne ctions, proce  need, expres and manages   ture trend, se eed, expresse ata access r ed, expressed sses, services sed by the in  DOT data us   curity most u d by the inte ights for all D  by the inter , and actors  terviewee, to er roles, dat sed terms.  rviewee, to e OT data user viewee, to d needed for e  establish a  a access right stablish con s.   evelop busine ach business  centralized d s, and metad 41    trol at  ss  area to  ata  ata over 

  O   bservations:  Archit interv  Secur appea  Feder DOTs  Fi   ecture, mod iewee, to mo ity, cloud, em r to be more al: Refers to  regarding da gure 31. Exec el, capabilitie del the archi ployees: Re  secure than  the need, exp ta governanc utive level, fu s, services, r tecture of a D fer to the opi most DOT on ressed by th e.  ture trend, a eference: Re OT prior to  nion, express ‐premise IT i e interviewe   nd security w inforce the n attempting to ed by the int nfrastructure e, for federal ordcloud.  eed, express  control its d erviewee, th s.   support to d   ed by the  ata.   at most clou evelop guida 42  ds  nce for 

  O N     bservations:  Cluste future to be   Cluste of a D  Cluste interv ote that add Fig   r (system, p  of DOT syst developed to r (access, bu OT portal ne r (dot, authe iewee, of bo itional cluste ure 32. Execu eople, cloud, ems includes  redefine the siness): May eds to correc ntication, st th DOT and s rs contain to   tive level, fu  model): May  the use of cl  way DOT bu  refer to the  tly define an ates): Refer t tatewide aut o many or to ture trend, an  refer to the oud services  siness areas  fact, expresse d control dat o the use, ex hentication s o few terms t   d security w  fact, express and that new operate usin d by the inte a access right pressed by th ystems to co o be interpre ord cluster.  ed by the int  business ref g cloud servi rviewee, tha s based on it e North Car ntrol access t ted.  erviewee, th erence mode ces.  t each busin s needs.  olina DOT  o DOT porta 43    at the  ls need  ess area  ls. 

44      2.5 Task 2.5 Review and Analyze Sitemaps The interview content revealed many of the services, functions, requirements, and issues found within DOT  portals.  However, it did not give too much insight on the DOT public portals outside of traveler information.   Public end‐users were found in services such as the “Bid and Contract Services” or “Documents and Library  Services,” but often these services do not publish their public data directly.  Instead, their public data are relayed  to another part of the DOT that deals with public communication—a part that the research team did not  interview.  To augment the Task 2.4 findings and discover more about what DOTs expose to the public through  their public portals, the sitemaps of 41 DOT public websites were analyzed.  Table 3 shows a list of the DOT  websites analyzed.  The analysis performed is similar to the text analysis performed in Task 2.4; however, instead of analyzing the  interview transcripts and notes, the titles and descriptions of DOT website pages were used.  It should be noted  that the results of this analysis may be vague due to the limited amount of text present in some of the DOT pages.  A web crawler application, ScreamingFrog, was used to collect the titles and descriptions of all first‐ and second‐ level webpages of each DOT website.  Next, the titles and descriptions were analyzed as a whole using the  statistical software R.  Finally, text analyses similar to the ones found in Task 2.4 were performed—namely, term  frequency analysis and term co‐occurrence analysis—and the same visualizations were generated:   A histogram of the most frequent terms used by the websites   A wordcloud to represent the most prominent term being used in the websites   A hierarchical cluster visualization representing the groups of words that occurred together on the  websites  Much like the interview text analysis, this evaluation was performed to enhance the findings of the interview  analysis.  In particular, it was used to capture the external (or public) functions performed and vocabulary used  that were not mentioned in the interviews.  Similar to the interview text mining, the analysis and visualizations  were generated primarily to identify candidate terms, predominant terms, and the relationships among these  terms.  Instead of using common stopwords, the research team designed a list of stopwords to include terms such  as “511” that would have been removed otherwise.  This analysis was used to reveal existing DOT public portal  requirements and functions that were not necessarily mentioned during the interviews.  The analysis includes the  integration of DOT portals with various social media websites such as YouTube, Twitter, Flickr, WordPress, or  Facebook; the presence of rail, aviation, and transit travel information; and the publication of reports tracking the  progress of large, publicly funded projects.  To verify the findings, the team conducted a term correlation analysis  on some of the discovered terms and assessed potential functions using the related terms found.  The research  team then proceeded to search our DOT public website index for the DOT web pages containing the presence of  these correlated terms.  Once a list of web pages containing the terms was obtained, the research team opened  the web pages to confirm the presence of the discovered functions.  An example of this process is described  below.  Figure 33, Figure 34, Figure 35, Figure 36 and Figure 37 show the visualizations generated during this task.     

45      Table 3. List of DOT websites analyzed.  DOT  Link  Alabama DOT  http://www.dot.state.al.us/  Alaska DOT  http://www.dot.state.ak.us/  Arizona DOT  http://www.azdot.gov/  Arkansas DOT  http://www.arkansashighways.com/  California DOT  http://www.dot.ca.gov/  Colorado DOT  https://www.codot.gov/  Connecticut DOT  http://www.ct.gov/dot/site/  District of Columbia DOT  http://ddot.dc.gov/  Florida DOT  http://www.dot.state.fl.us/  Georgia DOT  http://www.dot.ga.gov/  Idaho DOT  http://itd.idaho.gov/  Illinois DOT  http://www.idot.illinois.gov/  Indiana DOT  http://www.in.gov/indot/  Kansas DOT  http://www.ksdot.org/  Kentucky DOT  http://transportation.ky.gov/Pages/default.aspx  Maine DOT  http://www.maine.gov/mdot/  Maryland DOT  http://www.mdot.maryland.gov/  Massachusetts DOT  http://www.massdot.state.ma.us/  Michigan DOT  http://www.michigan.gov/mdot/  Minnesota DOT  http://www.dot.state.mn.us/  Missouri DOT  http://www.modot.org/  Montana DOT  http://www.mdt.mt.gov/  Nebraska DOT  http://www.transportation.nebraska.gov/  Nevada DOT  http://www.nevadadot.com/  New Hampshire DOT  http://www.nh.gov/dot/  New Jersey DOT  http://www.state.nj.us/transportation/  North Carolina DOT  http://www.ncdot.gov/  Oklahoma DOT  http://www.okladot.state.ok.us/  Oregon DOT  http://www.oregon.gov/odot/pages/index.aspx  Pennsylvania DOT  http://www.penndot.gov/Pages/default.aspx  Rhode Island DOT  http://www.dot.ri.gov/  South Carolina DOT  http://www.dot.state.sc.us/  South Dakota DOT  http://www.sddot.com/  Tennessee DOT  http://www.tn.gov/tdot  Texas DOT  http://www.txdot.gov/  Utah DOT  http://www.udot.utah.gov/  Vermont DOT  http://vtrans.vermont.gov  Virginia DOT  http://www.virginiadot.org/  Washington State DOT  http://www.wsdot.wa.gov/  Wisconsin DOT  http://wisconsindot.gov/Pages/home.aspx  Wyoming DOT  http://www.dot.state.wy.us/home.html 

  F s s   igure 33 show tate projects ocial media ( s that the m , traffic safet e.g., Faceboo Figu ost frequent y, bridges, co k, Twitter).     re 33. DOT w  content pub nstruction in ebsites most lished on DO formation, co    used terms. T public web ntact inform sites related  ation, travel  to highway p information  46    rograms,  and 

47      Table 4. Most common words found on DOT public websites.  511  design  info  photo  safety  access  development  information  plan  search  accessibility  district  license  planning  service  act  drive  link  plans  site  action  driver  local  policy  state  adopt  employment  maintenance  privacy  system  aviation  engineering  management  program  traffic  bicycle  environmental  map  project  transit  bridge  Facebook  media  public  transportation  business  find  motor  publications  travel  center  freight  new  rail  twitter  commission  gov  news  report  vehicle  construction  government  office  request  weather  contact  governor  online  research  web  county  highway  pedestrian  resources  website  data  home  performance  road  work  department  improvement  permits  route  YouTube       

  F f t 5 igure 34 show unctions.  Th ransportation 11 Travel Inf s additiona e terms “rail”  modes othe ormation Tel F l terms not di  and “aviatio r than roadw ephone Serv igure 34. DO splayed in th n” reveal the ays.  The ter ices, which w T websites w e Figure 33 h  presence of m “511” refe ere discovere   ordcloud.  istogram and  travel or pro rs to the pre d in 20 of th  reveals add ject informat sence of page e 41 website   itional portal ion pertainin s relating to s reviewed. 48    g to   FHWA 

  T t t O N T t w p t   he hierarchic o the lack of  erms across a bservations:  Clust Exam Freew  Clust exam Acces ote that oth o understand erm “rail” sh ebsite pages ercentages.   his corpus.  al cluster plo descriptive c ll the review   er (freeway,  ples of such  ay Travel Ti er (accessible ple of such a sible Parking er clusters ar  the process own in Figure  with the ter The team no Fi t of the DOT ontent on som ed websites  travel): Reve pages are the mes,” and “S , parking): R  page is the D  in the Distri e too vague a  used to deri  34.  The res m “rail.”  Tab ted that the    gure 35. DOT  public websi e of the ana and difficulty al the presen  Nevada DOT peeds.”  eveal the pre istrict of Col ct and Bill 21 nd contain t ve functional earch team s le 5 shows a  correlations w  websites wo te analysis di lyzed webpa  correlating t ce of highwa  web pages  sence of info umbia DOT p ‐175, The Acc oo few or too  requirement tarted by find list of these t ere very low   rd cluster.  d not lead to ges, which le erms.  y travel infor titled “Freew rmation rela age titled “P essible Parki  many terms s from the w ing the word erms and th , below 50%  many usable d to a very s mation on D ay Travel Spe ting to acces ublic Roundta ng Amendme  to be interp ebsite text a s that co‐occ eir associated , due to the s  results.  Thi parse distribu OT public po eds Nevada, sible parking ble on the S nt Act of 201 reted.  nalysis, consi urred on DO  correlation  parseness of 49    s is due  tion of  rtals.   ” “Urban  .  An  tate of  5.”  der the  T public  in   terms in 

50      Table 5. Terms associated with the term "rail" in DOT public website pages.  Terms Associated with "Rail"  Correlation Percentage  passenger  27%  enhancements  14%  corridor  13%  commuter  12%  tunnel  12%  intercity  10%  transit  10%  issues  10%  times  7%  ride  6%  announces  6%  freight  6%  station  5%  funding  4%  free  3%  info  1%  projects  1%    The research team saw that the term “rail” co‐occurred in some DOT website pages with the terms “passenger,”  “commuter,” “intercity,” “transit,” and “times.” This co‐occurrence reveals the presence of rail traveler  information content on some DOT public web pages.  To verify this claim, the team proceeded to identify which DOT public website pages contained two or more of  these correlated terms by querying the website index.  Table 6 provides a list of DOT public websites where two  or more of the correlated terms were found.     

    T v e v f w T he research  erify that the ach provide  erify the pre eatures prov ebsite.  able 6. DOT p Massac Washin Illinois D Connec New Je Wiscon Californ Indiana Alaska D Virginia Arkansa District  team then br  discovered  a screenshot  sence of rail t ided by the M ublic websit DOT  husetts DOT  gton State DO OT  ticut DOT  rsey DOT  sin DOT  ia DOT   DOT  OT   DOT  s DOT  of Columbia  owsed the D portal functio of a page fro raveler infor assDOT page Figure 36. M es where the http T  http http http http http http http http http http DOT  http OT public we n was really  m the Massa mation funct  are linked t assDOT ligh  term “rail” a ://www.mass ://www.wsdo ://www.idot. ://www.ct.go ://www.state ://wisconsind ://www.dot.c ://www.in.go ://www.dot.s ://www.virgi ://www.arka ://ddot.dc.go bsite pages w provided by t chusetts DOT ion on some  o features of t rail travele   ppears sorte Website  dot.state.ma t.wa.gov/  illinois.gov/ v/dot/site/ .nj.us/transp ot.gov/Page a.gov/  v/indot/  tate.ak.us/ niadot.org/  nsashighway v/  here correla he DOT pub  (MassDOT)  DOT portals.  the Massach r information d by occurren .us/  ortation/  s/home.aspx s.com/  ted terms we lic website.  F public websit   It should be usetts Bay Tr    page.  ce count.    re found in o igure 36 and e that was u  noted that m ansportation 51  rder to   Figure 37  sed to  ost of the   Authority 

    2 I i u c i t ( a o c 2 T i p E .6 Task 2 Requi n this task, th nterviews, an se of a DOT p ases identifie nterviewees'  he research t e.g., the auth ssociated wit f the derived ases, but wil .6.1 Busin his section d nterview and articular.   ach of the bu  Busin users  Archit the po  Vision term  obsta F .6 Summa rements D e findings of d DOT public ortal to fulfi d and merge vision.  From eam derived entication ne h a compone  functions, su l result in onl ess Cases  ocuments th  text analysis siness cases  ess Goals. W ?  What are u ectural Fram rtal? What p . What are t (about 5 year cles to imple igure 37. Ma rize Findi ocument Tasks 2.4 and  website ana ll a business  d them with   the combina  the general f eded by a D nt of the DO ch as the ne y one compo e key busines  process and presented be hat is the DO sers’ needs a ework. Wha olicies impac he anticipate s)?  What are mentation?  ssDOT light r ngs and D  2.5 were re lyses were is need.  For ea the informat tion of the u unctions (e.g OT portal to f T EIP framew ed for authen nent in the D s cases ident  does not rep low is organ T trying to ac nd desires re t are the dat t the archite d business ne  the factors  ail traveler n evelop Bu viewed, the v olated.  A bu ch topic, the  ion about the se cases, dat ., the presen ulfill each tas ork (architec tication serv OT EIP frame ified in Task  resent any o ized around t complish by  garding acce a sources, bu cture?   eds and des required for t   ews and upd siness Ca arious busin siness case re research tea  system’s da a, services, in ce of geospa k).  Each of t tural framew ices, will be f work.  2.  Each busin ne person’s o he following providing ce ss and use of siness service irable technic his to be fea   ate page.  ses and Fu ess cases we fers to a des m reviewed t ta, services,  terfaces, and tial data stor he derived fu ork) describ ound across  ess case refl r organizatio  types of info rtain types of  these data? s, and interf al changes in sible, and wh nctional re revealed in cription, a ta he various bu interfaces, an  interviewee age) and req nctions was ed in Figure 3 multiple bus ects the tota n’s opinion i rmation:   data or serv   aces encomp  the near‐to at are poten 52   the  sk, or a  siness  d   visions,  uirements  then  8.  Some  iness  lity of the  n  ices to its  assed by  ‐mid‐ tial 

  T la i E     2 2 S p d i o lo e T IT c R p d t he architectu yers of the f nto three ma ach layer is s .6.1.1 Asset M .6.1.1.1 Bu tate DOTs pr artners.  Use ocument the nclude other  wn assets on cal universit nforcement  he asset man S componen ompletely in egardless of  erformance  ata.  Historic rends and va ral framewo ramework de in layers: (1)  eparated by  anagement  siness Goals  ovide asset m rs are intern  state of the  agencies, wh  high‐order f ies and engin and lawyers.  agement of  ts.  In other  dependent o the method  require the a al data can b rious conditio rk section fo fined in the  a presentatio a logic servic Fig and Engineer anagement  al agency em system, mak ich often use acilities and o eering firms  physical asse cases, state D f the surveilla adopted, the bility to acce e used to cre ns.  Real‐tim r each busine Interview Gu n or interfac e abstraction ure 38. DOT  ing Services  and engineer ployees who ing decisions  the DOT ass n their own  conducting w ts is often co OTs have est nce and con  managemen ss, archive, a ate an under e asset data  ss case ident ide (See Figu e layer, (2) a   layer and a d EIP framewor ing services  utilize data t  and underst et managem facilities.  Ot ork on beha mbined with  ablished spe trol functions t of individua nd analyze as standing of a can be used    ifies compon re 38).  The fr logic or busin ata abstract k diagram. in an effort to o manage th anding perfo ent system fo her external  lf of the agen surveillance  cific asset ma  of the traffi l assets, thei set condition sset perform to monitor sy ents and org amework de ess layer, an ion layer.    share inform e transportat rmance over  r recording t users include cy and, occa of the transp nagement c c manageme r performanc  data and sy ance over tim stem assets  anizes them  composed th d (3) a data l ation with u ion system a time.  Extern he presence   research tea sionally, law  ortation syst apabilities th nt personnel e, and overa stem perform e by identify and respond  53  using the  e portal  ayer.   sers and  nd  al users  of their  ms at  em using  at are  .   ll system  ance  ing 

54      immediately to remedy failure and avoid major system disruption.  In general, crash data are excluded from this  work, but the analysis of crash data often falls within the realm of asset management and engineering services  since it is used to determine system performance.  Case A: Pavement condition and serviceability indices are collected on the system and enable data‐driven  decisions regarding pavement maintenance activities.  These data are used by both the planning and  operations staff in the agency.  Case B:  An inventory of available devices (e.g., traffic signal equipment cabinets and the devices  contained inside) can help the DOT study the budgetary impacts of systemic and systematic upgrades to  hardware and equipment.  Case C:  A roadside inventory, which could be LIDAR‐based, allows for spatial analysis of point‐cloud  elements, particularly to identify deficiencies in geometric design.  Case D: Immediate access and control of live assets, such as surveillance video feeds and surveillance  systems, can be provided to authorized users (e.g., law enforcement) to promote quick recovery from  incidents and manage the larger impacts of planned, non‐planned, and emergency events.  Case E: The extension of fiber‐optic communication networks by state forces along transportation  corridors creates a communications asset that can be used by the agency, other agencies, and can even  be leased to telecommunications providers.  Case F:  Immediate access to asset condition and performance data allows the agency to competently  respond to requests, media inquiries, and events.  Case G: DOT asset management team reviews and analyzes historical asset behavior data and system  performance data to identify trends, establish maintenance schedules, and forecast budgets.    2.6.1.1.2 Architectural Framework  Table 7 shows the basic architectural elements of portals servicing planning and operations goals according to  the DOT EIP conceptual framework.  

55      Table 7. Asset management and engineering services components.      Architectural Element  Policy Components  Interface  Applications Programming  Interface  User Interface   Authentication for internal  and external users   Interface access and  privileges established for  each role.   Standardized format and  taxonomy to organize and  visualize asset data   User manual and training   Format and standard  documentation   Bulk asset import interface   Automated asset inspection  and audit interface   Automated asset report  generation interface   Asset performance alert  interface   Asset data streaming  interface   Public asset information  interface   Asset search and review  interface   DOT asset management  interface   DOT asset auditing interface   DOT mobile field asset audit  interface   DOT asset creation interface   DOT asset administration  interface  Business  Services  Non‐Real‐Time  Real‐Time   Authentication for service  internal and external users   Service access and  privileges established for  each role.   Standardized input and  output format for each  service   User manual and training   Format and standard  documentation   Ownership and  responsibility of services     Asset performance analysis  service   Asset inspection service   Asset data archival service   Traffic video archiving  service   Asset data logging service   LIDAR ingestion service   GIS layers ingestion service   Asset search and review  service   Asset web mapping service   Traffic video streaming  service   Traffic video search service   Asset performance data  streaming service   Asset audit ingestion service   Asset status reporting  service   Asset web mapping service  Data  Sources  Internal  External   Authentication for internal  and external users   Interface access and  privileges established for  each role.   Standardized format and  taxonomy to organize,  search asset data   Asset data, audit logs and  video retention policies   Ownership and  responsibility of datasets   Asset inventory activities  log   Asset inventory   Asset documentation  archive   Asset performance data  and log   Surveillance systems,  including traffic data and  video data and log   LIDAR data archive   Other agencies data such as  law enforcement crash data   Vendor traffic data and  fixed‐asset data   Crowdsourced asset data   Vendor LIDAR data       

  2 P t s r le T s c t c s i c i r T s m t u p p 2 2 W k g i o t P t c (    .6.1.1.3 Vis roviding for t he location, c ystem perfor eal‐time data gacy portals he fixed‐asse ystem data, i ontrol system he operation ollection, and ystem that p nvolve sensit ollection whi n order to en ules.  he long‐term treaming dat ultiple data  ime, with ret nauthenticat articipation,  rotection.  Kno.6.1.2 .6.1.2.1 Bu hile DOTs a nowledge m roups.  Porta nformation a f strong know ime.  roper knowl axonomies th urrently cons http://trbkm TRB’s Tran TRB’s Spe (http://on NCHRP Pr (http://on ion  he inventory ondition, an mance, often  that are like .  t manageme ncluding roa s; and the c  of these syst  convention ermits access ive transport le also auditi sure complia  goal of tran a is to allow  sources, and ention of ma ed user acce and use of th wledge Mana siness Goals  re frequently anagement (o ls are develo ccessibility.  P ledge mana edge manage at maximize idering this i .org/).  Addit sportation R cial Report 28 linepubs.trb oject 20‐68A linepubs.trb  and manage d functionalit  relying on t ly being distr nt systems n dside appurte abinets, hard ems.  The us al user‐based  at a variety  ation data.  T ng external u nce with ope sportation da system integ  the dissemin ny data sourc ss is already  ird‐party dat gement Activ  focused on d r lack thereo ped in respo ortal develo gement prac ment practic  discoverabili ssue.  Also, th ional resourc esearch Thes 4: Transport .org/onlinepu , Scan 12‐04, .org/onlinepu ment of tran y of fixed ass hose fixed as ibuted to tho eed to provid nances; traf ware, comm e of extensiv  condition ra of levels, whi he entire sys ser data requ n records act ta managem ration with in ation of raw  es provided  a trend in sev a and proces ities  eveloping to f) that can im nse to people pment is a co tices can imp es should inc ty, and autom ere is an exi es to aid the  aurus (http:/ ation Knowle bs/sr/sr284.  “Advances in bs/nchrp/do sportation d ets.  Addition sets, has the  usands of en e for automa fic control de unications eq e high‐resolu tings and aud le remaining  tem will use  ests, includi s, freedom o ent for real‐t ternal and ex and partially for ongoing p eral applicat sed informat ols to help us pact the eff ’s need for in stly and time rove the utili lude clearly d ated conten sting TRB Tas creation of k /trt.trb.org/t dge Network pdf)   Transportat cs/NCHRP20   ata will requi ally, the me potential to g d users using ted and aud vices and sys uipment, and tion imagery iting service open to user auditing tool ng those of a f information ime data and ternal data s  processed d erformance  ions develop ion requires  ers find info iciency, usab formation a ‐consuming  ty, usability,  efined busin t developme k Force on K nowledge ma rt.asp)  s  ion Agency K ‐68A_12‐04.p re an enhanc asurement of enerate an e  a variety of  ited collectio tems; traffic   network ne , three‐dimen s will work to s for basic ta s for reportin cademic and  legislation,   the analysis ources, seam ata to thousa analysis.  Ext ed by agenci clear policies rmation, it is ility, and sati nd, often, the endeavor, an and sustaina ess goals, us nt.  FHWA an nowledge Ma nagement p nowledge M df)  ed ability to   transportati normous am web‐based a n of transpor surveillance  cessary to su sional data  gether in a s sks that do n g anomalies   local agency and administ  of collected  less process nds of users  ensive  es and agenc  regarding pr  often the un sfaction of DO ir frustration d the establi bility of porta eful and accu d AASHTO a nagement  ractices inclu anagement” 56  identify  on  ount of  nd  tation  and  pport  eamless  ot  in data   partners,  rative  ing of  in real  y  ivacy  derlying  T user   with  shment  ls over  rate  re  de  

57       Ongoing pooled fund study project producing a scan of research databases at DOTs in an effort to create  common taxonomies and potentially automate resource management activities.  Case A: DOT executive supports the development and management of data governance across the entire  agency.  Case B: DOT IT employees, DOT business leaders and DOT content management teams collaborate to  improve the development of a shared language across the agency and increase DOT content discoverability  by DOT end users, leveraging ongoing efforts from FHWA and AASHTO.  Case C: DOT business teams and DOT IT leader teams design portal components following the guidance  established by DOT knowledge management and data governance teams.   2.6.1.2.2 Architectural Framework  This section lists desirable elements of knowledge management that should be considered in a portal  architecture.  Table 8 shows the basic architectural elements affected by knowledge management processes  according to the DOT EIP conceptual framework.     

58      Table 8. Knowledge management and data governance components.  Architectural Elements and Policies  Interface   Portal interface needs to capture user interests by identifying the way that users search (through  search monitoring, tagging, note taking) to refine the portal indexing and metadata   Portal interface needs to enable both search capabilities and incremental filtering of search  results   Portal interface needs to allow personalization of search and display features  Business  Services   Search and review services need to utilize control vocabulary and taxonomies established by  knowledge management and data governance team   Search and review services need to provide user search statistics to knowledge management and  data governance team to help define a common language for DOT business areas; account for  variability in technical language and identify terms used by users and stakeholders not capable of  objectively characterizing their searches and vocabularies.   Business areas, IT specialists, and knowledge management experts see systems in different ways  and should work together to define and describe the portal services, taking into account  regulatory requirements, data creator and maintainers. They should also collaborate in  establishing portal services discoverability to avoid duplication and replication of services across  the agency.   Portal user generating data should be the owner and maintainer of this data.  Data Sources   Portal needs to leverage the content (controlled vocabulary, taxonomies, thesauri) to establish  datasets, metadata, and indexes to facilitate content search and discovery   Datasets metadata should leverage controlled vocabularies including antonyms and synonyms   Data retention schedules should be developed at an enterprise‐level   Portal data retention policies should preserve data discoverability over the entire retention  period.    2.6.1.2.3 Vision  There is currently a tension between traditional web‐based portals and social media.  Attitudes toward these  technologies vary across generations, and thus, DOT stakeholders and user groups have different expectations  about who owns data, whether or not data should be shared, and if so, how?  However, portal development  persists and must consider these new interaction modes.  Likewise, older DOT employees need to become more  educated about the benefits of sharing information digitally.  DOTs sometimes prioritize the development of tools (i.e., portals) and do not focus sufficiently on the content to  be managed by these tools.  This means that information literacy should be prioritized and considered in a tool‐ agnostic environment.  Promoting literacy may improve the ability of DOT business areas to function in an  integrated fashion (compared to the current siloed fashion) and improve the discoverability of information for  DOTs and external end users.  This requires not only understanding the language of DOT business area owners,  but also understanding how users search.  The various “siloed” languages and the search behavior of DOT end  users can be leveraged to organize and tag DOT content efficiently using crowdsourced methods, such as  folksonomy, to generate metadata and taxonomies.  Information literacy is a particularly challenging issue in DOTs affected by diversity in regional attitudes and  business area expertise and generational differences in experience.  Knowledge management practices can 

  a e c r la G a e B a t 2 2 G v a S d is f a t a 2 T t ddress this a fficiently and apabilities so esearch and  nguage and  uidance is n nd content m nd users, but usiness area ppreciate the echnology to GIS .6.1.3 .6.1.3.1 Bu IS services a ariety of DOT nd a few ext ometimes G ownload or,   leading the  ormats and m nd quickly m o break down nd visualize  Case A constr Case B to pla Case C Case D citizen .6.1.3.2 Ar able 9 shows he DOT EIP c nd have been  more reliab  that executi implementat common app eeded to help anagement.  experts in th  experts shou  broad conte  provide usef and Mapping siness Goals  re now becom  user groups ernal users (e IS services are more rarely,  merging of s ade accessib ake use of da  established DOT location : Technical s uction data.  : Technical e ce a model o : News repo : Public‐faci s who want  chitectural Fr  the basic arc onceptual fra  gaining atte ly used.  How ves and infor ion.  This foc roaches to c  coordinate    Each area b ese areas fre ld be respon xt in which t ul and/or usa  Services  ing a prefer  including DO .g., contracto  also offered through GIS  iloed DOT dat le through a ta they wou  barriers betw ‐based data.  taff input an Staff also pre xperts—such n a certain sp rters utilize in ng website h to know wha amework  hitectural el mework.  ntion in the t ever, there n mation owne us may lead t ontent mana across three rings specific quently don sible for dete he informati ble informat red way to se T staff (e.g.,  rs, news rep  on the publ web mapping asets.  This i  common DO ld not traditio een DOT dis d monitor inc pare regular  as engineer ot on a highw cident image as inquiries fr t’s going on n ements of po ransportatio eeds to be m rs can wisely o coordinatio gement.  separate are  knowledge a ’t understand rmining wha on might be u ion.    arch, visualiz planners, en orters, emer ic‐facing port  services.  W s allowing tra T EIP that en nally use to  ciplines or lo ident data in  performance s, consulting  ay system. s for reportin om a variety ear their lan rtals servicin   n sector so t ore awarene  allocate res n across pro as of expertis nd skills to b  each other’ t information sed, and the e, and analy gineers, asse gency respon al, most of th ithin the DOT ditional DOT ables DOT st do their work cations by of  real time or   reports.  companies, s g and prese  of entities ra d.   g planning an hat informati ss of knowle ources to dat grams to ma e—technolo ear on provid s goals, need  is needed, b y often over ze various DO t manageme ders, and res e time throu , GIS is beco  datasets to b aff and exter .  GIS service fering a com make enhan urveyors, or p ntations.    nging from n d operation on can be mo dge managem a governance ximize shared gy, business a ing informat s, and langua ut they don’ estimate the  T datasets f nt, and opera earchers).   gh a GIS laye ming ubiquit e converted nal users to d s have the p mon way to r cements usin lanners—m on‐profits to s goals accord 59  re  ent      reas,  ion to  ges.   t always  ability of  or a  tions)  r  ous and   to GIS  iscover  otential  epresent  g  ay want   private  ing to 

60      Table 9. GIS and mapping services components.  Architectural Element  Policy Components  Interface  Applications Programming  Interface  User Interface  Authentication and  roles for internal and  external service users   Service access and  privileges for each role   Geospatial visualization  standards   Standardized format,  metadata for  geospatial data   GIS layer search  interface    Multi‐layer GIS  analysis interface   LIDAR sharing interface   GIS rendering interface   GIS data ingestion  interface   LIDAR data ingestion  interface   GIS based alert  interface   GIS search and review  interface   GIS data visualization  interface   GIS data analysis  interface   GIS based mobile alerts   GIS data administration  interface  Business  Services  Non‐Real‐Time  Real‐Time  Authentication and  roles for internal and  external service users   Service access and  privileges for each role   Geospatial data quality  standards   GIS analysis standards   Standardized input and  output format  geospatial service   GIS data audit service   GIS search and  discovery service   GIS and LIDAR analysis  service   GIS and LIDAR  ingestion service   GIS based alerts service   GIS rendering service   GIS search service   GIS analysis service   GIS reporting service  Data Sources  Internal  External  Authentication and  roles for internal and  external data users   Data access and  privileges for each role   Standardized format,  metadata and  taxonomies for  geospatial data   Geospatial data  retention policies   GIS data library or  database including  performance data,  asset data, terrain  data, etc.   LIDAR data library or  database   GIS data archive   GIS data ingestion and  maintenance log   GIS data audit log   GIS data querying and  analysis log   Vendor imagery   Vendor LIDAR data   State or local GIS data  layers such as active  fire   Federal Agencies GIS  data such as USGS  Earthquake or flood  risks GIS layers.    2.6.1.3.3 Vision  GIS services will become an integral part of DOT EIPs.  Most location‐based DOT datasets will become part of GIS  data repositories and will be available through DOT EIPs’ GIS web services, allowing internal and external users  to search, combine, visualize, and analyze datasets that are currently managed and stored independently in 

  d a s d la T l d e p M s r N e d s o T m O lo r t 2 2 S i w p E r o la ifferent form n asset critic uch as averag ata such as a yer (which i his type of as iability covera ata collectio ither on a de roject or ass any GIS serv tandards and etention per ew GIS data xtremely larg ata presents toring, and s r a contracto he increasing anagement  verall, future cation‐base egions/distri ime GIS analy Ope.6.1.4 .6.1.4.1 Bu tate DOTs pr nternal agenc ell as emplo rojects.  xternal users esearchers, p rganizations  wyers.  Case A condi agenc Case B DOT s ats.  An exam ality analysis  e annual da sset replacem ncludes the p set criticality ge, and the  n side by allo sktop or a m ets and their  ices are avai  portal GIS in iods.    , such as LIDA e and could   difficulties re haring of new r using a por  use of dron of many add  iterations o d datasets to cts to produc sis involving rations and P siness Goals  ovide portals y employees yees who wa  also rely on  ublic safety o that utilize th : Operations tions and resp ies/organiza : Corridor op taff decision‐ ple of such  using a GIS o ily traffic [AA ent cost, as robability of   analysis wo performance wing GIS data obile device i effect on the lable, but DO terfaces to p R, are also o be used to pe garding stor  GIS dataset table data sto es to monito itional DOT G f GIS and ma  GIS format, t e GIS data, th  many GIS lay erformance M  to support t  that utilize d nt to underst these portals fficials, and  e data to me  staff rely on ond to incid tions.  erations staf making.  applications w perations lay DT]), combin set maintena threats such  uld be benefi  of its infrast  layers to be n the field.  A  surrounding Ts will need t reserve the f n the DOT ho rform even  ing and shari s.  Currently,  re carried by r assets at a l IS datasets. pping portal  he different  e large size o ers and non‐ anagement S he use of bot ata to mana and perform .  Some of th local transpo et discrete g  sensor data  ents, often in f use traffic d ould be the er (which pro ing the result nce cost, and as floods for  cial to DOT a ructure over  queried or a n example o  existing infra o remain pla lexibility and rizon.  This ty more sophist ng.  DOT port LIDAR data is  truck.  ow cost will a services will n data formats f upcoming G conventiona ervices  h real‐time a ge current co ance over tim ese users are rtation agenc oals and incl and camera   partnership  ata at a corr    identificatio vides locatio s with a GIS a  vulnerabilit each locatio sset mainten time.  GIS ser nalyzed on d f such a use c structure.  tform‐neutra  search capa pe of GIS da icated GIS an als will need  so large tha lso contribut eed to deal   used in diffe IS data and  l clients (e.g., nd historical  nditions and e and mitiga  DOT peers ( ies.  Other e ude the gene video and im with highway idor level in s n of DOT asse n and asset  sset data lay y), and incorp n).  ance budgets vices could a emand and t ase is the vis l when deali bility of GIS d ta, referred t alysis; howev  to support t t it is shared  e to the crea with the conv rent DOT fun the increasin  mobile devic traffic data.    make decisio te problems including priv xternal users ral public, ne age feeds to   patrol and o upport of ICM t risks by pe performance er (which co orating a thr , insurance a lso be used o o display res ualization of ng with GIS d ata during lo o as “point c er, the size o he ingestion, within a DOT tion and  ersion of exi ctional areas g demand fo es).   Users are bo ns in real tim  by undertak ate firms), u  are individua ws media, an monitor road ther   goals to su 61  rforming   data,  ntains  eat GIS  nd  n the  ults   a new  ata  ng  loud,” is  f the   indexing,   district  sting   or  r real‐ th  e, as  ing new  niversity  ls or  d    pport 

62      Case C: DOT operations employees perform regular performance reporting activities to describe  operation of freeways in the region.   Case D: DOT planners research and use warehoused traffic data as a resource to develop new projects  and resolve performance problems.  Case E: Lawyers occasionally inquire about specific traffic data, generally related to the location of  specific vehicles on a route.  Case F: News media representatives use traffic and incident data for specific stories and traffic reporting,  such as incorporating the camera feeds in their productions or relaying information to the public about  travel times related to construction activities.  Case G: The general public uses the portal, maps, interactive voice system and alerts of DOT travel data  and 511 services to review delays, construction zones, and traffic cameras.    Case H: Researchers from around the world search and download traffic and incidents to study traffic  behavior or develop new traffic management methods.  2.6.1.4.2 Architectural Framework  Table 10 shows the basic architectural elements of portals’ servicing planning and operations goals according to  the DOT EIP conceptual framework.     

63      Table 10. Operations and performance management service components.  Architectural Element Policy Components Interface  Applications Programming  Interface  User Interface  Authentication and roles  for internal and external  users   Interface access privileges  established for each role   Standardized format and  taxonomy to organize and  index traffic data, video  and images   User manual and training   Format and standard  documentation   Traffic data, video and  image search interface   Traffic data and video  streaming interface   Alerts registration  interface (social media,  SMS, etc.)   Traffic real‐time alerts  interface   Traffic data, video and  image downloading  interface   Traffic data, video and  image search interface   Traffic data, video and  image mapping interface   Traffic alerts registration  interface   Traffic data real‐time and  historical visualization  interface   Video and image real‐time  and historical playback  interface  Business  Services  Non‐Real‐Time  Real‐Time  Authentication and roles  for internal and external  users   Service access privileges  established for each role   Standardized format and  taxonomy to organize and  index traffic data, video  and images   Traffic data, video and  image quality control  standards   Traffic sensor data query  and analysis service   Automated traffic  Reporting and  performance analysis tools  (forecasting)   Traffic video and images  conversion service   Authentication service   Traffic data, video and  image inspection service   User activity logging  service   Traffic sensor data query  and analysis (forecasting)  service   Video streaming services   Video and image ingestion  and archiving service   Traffic data ingestion and  archiving service   Authentication service   Traffic data, video and  image inspection service   User activity logging  service  Data Sources  Internal  External  Standardized format  and taxonomy to  organize and index  traffic data, video  and images   Data and video  retention policies   Video and image  indexed archive   Traffic data indexed  archive   Traffic data cache   User activity logs   Third party traffic  data such as INRIX  data    2.6.1.4.3 Vision  Operations activities will increasingly become more focused on “in the loop,” real‐time decision‐making  (incorporating historical data), and traffic management analytics will need to keep up with these changes.    DOTs also will increasingly get data from partner organizations including individual cities, counties, and other  agencies that will include traffic data and signal data.  This larger scope of data will require increased  management of data and increased use of forecast modeling.  Connected vehicle data may become an  increasing part of this data growth.  There is a sense of pressure associated with connected vehicle data and an 

  u p B a a s i F w C i 2 2 D e m r f m a   2 T D   rgency to pr rogram may  ureaucracy a re slowing do re arising wh haring/using n difficulties  HWA or IEEE ith hardwar urrently, diff mporting and Doc.6.1.5 .6.1.5.1 Bu OTs maintai ngineering d ay need to a equests.  The requent and  illions.  Ofte nd respondin Case A correc Case B Case C public Case D Case E emplo Case F are co .6.1.5.2 Ar able 11 show OT EIP conce epare for the change over  nd legal requ wn the need en sharing d  data or using establishing e , could be be e and softwa erent functio  displaying d uments and L siness Goals  n written doc rawings) con ccess these   number of D occasional us n, librarians  g to request :  DOT engin tions or mod : DOT plann :  The gener  or a surveyo : DOT librar : DOT librari yees.  : DOT librari rrupted, inde chitectural Fr s the basic a ptual framew se data; how time.  Techn irements are ed transform ata among ag  external dat fficiency and neficial in ad re choices.  It nal areas are ata in the po ibrary Service uments and  taining inform materials for  OT employe ers.  The num are charged w s from the pu eering emplo ifications or  ing employee al public requ r may see ne ians ingest an ans receive d ans analyze t xed inapprop amework  rchitectural e ork.    ever, there is ology decisio  not keeping ation.  Fund encies and v a services (e  scalability in dressing thes  will be more  using compl rtal.  s  other kinds o ation about engineering  es who use t ber of store ith processi blic.  yees want a to perform m s will use exi ests informa w highway p d index new ocument req he content of riately, or ha lements of p  also some u ns must be su  up with ope ing can be slo endors acros .g., cloud sto  the future.   e challenges  important to etely unique f document r  their equipm or planning p his system m d documents ng and index ccess to plan aintenance a sting docume tion through  rojects and h  and old docu uests and sea  the DOT doc ve the wrong ortals servici   ncertainty w stainable ov rations decis w and challe s state borde rage) due to  Support from .  It may be a   prescribe d  formatting, a epositories ( ent and infr urposes or to ay be in the t  may be in th ing new docu s and docum ctivities.   ntation to pl public disclos ave question ments into t rch and retri uments repo  permissions ng document ith connected er time.  ion‐making, a nging to obt rs.  DOTs are state privacy   external au mistake to b ata‐formattin nd this caus e.g., images, astructure.  I  respond to  housands an e hundreds o ments, digiti entation in or an for new p ure channels s.  he DOT repos eve documen sitory and id .   retrieval go  vehicles sin nd technolo ain and, diffic  often restric laws.  This w thorities, suc e overly pres g standards. es difficulties  video, and  nternally, DO public inform d includes a  f thousands zing legacy m der to make  rojects.  .  For instanc itory.  ts for other D entify docum als according 64  ce the  gy needs  ulties  ted from  ill result  h as  criptive      in  T staff  ation  mix of   or  aterials,  e, the  OT  ents that   to the 

65      Table 11. Documents and library services components.  Architectural Element  Policy Components  Interface  Applications Programming  Interface  User Interface  Authentication and roles  for internal and external  users   Data access privileges  established for each role   Standardized format and  taxonomy to organize and  index repository  documents   User manual and training   Format and standard  document ingestion and  conversion   Automated ingestion and  metadata tagging interface   Automated repository  analysis and reporting  interface   Document repository  search interface   Document download  interface   Document repository  search and review  interface   Document scanning/ image  capture interface   Document ingestion and  tagging interface   Document repository  analysis interface   Mobile document search,  review and capture  interface  Business  Services  Non‐Real‐Time  Real‐Time  Authentication and roles  for internal and external  users   Data access privileges  established for each role   Standardized format and  taxonomy to organize and  index repository  documents   Document quality control  standards   Legacy documents  ingestion and indexing  service   New documents ingestion  and indexing service   Document inspection and  repository analysis service   Repository  backup/replication service   Repository document  search service   Repository document  rendering service   Authentication service   Document inspection  service   Document editing service   User activity logging  service  Data Sources  Internal  External  Standardized format and  taxonomy to organize and  index repository  documents   Document migration  policy   Document retention  policy   Electronic written  documents such as PDF or  Word indexed archive   Scanned images indexed  archive   Electronic documents such  as JSON or XML indexed  archive   User activity logs   Electronic documents  from external  agencies, legal firm  and contractors.    2.6.1.5.3 Vision  Documents and library services portals will benefit from the automation of document capture and indexing.   Large projects in particular can produce a large number of documents that become backlogged in the import 

  p t c a U b d d O e p d 2 2 T a a m a B u c p w a rocesses.  Of herefore, can onstantly be vailability (i.e ser interface e applied to  ocument wh ocument res n the data‐c ngineers will roduced and ata types or  Bid a.6.1.6 .6.1.6.1 Bu he provision ccomplished dvertisemen yriad of lega dministered  idding and c sers of varyin ontracting pr urposes of d hat can be a nalysts, whic Case A transp sourc agenc Case B activi inform cost o acquis Case C inform officia Case D autom DOT e ten, paper do not be adde ing added, an ., funding).    design and d enhance usa en searching ults for each  apture side,   be creating d  how docum document fo nd Contract  siness Goals   of design, co  by means of t to bid and e l code admin by general se ontract porta g size and lo ocess.  In ma ocument rev ccessed follo h limits auto :  DOT acqu ortation age e for project i ies and optim : The DOT a ties, such as n ation, remo f ensuring bi ition deman :  DOT acqui ation submi ls are anticip : DOT emplo atically insp mployee as t cuments tha d to the repo d the ability  This backlog  ocument tag bility for occa .  User activit user.  DOTs are mov ocuments a ents are crea rmats and ho Services  nstruction, p  contracted s xecution, is a istrative rule rvices perso ls must be re cation, while ny cases, no iew, often in  wing a solicit mation for ce isition emplo ncy projects  nformation t izing the use cquisition ma umber of req ving the need d compliance d.  sition employ tted and proc ating includi yees submit  ected for com he request p t need to be sitory.  The c to keep up w ultimately aff ging are also sional users  y data can be ing toward m nd associated ted and store w they can b olicy, operat ervices.  Adm  process tha s.  Within lar nnel that may adily accessi  also permitt n‐bidders wil the public int ation or bid r rtain types o yees manage to provide a c hat is compli  of transport nager analyz uests, reque  for manual a , and allowin ee users gen essed, allow ng in the pro an acquisitio pleteness an rogresses thr  retained hav ost of doing s ith the captu ects service t  important c and to maxim  leveraged to obile tools f  information d.  Thus, libr e stored and ions, and ma inistering th t is highly do ger agencies  service all s ble and secur ing internal u l access contr erest.  Some esponse, eve f requests.   a bidding po onsistent int ant and cons ation funding es the biddin st provenanc udits by DO g adjustment erate reports ing policy ana cess, particul n request to  d compliance ough the acq   e not been d o manually i re process is o users.  onsideration ize the odds  optimize se or their engi  in new ways ary services p  searched.  nagement se ese contracts cumented, ti , bidding and tate agencies e, providing  sers access a act documen  department n requiring t rtal that can erface to all  istent across  .  g portal’s da e, unit prices T acquisition  of DOT reso  on bidding i lysts to iden arly WBE and the acquisitio  and the ale uisition proce igitized and i s prohibitive.  tied directly  s, and variou  of a user fin arch criteria  neering staff .  This will ch ortals will ne rvices by Stat , from screen ghtly control  contract por .  access to a w nd commun ts using a po s have a stric hat inquiries  handle all bi bidders.  The the agency, r taset to visua , quantities o analysts, red urces and bu nquiries, requ tify bidders o  DBE entities n portal. The rts and warni ss.  ndexed and,   Documents  to resource  s improveme ding the requ and prioritize .  This means ange how da ed to consid e DOTs is typ ing and  led, and subje tals are host ide variety o ications rega rtal, merely  t policy conc  are handled  ds statewide   portal is a sin educing cost lize overall c f materials, a ucing the sign dgets to supp estors, and b f interest tha .   request is  ngs are sent  66  are  nts could  ired     that  ta are  er new  ically  ct to a  ed and  f external  rding the  for the  erning  by  for all  gle  s for local  ontract  nd other  ificant  ort  id  t agency  to the 

67      Case E: A new acquisition request is matched with a DOT acquisition team member based on its  expertise.  Case F:  A DOT acquisition team member tracks, updates, and completes requests with drawings and  engineering documents as the requests progress through the acquisition process.  Case G: A DOT employee communicates with DOT acquisition staff to remedy errors, non‐compliant of  request.   Case H: The DOT acquisition manager tracks overall request processing and manages the performance of  the DOT acquisition team.  2.6.1.6.2 Architectural Framework  Table 12 shows the basic architectural elements of portals servicing bid and contract services goals according to  the DOT EIP conceptual framework.     

68      Table 12. Bid and contract services components.  Architectural Element  Policy Components  Interface  Application Programming  Interface  User Interface   Authentication and roles  for internal and external  interface users   Interface access and  privileges for each role   Standardized format and  taxonomy to organized  bid and request interface   User manual and training   State bids service interface   Bids and request search  and review interface   Bids and request reporting  interface   Bids and request analysis  interface   Bids and request alert  interface   Bids and requests input  interface   Bids and requests analysis  interface   Bids and requests search,  review and tracking  interface   Bids and requests   Requester communication  interface   Bid and requests  administration interface  Services  Non‐Real‐time  Real‐time   Authentication and roles  for internal and external  service users   Service access and  privileges for each role   Standard input and  output for each service   Bid and request  compliance standards     Bid documents batch  ingestion and indexing   Bid and request report  service   Facilitate questions with  portal, with meta‐tagged  tracking system for  analysis   Bids and requests  audit/inspection service   Bids and requests analysis  service   Secure bid upload service   Bid response alert service    Bid and request analysis  service   Bid and request  visualization service   Bid and requests  administration service  Data  Sources  Internal  External   Authentication and roles  for internal and external  data users   Data access and privileges  for each role   Bids and requests archive  retention policies   Standard formats and  taxonomies to organize  and index bids and  requests   Bid and request datastore   Vendor and contractor  performance log   Vendors list   Purchase log   Secure bid datastore   Bid and request log   Correspondence log   State preferred vendors  list   Third party vendor and  contractor information   State and local agencies  vendor and contractor  information    2.6.1.6.3 Vision  Agencies are seeking to streamline operations for both clerical and IT administrative needs, particularly in the  case of data‐intense operations (i.e., contract development, cost estimates, and bidding).  The integration of  automated or semi‐automated advertisement, bid, and contracting compliance systems can reduce the need for 

  d e b i R m a i d 2 2 D b i r s e T i r d uplicated eff xternal users idding docum ncluding plan eal‐time req ilestones, co cquisition pr ntegrity, with ocuments.  IT Se.6.1.7 .6.1.7.1 Bu OT IT service roader DOT  nfrastructure egard to resp ecurity typica xtensive test he joint goal n procureme ange of equip ifficult with l Case A develo hardw chang Case B open  instru Case C from  equip Case D signif were  Case E real‐t feed f Case F new p ort in data en  and analysis ents could i  preparation uest inspecti mmunicatin ocess.  Data a  long‐term re rvices  siness Goals  s typically br and state gov  of modern D onsiveness t lly require st ing and deplo s of security a nt and reduc ment).   Ach imited fundin : An externa pment and p are and the  e needs.  :  An interna up some DOT ctions in a sp :  The GIS op internal users ment for the  :  Updates t icantly increa validated in a :  An interna ime data inpu laws, while a : An internal roject and us try and track  of requester ncorporate a , reviews, est on and taggin g with all rele nalysis of bid tention and  idge multiple ernment pol OTs can som o new techno rict adheren yment work nd system re ing costs) and ieving these  g and policy l user desires rocurement  planned T‐3 c l user recogn  resources to ecial policy m erating unit   for external  high volume  o a DOT’s tra sed throughp  load‐testing l customer is ts and is loo lso ensuring   DOT employ es a ready‐to ing.  The ide  behavior.  T ll phases of t imating, bidd g and alert s vant personn ding activity version contr  functional a icy and secur etimes lack a logies, simp ce to establis  for all new h liability are s  serviceabilit goals across   latitude.   more speed for the larges onnection to izes that a cl  external use emo created within a DOT and internal  of data that s veler informa ut on the ne  scenario prio  moving from king for comm data integrity ee is looking  ‐use applica al system wil he use of a se he project de ing and proc ervices can h el to improv  is the key to ol capabilitie reas, respond ity initiatives  focus on int ly because th hed IT procu ardware.  upplemente y (e.g., allow DOT function  in accessing  t project in D  the Internet oud‐based so rs, quickly do  precisely for  has been giv access.  The  taff expects tion portal a twork, necess r to the new  a legacy pla ercially ava  and some in for a quick w tion stack/tem   l allow for se cure system velopment a urement, and elp track req e the efficien  understandi s for records ing to the ne  are adequat ernal and ext e IT responsi rement and o d by seconda ing fewer sta al areas with and downloa OT history.    enable near‐ lution is fam ing so by foll  this purpose en the respo unit is able to to process.  nd a new mo itating the im  products bei tform to a ne ilable scripts  tegration wi ay to create plate design amless, secu  to prepare a nd administr  constructio uests, bid tim cy and respo ng trends and , correspond eds of each  ely addresse ernal custom bilities of sys perations pr ry goals of co ff to adequat  vastly differ ding informa Consistent up immediate re iliar to consu owing easy‐t .  nsibility for in  quickly proc bile‐device a plementatio ng made live w system for for identifyin th legacy sto a web applica ed by IT serv re interaction nd dissemina ation process n administra elines, and o nsiveness of  ensuring bi ence, and oth while ensurin d.  The IT  ers, particul tem reliabilit otocols as we nsistency (e ely maintain ing IT needs c tion related  grades to ne sponsivenes ltants and de o‐understand corporating  ure cutting‐e pplication ha n of respons .   managing la g and correct rage systems tion in supp ices.  69   with  te  ,  tion.   ther   the  d  er key  g that  arly with  y and  ll as  .g., aiding   a wider  an be  to project  twork  s to  sires to    data  dge  ve  es that  rge,  ing data  .  ort of his 

70      Case G: The DOT IT team responds to cyber security alerts by re‐routing suspicious traffic and shutting  down suspicious servers.    2.6.1.7.2 Architectural Framework  Table 13 shows the basic architectural elements of portals servicing IT goals according to the DOT EIP conceptual  framework.  Table 13. IT services components.  Architectural Element  Policy Components  Interface  Applications Programming  Interface  User Interface   Authentication and roles  for internal and external  interface users   Interface access and  privileges for each role   Standard formats and  taxonomies to search and  organize IT assets   Management of data centers,  servers, backups interface   Management of user pool,  security, permissions, and  policies interface   Management of planning and  load testing interface   IT assets performance  management dashboard  interface   IT assets user alert  registration interface   IT asset reporting interface   IT template catalog  interface  Business  Services  Non‐Real‐time  Real‐time   Authentication and roles  for internal and external  service users   Service access and  privileges for each role   Standard formats and  taxonomies to organize  and index IT services   Audits standards for both  IT data and IT assets  auditing and inspection   Maintenance management  service   Data archival, auditing and  migration service   IT security audit service   IT performance reporting  service   IT cost reporting service   IT security reporting service   IT assets provisioning service   IT asset monitoring and  tracking service   IT capacity management  and planning service   IT resource usage and  optimization service   Quota enforcement and  usage service   Automated provision  service  Data  Sources  Internal  External   Authentication and roles  for internal and external  data users   Data access and privileges  for each role   Standard formats and  taxonomies to organize  and index IT assets data   IT template catalog   IT resources inventory   IT assets performance log   Network activities log     Cloud service costs   Vulnerability and threat  data    2.6.1.7.3 Vision  DOTs need to change the IT services’ mindset and build reusable, integrable, loosely coupled layers of business  logic that are well documented and discoverable.  DOTs will need to develop and maintain services that will be  highly dependent on each other and rely on similar data.  New IT services will need to be able to interact with  each other and be easily and rapidly assembled into a workflow to adjust to new user needs, threats, and  changing data. 

  T IT w c T c c T h T t m 2 2 T o r h 2 T E   he middle‐te  services acr ill allow IT se loud.  he long‐term an impose si loud services o support th ardware will hese change he agency an ost function Exte.6.1.8 .6.1.8.1 Bu he provision perations.  W educe the sta as the poten Case A timing acces Case B conge that a  Case  DOT a inform Case D area a Case E progr develo .6.1.8.2 Ar able 14 show IP conceptua rm objective oss the agen rvices to be   goal of IT se gnificant cost .    e long‐term v  be necessary s will be cons d state level. s of the DOT rnal Portal Us siness Goals   of informatio hen done w ffing require tial to signific :  A contract  analysis.  In s the data an :  The local t stion manag re made acce C:  Public age pportionmen ation to con :  A local com nd accesses  :  That same ammed for fu pment activ chitectural Fr s the basic a l framework  for IT service cy so that the more easily s rvices will be s for mainten iew, quick an  to meet the trained by tr   The most re  and limit the ers  n access to e ell, external a ments relate antly improv ed consultan stead of wor d download t ransit agency ement.  A tra ssible to out ncy oversigh t of motor fu duct their ow munity con the DOT’s cra  commission  ture constru ities.  amework  rchitectural e .    s will be to m y can be late calable, rem  to eliminate ance/upgrad d efficient d  needs of int aditional IT p sponsive age ir developme xternal user ccess can cre d to informat e departmen t wishes to a king with a D he data in a f  is interested nsit agency o side users.  t groups, bot el tax funds  n analysis of venes a trans sh records p examines the ction, funding lements of p odularize an r integrated  ain managea  in‐house dev es of system eployment of eractive IT se olicy models  ncies will mo nt of portal  s by a DOT ca ate user con ion access, a t operations ccess DOT tra OT project m ormat that i  in understa fficial is able h formal and on projects co  raw data.  portation saf ortal to learn  DOT’s plans  sources, an ortals servici   d standardiz and dynamic ble, and be d elopment of s, and replac  structural n rvices and la and data dis ve toward b interfaces by n have a sign fidence in de nd result in a  and project  ffic data for  anager and r s immediatel nding the DO  to access do  informal, ar mpares to n ety commiss  about crash   and projects d progress of ng external u e the various ally managed eployed eithe  proprietary  e them with  etwork syste rge dataset t semination re ecoming data  relying on th ificant impac partment po dditional pu outcomes.  a project rela eferrals, the  y usable.  T’s strategic  cuments from e interested i ational trend ion to study c trends.   website to s  environmen sers goals ac  IT compone .  This transf r on premise architectures quickly deplo ms and netw ransfers.   strictions im  provider AP ird parties.  t on its busin licies and pra blic involvem ted to traffic user is able t initiatives rel  the DOT int n understand s and use DO rash reductio ee which pro tal review an cording to th 71  nts and  ormation   or on  , which  yable  ork  posed at  Is for  ess  ctices,  ent that   signal  o directly  ated to  ranet  ing how  T project  n in the  jects are  d plan  e DOT 

72      Table 14. External portal users components.  Architectural Element  Policy Components  Interface  Applications Programming  Interface  User Interface   Authentication and roles  for internal and external  interface users   Interface access and  privileges for each role   User manual and training   Format and standard  documentation   GIS based shared DOT data  search and review  interface   Shared DOT data search  and review interface   GIS based External data  ingestion interface   External users data  ingestion interface   GIS based DOT data search  and review interface   DOT data search and  review interface   Mobile DOT data search  and review interface   DOT data administrative  interface  Business  Services  Non‐Real‐Time  Real‐Time   Authentication and roles  for internal and external  service users   Service access and  privileges for each role   Standard format and  taxonomy to search  shared DOT content   Standard input and output  for shared data service   Standard input for external  user data    External users’ data  inspection standards   Shared DOT data audits  policies     Shared DOT data  inspection service   External users’ data  inspection service   Shared DOT data audit    GIS based shared DOT data  search and review service   GIS based shared DOT data  reporting service   External users’ data  ingestion service   Alert service  Data  Sources  Internal  External   Authentication and roles  for internal and external  data users   Data access and privileges  for each role   Shared DOT and External  data retention policies     Shared DOT data store  including asset data,  system condition and  performance data, asset  data, and information  related to the  programming, planning,  design and construction of  projects   External users data to be  delivered to or made  accessible to the DOT       

  2 T a o T s g m e la p m d a 2 2 E d w o c E i n t ( .6.1.8.3 Vis he vision for s those both n the simplic he continuin ubdivisions.   ain an under apping tool, xplore the G yers and inf roviding dire apping tool  ata; system c nd construct Envi.6.1.9 .6.1.9.1 Bu nvironmenta ata, flood da hich are mo n both deter odes.  nvironmenta n acute situat ews media u ransit agenci e.g., design).  Case A loadin will th Case B check Case C Case D Case E interf Case F porta ion   external use  rely heavily o ity and speed g evolution o External use standing of d  will allow im IS mapping to ormation to d ct access to a is to discover ondition and ion of projec ronmental Se siness Goals  l services en ta, and so fo dels that des ministic and  l data have p ions (e.g., m se these data es) sometime    :  A geotech g for a struc en transfer t : A construc  the effects of : A DOT emp : A DOT emp : A DOT emp ace.  : Road weat l API.  r access is dir n the access  with which  f DOT websit rs who wish t epartment st mediate acc ol with both isplay.  GIS l dditional inf  and access a  performanc ts.  rvices  compass serv rth.  For insta cribe the seis probabilistic  rimary value onitoring roa  as well in se s adopt and  nical enginee ture (i.e., its a hese findings tion firm is pe  their design loyee will up loyee will up loyee will ad her informati ectly related  of external u external user es will involv o find inform ructure and  ess to a wide  limited and  ayers shown  ormation and ll transporta e data; and i ices provided nce, enginee mic loading f calculations o  to DOT staff d conditions  rvice of DOT reuse produc r working for bility to resis  to the bridge rforming a b  criteria.  load USGS se load a new s d a new visua on system (R  to asset man sers.  The fu s can discove e consolidati ation and ac function.  A c  variety of da enhanced fun using the ma  resources.   tion data tha nformation re  or used by D rs use geotec or a bridge o n historical s  as part of lon during a blizz  projects or o ts generated  a DOT will e t the effects   engineer.  uilding proje ismic datase eismic calcul lization laye WIS) station    agement and ture of DOT E r, access, an ng the multip cess it in usab entralized so ta from a sin ctionality an pping tool m The overall fu t can be refe lated to the  OTs involvin hnical data t r other struct ensor data t g‐term inves ard).  Engine ther building  by DOT envi nter design c of an earthqu ct and uses t ts using the p ation model t r to the envir data are inge  performanc IP access for d use DOT in le portals sp le formats w urce, perhap gle portal.  U d have the a ay have scree nction of th renced spatia programmin g geotechnic o generate d ure.  This se hat serve as t tments (e.g. ering firms, e  projects. Ext ronmental se riteria to det ake).  The ge he geotechni ortal.  o the portal. onmental ser sted through e manageme  external use formation.  read across s ill be able to s based on a sers will be a bility to selec n objects or  e external us lly, including g, planning, d al data, road esign spectru ismic loading he basis for  , building pro xternal agen ernal agenci rvices depar ermine the se otechnical e cal data port   vices portal m  the environ 73  nt goals,  rs hinges  tate DOT   quickly   GIS  ble to  t GIS  links  er GIS   asset  esign,   weather  ms,   is based  building  jects) or  cies, and  es (e.g.,  tments  ismic  ngineer  al to  apping  mental 

74      Case G: The general public registers for DOT environmental service alerts, such pavement freezing or  flooded road alerts.  2.6.1.9.2 Architectural Framework  Table 15 shows the basic architectural elements of portals providing environmental services according to the  DOT EIP conceptual framework.  Table 15. Environmental services components.  Architectural Element  Policy Components  Interface  Applications Programming  Interface  User Interface   Authentication and roles  for internal and external  interface users   Interface access and  privileges for each role   User manual and training   Format and standard  documentation   Federal agencies,  research group data  ingestion interface   Environmental data  sensor data quality audits  interface   Automatic uploading of  pre‐formatted  spreadsheet files   Data and models search  and review interface   Data analysis interface   GIS/Data visualization  interface  Business  Services  Non‐Real‐Time  Real‐Time   Authentication and roles  for internal and external  service    Service access and  privileges for each role   Standard format and  taxonomy to search  shared environmental data  and analysis results   Standard input and output  for analysis and  visualization services   Model upgrade/addition  service   Automated data analysis  service   Dataset addition service   Dataset audit service   Data update alert service   Model update alert  service   GIS/Data Visualization  service   Ad‐hoc analysis service   Data  Sources  Internal  External   Authentication and roles  for internal and external  service    Service access and  privileges for each role   Standard format and  taxonomy to organize  environmental data and  analysis results   Environmental data and  analysis results retention  policies   Environmental sensors   DOT infrastructure data    Analysis results log   Activity logs   Federal or research  datasets 

  2 D m w p T t s D E d a R n s w u A o c i c L s m 2 2 D w c s t .6.1.9.3 Vis OT portals c igrate non‐w ithout much erformance  o remedy th urnkey modu uch as the en OTs should f ngineers, som ata, or updat nd upgrade e esearch is on eed to be av pecify hazard ith seismic a pgraded usin dditionally, p r come from urrent produ ncomplete in ontrols and a ong‐term po taffing for op ore efficient Exec.6.1.10 .6.1.10.1 Bu OT portal us ho do busin ontent owne ervices.  The  o different us Case A as da Case B roles  ion  urrently integ eb‐based da  knowledge o time, data sto ese issues, DO les that will  vironmental ocus on usin e of whom  e models dir ach service m going and ne ailable in the s that affect  nalysis.  Thes g a modular  ortal infrast  different ven ction; existin formation to utomated so rtal performa eration and   performanc utive Level, F siness Goals  ers may inclu ess with DOT rs for differe main busines ers.   :  The DOT d ta and service :  DOT IT sta to ensure the rate environ ta analysis o f what it ent rage, and m T portals wi make it easie  services prev g simple, mo are still used  ectly onto th odule.  w data, mod  portal.  For i near‐fault pe e will have t approach.  ructure must dors.  All pla g and new te  users.  This m ftware devel nce is more  maintenance e in the futur uture Trend a de DOT emp s (e.g., contra nt functional s goal from t ata governa  privileges fo ff leverage st  security and ment service r prediction m ails.  This res anagement o ll have to mo r, faster, and iously descri dular, and ea to paper and e portal.  Por els, and anal nstance, in ge rformance.   o be account  account for p tforms must  chnologies m ay be achiev opment tool important th  must be con e.  nd Security  loyees and co ct firms).  Ot  areas, data g he executive nce team esta r each of the ate and DOT  efficiency of  s portals in ra odels on po ults in challe f models.  ve toward a   more secure bed.   sy‐to‐custom  pencil appro tal administr ysis will pote otechnical p Similarly, USG ed for in port ossible chan be able to ad ust be integ able using a  s.  an getting a s sidered.  Add ntractors, m her users co overnance te  perspective  blishes and  se roles.   authenticati the DOT EIP p   ther traditio rtals to simp nges pertaini more modula  to migrate a ize user inte aches, shoul ative tools ne ntially affect  ortals, it mig S will be dev al developm ges in sensor opt new dat rated withou modular stru ystem up an itionally, pro embers of th nsist of those ams, public  is ensuring th maintains the on services in ortal.  nal ways.  Of lify and share ng to scalabi r architectur nd manage t rfaces for the d not be exp ed to be dev the kind of in ht be helpful eloping othe ent and could s or models  a sources wit t creating lag cture in com d operationa per administ e public, and  who manag information o e right level   various por  combination ten DOTs try  their capabi lity, model  e and be able raditional ser se services.  ected to code eloped to m formation th  to allow use r tools that w  be more ea that utilize ne hout interrup s or providin bination with l quickly.  Ade rative tools l  other extern e the portal, fficers, and  of informatio tal user roles  with establi 75   to  lities   to offer  vices,    , input  anage  at will  rs to  ill help  sily  w code  ting  g   version  quate  ead to  al users  including  IT  n access   as well  shed 

76      2.6.1.10.2 Architectural Framework  A key consideration from the executive point of view is the role and evolution of authentication in the portal life  cycle.  Data governance programs are considered a powerful aspect of portal development and use.  DOTs can  classify all data that the DOT uses in the course of performing its functions.  Data governance classifications  provide an understanding of the nature of the data, where data live, how to gain access, and who needs access.   The architecture behind these programs can be quite advanced, but data governance can simplify the user  experience.  These are known as reference models.   Table 16. Executive level, future trend, and security components.  Architectural Elements and Policies  Interface   Portal interfaces need to use a universal authentication interface (API and UI)   Portal interfaces authentication needs to be both attribute and role based.   Business  Services   Portal service need to use a universal authentication interface (real‐time and non‐real‐ time)   Portal services need to follow Data governance established access and privileges    Portal services stores need to comply with DOT technical reference model  Data  Sources   Portal data needs to follow Data governance established access and privileges    Portal data stores need to comply with DOT technical reference model, data models and  taxonomies     2.6.1.10.3 Vision  The biggest challenge facing transportation agencies is data growth.  Among other programs, connected vehicle  programs will be a key source of data growth in the future.  State and federal agencies need to develop a lean  transportation model that provides business and technical reference models that govern access and  authentication.  With increasing frequency, states will need to share data/data models and will also be required  to govern these collaborations.    Challenges with data growth will be solved by increased reliance on the cloud.  Some DOTs view security in the  cloud as weaker than in their existing systems.  However, the cloud provides an organization with the ability to  get as much storage as needed at various points.  These flexible architectures will allow for cloud services to mix  and match with on‐ground capabilities.   DOTs will also need employees that have the breadth and depth of technology expertise necessary to adopt a  cloud services approach and build the necessary business reference models, technical reference models, data  models, and data governance structures.  DOTs’ traditional lag behind the private sector on some issues and lack  of available funding can limit the ability of DOTs to find people that have the necessary experience and  capabilities through developing skills with the DOT or outsourcing required expertise.  Also, most states tend to  focus on tactical decisions (e.g., a software purchase) as opposed to more forward‐looking strategic decisions  (e.g., content management).  Market forces and vendors’ input may ultimately drive DOT awareness of what is  technically possible and may reduce resistance to change.  Additionally, coordination with the federal  government needs to improve in terms of identifying more sophisticated IT architectures, such as 

  a d 2 T 2 2 D T T 2 I B S D S uthenticatio etermine acc DOT .6.1.11 his section d .5 and is inte .6.1.11.1 Bu OT public po witter, Flickr he DMV pub  DMV   Rail tr  Trans  Aviati  Mand  DOT s .6.1.11.2 Ar nterface  usiness  ervices  ata  ources  ns, that unde ess and qual Public Websi escribes the  nded to com siness Goals  rtals appear  , and YouTub lic portals an services  aveler inform it traveler inf on traveler in atory project trategic plan chitectural Fr  Po  Po info  Po and  Po  Po  Po  Po lice  Po  Po  Po  Po rstand the at ity of experie te Analysis  information t plete the bus to be integra e) to support alysis reveale ation service ormation ser formation se  and program  and vision do amework  Tabl A rtal interface  rtal interface  rmation  rtal interface   information rtal may need rtal service ne rtal service ne rtal services m nse applicati rtal needs to  rtal needs to  rtal needs to  rtal needs to  tributes of th nce.  hat was extra iness cases id ted with man  their comm d the presen s  vices  rvices   progress an cuments   e 17. DOT pu rchitectural  needs to inte needs to allo needs to allo    to provided eds to captu eds to captu ay need to i on.  store major p log social me store and arc store and arc e role that a  cted from th entified dur y social med unication wit ce of the foll d expenditur blic website c Elements an ract with soc w search and w general pu  DMV service re user inter re user inter nclude DMV  roject progr dia activities hive DOT str hive DMV us   person is pla e website co ing the interv ia websites ( h the genera owing:   e reporting s omponents. d Policies  ial media we  display of ra blic to acces  interface  ests by ident ests by ident services such ess and expe   ategic and vis ers data, veh ying in their  ntent analys iews.  e.g., Faceboo l public.   ervices    bsites  il, transit, av s public fund ifying the wa ifying the wa  a vehicle re nditure data  ion docume icles data an use of the po is performed k, WordPres iation and fe ed projects p y that users  y that users  gistration and nts  d user activit 77  rtal to   in Task  s,  rry travel  rogress   driver  y data. 

78      2.6.1.11.3 Vision  Since there was no interview completed on this topic, it is difficult to extrapolate on the future of these DOT  services; however, interviewees of the previous 10 topics assumed that social media services will be the  predominant way to communicate both inside and outside the DOT.   Table 18 shows the list of identified DOT EIP users. These users will be utilized to design the various portal user  roles.   Table 18. Identified DOT EIP users.  DOT EIP users  Category  Commercial traffic data providers  External  Construction Contractors  External  Counties employees  External  DOT Acquisition  Internal  DOT Business leaders   Internal  DOT Content Owners  Internal  DOT Contractors  External  DOT Data Governance Team  Internal  DOT Employees  Internal  DOT Engineering  Internal  DOT Executive  Internal  DOT General Services Personnel   Internal  DOT Operations  Internal  DOT Planners  Internal  DOT Policy team  Internal  Emergency responders  External  Engineering Firms   External   Federal Agencies   External  General Public  External  Highway Patrol   External  Lawyers and Law Firms  External  Local Law Enforcement  External   Local Transportation Agencies  External  News Media  External  Public Safety Officials  External  State Employees  External  University Researchers  External     

79      2.6.2 Functional Requirements  Table 19 provides a list of DOT EIP functional requirements derived from the previously identified business cases  and architectural components.  Functional requirements are essentially a way to describe “what the DOT EIP  should do.”  For example, “The DOT EIP shall archive engineering documents.”  Functional requirements should  not be confused with non‐functional requirements that describe “how the DOT EIP should work.”  For example,  “The DOT EIP shall retain engineering documents for 75 years.” Functional requirements will be used to  establish the goals of a sustainable DOT EIP and assess technologies or approaches to DOT EIP design by  reviewing their ability to fulfill the DOT EIP functional requirements (see Task 3).  These functional requirements  can later be used as a way to measure progress in the development of a sustainable architecture by reviewing  the ability of a DOT EIP to fulfill them.  In this section, the DOT EIP is referred to as the “the system” for simplification. Table 19 shows a list of the  functional requirements identified.  Each functional requirement is traced to one or more of the business cases  in a topic.  Also, the functional requirements were organized according to the six layers of the DOT EIP  framework shown in Figure 38: data layer, data abstraction layer, business services layer, service abstraction  layer, interface layer, and policies and management layer.  Prioritizing the functional requirements at this stage while assessing DOT EIPs at a very general level would be  difficult.  Prioritization will mostly depend on a DOT’s approach and its needs; these will determine whether  certain DOT EIP functions are implemented more quickly than others.  Also, sustainable DOT EIPs allow early‐ stage interfaces, services, or data to be stored within the same infrastructure, which makes it challenging to  establish which components or functions should be deployed first.  Nonetheless, policies and data management  requirements (as well as the presence of data, data abstraction, and service abstraction requirements) need to  be in place at an early stage, even if incomplete.

80      Table 19. DOT EIP functional requirements.  ID  Sustainable DOT EIP functional requirement  Business Case  Priority  Data Layer  1  The system shall allow the ingestion of asset performance data Asset Management and Engineering Services 1 2  The system shall allow the ingestion of new asset data Asset Management and Engineering Services 1 3  The system shall allow the search and review of asset performance data Asset Management and Engineering Services 1 4  The system shall allow the addition of new DOT assets Asset Management and Engineering Services 1 5  The system shall import asset vendor information Asset Management and Engineering Services 1 6  The system shall store and organize asset information according to data governance requirements  Asset Management and Engineering Services 1 7  The system shall store and organize asset performance data according to data governance  requirements  Asset Management and Engineering Services 1 8  The system shall allow the ingestion of external crash data (law enforcement) Asset Management and Engineering Services 1 9  The system shall implement with DOT data governance established roles and privileges Knowledge Management 1 10  The system shall implement the DOT data governance controlled vocabularies and taxonomies Knowledge Management 1 11  The system shall allow the sharing of DOT GIS data GIS and Mapping Services 1 12  The system shall allow the sharing of DOT LIDAR data GIS and Mapping Services 1 13  The system shall ingest vendors imagery data GIS and Mapping Services 1 14  The system shall archive old GIS and LIDAR data according to DOT data governance retention  policies  GIS and Mapping Services 1 15  The system shall provide real‐time traffic data from traffic sensors Operations and Performance Management 1 16  The system shall provide access traffic sensors data archive Operations and Performance Management 1 17  The system shall archive traffic sensor data  Operations and Performance Management 1 18  The system shall cache real‐time traffic sensor data Operations and Performance Management 1 19  The system shall use standardized format to exchange and store traffic sensor data Operations and Performance Management 1 20  The system shall use standardized format to exchange and store traffic camera video and images  Operations and Performance Management 1 21  The system shall ingest DOT documents  Document and Library Services 1 22  The system shall allow DOT documents to be converted into standard format Document and Library Services 1 23  The system shall allow DOT documents to be inspected automatically to detect indexing, privilege  errors or quality issues  Document and Library Services 1 24  The system shall use standardized format to exchange and store traffic sensor data Document and Library Services 1

81      ID  Sustainable DOT EIP functional requirement  Business Case  Priority  25  The system shall log acquisition related communication Bid and Contract Services 1 26  The system shall keep an historical records of successful acquisitions Bid and Contract Services 1 27  The system shall maintain a list of preferred vendors and their information Bid and Contract Services 1 28  The system shall allow details of ongoing bids to be stored and accessed securely Bid and Contract Services 1 29  The system shall log portal network activities IT Services 1 30  The system shall record IT assets performance IT Services 1 31  The system shall store IT assets inventory  IT Services 1 32  The system shall log and archive all external users activities External Portal Users 1 33  The portal shall log environmental data analysis results Environmental Services 1 34  The system shall store and display major project progress and expenditure data to the general  public  DOT public website 1 35  The system shall store and analyze social media activities DOT public website 1 36  The system shall store and archive DOT strategic and vision documents DOT public website 1 37  The system shall store and archive DMV users data, vehicles data and user activity data DOT public website 1 38  The system shall log its user activities  All 1 39  The system shall follow DOT Data governance retention policies All 1 40  The system shall allow the ingestion of LIDAR data Asset Management and Engineering Services, GIS  and Mapping Services  1 41  The system shall allow the ingestion of GIS data Asset Management and Engineering Services, GIS  and Mapping Services, Environmental Services  1 42  The system shall store and organize all DOT asset information Asset Management and Engineering Services,  Environmental Services  1 43  The system shall archive traffic camera video and image feed Asset Management and Engineering Services,  Operations and Performance Management  1 44  The system shall maintain a catalog of IT assets and component modules IT Services, Environmental Services 1 Service Layer  45  The system shall archive old asset information according to retention policies and maintain searchability  Asset Management and Engineering Services  1  46  The system shall allow the creation of asset performance and compliance reports  Asset Management and Engineering Services  1  47  The system shall allow the compliance audit of GIS datasets  GIS and Mapping Services  1  48  The system shall allow DOT documents to be archived  Document and Library Services  1 

82      ID  Sustainable DOT EIP functional requirement  Business Case  Priority  49  The system shall allow the tagging of acquisition request according to DOT data governance requirements  Bid and Contract Services  1  50  The system shall perform automatic IT assets security audits  IT Services  1  51  The system shall provide tools to easily migrate and convert large amount of data  IT Services  1  52  The system shall provide automated IT assets scaling tools  IT Services  1  53  The system shall provide a compliance enforcement service  IT Services  1  54  The system shall provide a IT resources optimization service  IT Services  1  55  The system shall provide an automated provisioning of new or additional IT assets  IT Services  1  56  The system shall automatically audit shared DOT content for compliance  External Portal Users  1  57  The system shall automatically assess the quality of ingested data  Environmental Services  1  58  The system shall support the ingestion of new datasets  Environmental Services  1  59  The system shall allow the use of State level authentication  Executive Level  1  60  The system shall provide both role based and attribute based authentication service  Executive Level  1  61  The system shall provide authentication services  All  1  62  The system shall make use of modular IT assets and components  IT Services, Environmental Services  1  63  The system shall allow DOT asset information audits  Asset Management and Engineering Services  2  64  The system shall log asset modification activities  Asset Management and Engineering Services  2  65  The system shall generate GIS layers showing Asset information and asset performance data  Asset Management and Engineering Services  2  66  The system shall allow the analysis of multiple GIS datasets  GIS and Mapping Services  2  67  The system shall interact with GIS web mapping service from vendors and other agencies  GIS and Mapping Services  2  68  The system shall store GIS data while maintaining searchability and analysis capabilities  GIS and Mapping Services  2  69  The system shall allow traffic sensor data to be searched using both time and location  Operations and Performance Management  2  70  The system shall allow traffic video and camera to be search using both location and time  Operations and Performance Management  2  71  The system shall maintain searchability of archived traffic sensor and traffic camera content  Operations and Performance Management  2  72  The system shall allow legacy documents to be ingested into DOT document repository automatically  Document and Library Services  2  73  The system shall allow archived DOT documents to remain searchable over time  Document and Library Services  2  74  The system shall archive acquisition request and activities  Bid and Contract Services  2  75  The system shall allow acquisition activities log to be searched and analyzed for compliance  Bid and Contract Services  2 

83      ID  Sustainable DOT EIP functional requirement  Business Case  Priority  76  The system shall support communication between acquisition requester and DOT acquisition team  Bid and Contract Services  2  77  The system shall allow acquisition request to be augmented with various additional documents  Bid and Contract Services  2  78  The system shall generate detailed IT assets cost reports  IT Services  2  79  The system shall allow the ingestion of scientific data for Universities or Federal Agencies (USGS seismic data)  Environmental Services  2  80  The system shall automatically audit environmental datasets for compliance  Environmental Services  2  81  The portal shall provide both automated and ad‐hoc environmental data analysis service  Environmental Services  2  82  The portal shall incorporate analytics model in a modular and interchangeable way  Environmental Services  2  83  The portal shall support the versioning of model modules  Environmental Services  2  84  The system shall provide a service to capture user interests by identifying the way that users navigate public portal  DOT public website  2  85  The system shall provide a service to capture user interests by identifying the way that users search public portal  DOT public website  2  86  The system shall provide a service to manage DMV services such a vehicle registration and driver license application.  DOT public website  2  Interface Layer  87  The system shall allow the search and review of DOT assets information  Asset Management and Engineering Services  2  88  The system shall allow its users to receive asset performance based alerts  Asset Management and Engineering Services  2  89  The system shall allow asset information to be update using mobile devices  Asset Management and Engineering Services  2  90  The system shall stream live asset performance data  Asset Management and Engineering Services  2  91  The system shall implement search interfaces using the DOT data governance controlled vocabularies and taxonomies  Knowledge Management  2  92  The system shall allow user to personalize their search and review interface  Knowledge Management  2  93  The system shall allow GIS based alert messages to be sent  GIS and Mapping Services  2  94  The system shall provide a geographical visualization of traffic sensor data  Operations and Performance Management  2  95  The system shall provide a geographical visualization of traffic camera  Operations and Performance Management  2  96  The system shall provide an interface to register for traffic alerts  Operations and Performance Management  2  97  The system shall send traffic alerts to registered users  Operations and Performance Management  2  98  The system shall allow DOT documents to be searched by users  Document and Library Services  2  99  The system shall allow DOT documents to be searched and reviewed using mobile devices  Document and Library Services  2  100  The system shall allow DOT documents to be captured using mobile devices  Document and Library Services  2 

84      ID  Sustainable DOT EIP functional requirement  Business Case  Priority  101  The system shall allow DOT user to interface with state bid portal  Bid and Contract Services  2  102  The system shall provide a bid advertising interface  Bid and Contract Services  2  103  The system shall provide an acquisition request tracking interface  Bid and Contract Services  2  104  The system shall provide an acquisition tracking alert service  Bid and Contract Services  2  105  The system shall allow for acquisition request status reporting  Bid and Contract Services  2  106  The system shall allow acquisition requests to be analyzed and visualized over a period of time  Bid and Contract Services  2  107  The system shall allow acquisition requests to be searched and reviews by DOT acquisition team member  Bid and Contract Services  2  108  The system shall allow the historical acquisition records to be searched and analyzed  Bid and Contract Services  2  109  The system shall provide a IT asset performance management interface  IT Services  2  110  The system shall interface with vendor cloud services  IT Services  2  111  The system shall provide a IT asset registration interface  IT Services  2  112  The system shall provide an IT asset monitoring and alert service  IT Services  2  113  The system shall allow external user to search and discover DOT content  External Portal Users  2  114  The system shall allow external user to visualize discovered content using GIS interfaces  External Portal Users  2  115  The system shall allow external users to search and review DOT content using mobile devices  External Portal Users  2  116  The system shall allow GIS DOT content to be downloaded or use directly through web services  External Portal Users  2  117  The system shall allow for external users to be alerted when new or updated DOT content is posted  External Portal Users  2  118  The portal shall provide alerts whenever new environmental datasets and analytic models are added  Environmental Services  2  119  The system shall allow the visualization of GIS data  GIS and Mapping Services, Environmental Services  2  120  The system shall provide live video or image feeds from traffic camera  Asset Management and Engineering Services, Operations and Performance Management  2  121  The system shall provide access to archived video or image from traffic camera  Asset Management and Engineering Services, Operations and Performance Management  2  122  The system shall provide a DMV service interface  DOT public website  2  123  The system shall provide an interface to allow general public to access public funded projects progress and information  DOT public website  2  124  The system shall provide an interface to allow search and display of rail, transit, aviation and ferry travel information  DOT public website  2  125  The system shall provide an interface to interact with social media websites  DOT public website  2