Below is the uncorrected machine-read text of this chapter, intended to provide our own search engines and external engines with highly rich, chapter-representative searchable text of each book. Because it is UNCORRECTED material, please consider the following text as a useful but insufficient proxy for the authoritative book pages.
Bâ101 Southeastern Pennsylvania Transportation Authority (SEPTA) Case Study: Philadelphia, PAâNJâDEâMD Highlights: Resilience and sustainability are part of SEPTAâs corporate culture, which is evident in how the agency approaches extreme weather response, safety, project development, and overall dayâtoâday operations.  Primary hazards include flooding, high heat, winter storms and power loss due to extreme weather.  SEPTA is particularly focused on âevent readinessâ and restoration of service after weatherâ related service disruptions.  They are investing in infrastructure protection where feasible and cost effective (flood proofing, bank stabilization, bridge scour protection), as part of maintenance and capital project construction.  SEPTA regularly engages frontâline workers to collect data and information on system vulnerabilities and performance and uses its asset management systems to flag preventative maintenance needs/requirements/issues that contribute to improved resilience.  Key Resiliency DriversÂ ï· Past disaster experience. ï· Executive Leadership: SEPTAâs General Manager, Jeffery D.  Knueppel: Chief Engineer for 13 years with progressive responsibilities in asset management, engineering, infrastructure maintenance, and capital construction; then Deputy General Manager for 3 years with broader responsibilities also including operations; now General Manager since October of 2015. ï· Board Leadership: SEPTAâs Board emphasized safety, sustainability programs and customer satisfaction and communications. ï· MPO, DVRPC, the City of Philadelphia, state and service counties, and the Commonwealth of Pennsylvania, including Penn DOT: Key to providing support for strategic goal, capital funding and project priorities, strategic importance to investments, emergency communications, training and coordination. Key SuccessesÂ ï· Board support for emergency management: through the adoption of safety, sustainability, asset management and event readiness goals, policies, measures and funding support. After safety, the key performance measure is event readiness. ï· Consistent support and commitment from executive management. ï· Continuous engagement of frontâline employees through efforts to engage shop personnel, supervisors, drivers, maintenance, engineers, etc. to articulate and define areas of success, problems and concerns with respect to weatherârelated emergency operations in the SEPTA service areas. ï· Scalability through ensuring developing multiyear capital investments designed and planned to address problem areas in safety, sustainability and event readiness during weather emergency events.
Bâ102Â ï· Building a crossâfunctional team with committed executive support, recognizing that all of the SEPTA family has a stake in ensuring the safety, event readiness, vigilance of SEPTA in severe weather events. ï· Regional support from other partners in emergency management ï· Communications with timely, effective outreach and listening to customers, SEPTA employees, federal, state and local partners, press, legislature, Mayorâs and Governorâs offices, Penn DOT, unions, public emergency management offices, etc. ï· Building a culture to be eventâready and sustainable, which includes training, building on and celebrating success, development of plans and policies designed to be implemented to achieve event readiness. ï· Building linkages between various partners in planning, funding, operations and communications to ensure each player understands their role and function and to understand how each fit together and affect others. ï· Additional adequate funding to finance the multiyear capital program to improve SEPTAâs ability to safely meet severe weather events. Key Lessons LearnedÂ ï· Use the federal environmental review process that encourages the evaluation of future disasters or climatic events as part of the analysis. Look at sustainability in those future conditions and make determinations of risk and vulnerability to address and mitigate issues. ï· âFix and fortifyâ approach works. ï· It is critical to have the publicâs trust when dealing with financial and emergency issues or problems, so communication is key. ï· Define corporate priorities and processes before shopping for software solutions for asset management or other functions. ï· Remember Transit Asset Management (TAM) is a tool and not the end. ï· Developing the program is iterative and time consuming. ï· Information and assistance from other transit agencies can be very helpful. ï· For addressing new and uncertain weather events, and considering various designs, materials and approaches to protect against or mitigate risks, shared âwar storiesâ among public agencies as to the effectiveness and value of such materials or designs would be helpful. ï· Be prepared with projects if new funding were to materialize. ï· Be transparent and accurate when sharing large capital needs numbers, so as to not overwhelm the public decision makers and public that the number is too large to be able to get things done. ï· Communicate and celebrate successes that demonstrate solutions to problems/issues. ï· Recognize that severe weather events are part of the new operating environment.
Bâ103 Agency Details Geographic Location Northeast Modes Operated Bus, heavy rail, commuter rail, streetcar, trolley bus, demand response System Size Large Typical Hazards Heavy rain, riverine flooding, blizzards, extreme heat, high winds, extreme cold and ice; earthquakes The Southeastern Pennsylvania Transit Authority (SEPTA) is the sixth largest transit system in the United States. In the midâAtlantic region, SEPTA serves Bucks, Chester, Delaware, Montgomery, and Philadelphia Counties in Pennsylvania, with services to Newark, Delaware and Trenton, New Jersey, and interfaces with Amtrak on the Northeast Corridor. The 2013â2014 annual ridership was: Bus: 184 million passenger trips Heavy Rail: 101 million trips Commuter Rail: 37 million trips Street Car Rail: 27 million trips Trolley Buses: 6 million trips Demand Response: 1.7 million SEPTA is a Commonwealthâ chartered authority charged with funding and operating public transportation in the city of Philadelphia and Pennsylvania counties of Bucks, Chester, Delaware, and Montgomery. Its organizational mission is âdedicated to delivering safe, reliable, sustainable, accessible and customer focused public transit services, contributing to the regionâs economic vitality and enhanced quality of life.â It is governed by a 15âmember board of directors: two members appointed by the City of Philadelphia, five from the state, eight from the suburban counties. SEPTAâs internal management team is led by the General Manager, a dedicated director, and an interdisciplinary SEPTA team. SEPTA is part of and works throughout the year with the state and city offices of emergency management and the regional MPOâ DVRPC. Given the multistate transit service, SEPTA also coordinates with other transit systems, such as New Jersey Transit, PATCO, DART and Amtrak.Â
Bâ104 SEPTA as part of FTAâs âTransit Climate Change Adaptation Assessment Pilotâ (2013) SEPTA does not emphasize the term âresiliency,â but rather prefers to talk about the sub components that lead to a resilient system, including event preparedness, response, and recovery. The National Academy definition of resilience is broad enough to encompass their goal of event readiness, asset management and infrastructure sustainability. SEPTAâs approach was pragmatic. SEPTA understands the vulnerabilities of the aged infrastructure and the impacts of decades of weatherârelated service issues. For the past 12 years, the Deputy General Manager  (now the General Manager) has led agency efforts to create a practical and sustainable transit service that meet core values and performance, based on getting service returned as quickly as possible. These efforts include addressing capital, operating, maintenance, and administrative strategies and investments to vulnerable, aging systems to upgrade assets and improve resilience against future extreme weather events. Because of the early leadership in identifying, planning and investing in weatherârelated emergencies, SEPTA already had a system and decisionâmaking process in place for the FTA Pilot. Consequently, SEPTA did not need to undertake a systems wide approach and modeling, but could focus the study on their particularly vulnerable service that fully contained all the weatherârelated issues found in the other service areas: SEPTAâs Manayunk/Norristown Regional Rail line. This route is a more than 100âyearâold line whose geographical location cannot be altered without extensive dislocation and a route that experiences all the severe weather events noted above. It is a route that is one of the most challenging to SEPTA; and addressing weatherârelated âproblems here assists SEPTA in several ways: extrapolations of solutions or approaches to other system routes/services; minimizing weatherârelated service disruptions to their customers; and establishing resiliency measures that meet SEPTAâs major performance objective (after safety): getting service back quickly. Recent climateârelated events that affected SEPTA 2010â2015:Â ï· The Philadelphia region has experienced four FEMA major disaster declarations since 2010, including Philadelphiaâs first and second snowiest winters ever, its wettest year ever, and its warmest year ever recorded. ï· Hurricane Sandy, in 2012, had severe winds that knocked out power for more than 1.3 million Pennsylvania electricity customers. The majority of those outages were focused in SEPTAâs service area of Philadelphia and its surrounding suburbs. The service region also experienced significant flooding. ï· Along the Manayunk/Norristown Line, 13 (62 percent) of the 21 recorded floods in Schuylkill River history have occurred since 2003. ï· The winter of 2013â2014, for Philadelphia and the Leigh Valley, was the second snowiest winter recorded, with a total over 67.4 inches. ï· The northeast United States has experienced a 67 percent increase in heavy rain since the midâ 20th century. Consequences of these severe weather events 2010â2015 included:Â ï· Stranded customers, particularly on the rail system. ï· Suspension or disruption of service due to flooding such as severe rain event or hurricanes, such as Sandy; blizzards or significant ice and snow storms; extreme heat; wind; and mud slides.
Bâ105Â ï· Downed catenary and power lines due to high winds and ice that disrupted service, with challenging conditions for customers and employees. ï· Damaged infrastructure from ice jams against rail bridges, or scouring of rail bridges due to high water or flooding conditions; repair or replacement of catenary power lines due to falling trees/tree limbs, high winds, extreme heat, ice and sleet; rail switches and signals, retaining walls, SEPTA building, shelters, and equipment. Extreme heat that buckled rail tracks. ï· Significant costs to harden maintain and repair facilities and systems to severe weather events, such as slope retaining walls, building raised signal huts; turn back track areas outside flood zones; emergency generators, redesigned and high subway ventwells. ï· Improved maintenance and operations, such as aggressive tree trimming, sandbagging ventwells, staging fleet to higher ground; improved emergency tracking, enhanced customer communications. Working through the risk assessment, events, recovery and rebuildingâfocused planning.  Today SEPTAâs key severe weather emergency goals and strategies are:Â ï· Ensuring the safety of customers and SEPTA employees during an extreme weather event; ï· Event readiness; ï· Effective and timely communications with customers and employees on what SEPTA is and will be doing during the event; ï· Planned service suspensions; ï· Informed and frequent interagency coordination; ï· Undertaking continuous monitoring and risk assessments; ï· Prioritized capital investments; ï· Securing sufficient financial resources to implement the capital investment program; ï· Putting the core system first:  for an event affecting all service areas, the approach is to start at the center of their service, which is in the City, and meet those needs first and then proceed out to other service areas. These goals and strategies anchor planning to address the weatherârelated events that SEPTA anticipates occurring through midâcentury.Â
Policy and SEPTA is a investmen managem are prude For more addressin and with t services.  âResilienc Within th SEPTAâs a performa funding. S and positi such as a alternativ For antici that are c  Administra ctively engag ts. The term ent and deliv nt. than a decad g disasters an heir partners yâ is an integ ose elements bility to prov nce measure EPTA has bee oning of equ tree falling o e bus service pated storm e oordinated w tion ed in policie  âresiliencyâ ering service e, the Gener d severe we  to develop a ral part of SE  is the need t ide mobility a for SEPTA is n successful ipment and s nto the caten  to customer vents, SEPTA ith the with s, planning, f is part of larg s and project al Manager a ather events  culture that PTAâs strateg o address ho nd economic event readine  in bouncing taff; and by t ary lines, by s.  has establis emergency m Bâ106 inancing and er program e s that are eff nd executive . They have w  includes saf ic planning in w severe we  opportuniti ss. This requ back from se he ability to providing inf hed procedu anagement funding their fforts, such a icient, effect  staffs have b orked consis ety and even  terms of as ather events es to the regi ires organiza vere weathe quickly respo ormation to c res and proto partners. The  operations a s safety, sus ive, provide t een invested tently within t readiness fo set managem  and natural on and state tional comm r events due nd to unexpe ustomers an cols for susp  agency uses nd capital tainability, as he long haul  in meeting a  the organiza r all of SEPTA ent and safe disasters affe . A key policy itment and to preplannin cted problem d getting ension of se  a wide varie set , and nd tion âs ty. ct  and g s, rvices ty ofÂ
Bâ107 social media tools, TV announcements, public presentations, and radio shows to inform their customers and the public. Transparency is a key element in the agencyâs communication.  Systems Planning Both asset management and the sustainability units in conjunction with operations look at system planning to assess what is working and what needs analysis; what climate threats are affecting service and how can they be addressed. SEPTA has considerable inherent historic and current knowledge about service operations and how weather affects those services, and, using that knowledge, has developed strategic investment decisions and changes to operations. For example, in rail corridors prone to flooding and disrupted service and increasing safety concerns of wash outs or slope slides, SEPTA has invested in turn backs before flood zones to ensure the safety of the customers, employees and equipment. The determination of this type of investment is based on vulnerability and risk analyses, with projects prioritized in terms of safety, probability of the event, cost impacts of service delays on the route and the system, within a matrix of options and projected costs. The vulnerability and risk assessment informs the asset management and sustainability planning, both short and long term.  These plans are critical components to capital investment and programming projects and systems decisions. Climate conditions in the near and longer term are considered by sustainability analysis.  At this time, SEPTA has not mapped the agencyâs infrastructure and services in terms of vulnerability to natural disasters and weatherârelated events or engaged in interagency mapping. Consequently SEPTA has not engaged with other system providers on systems interdependencies. (NOTE: Vulnerability is addressed systematically as State of Good Repair initiatives. No specific interagency projects or cost estimates have been analyzed.) SEPTA system vulnerabilities have and will continue to be identified and analyzed in terms of their transit impacts and costs. These analyses have been communicated to SEPTAâs decision makers in the form of vulnerability assessments, capital and emergency planning, and capital programming.  The critical measure for system performance is: how fast can a service be safely restored? Event readiness and restoration are the major performance measures for SEPTAâs system performance in weatherâ related events and disasters.  SEPTA uses buses to provide service on rail corridors that have been suspended from severe climate events, such as heavy rains and flooding. SEPTA does not have partnerships with other agencies or companies to provide redundant services. However, because safety is a critical path in determining weather vulnerabilities, SEPTA makes redundant power decisions for operational facilities. Many operational personnel are crossâtrained to meet emergency situations. Event readiness and the measure of how fast can service be restored are important to decisions that also balance safety, sustainability, asset management, resiliency and state of good repair (SGR). These factors, coupled with costs, are the bases for investment decisions. Asset ManagementÂ
Bâ108 SEPTA is in the process of developing an asset management program, which will include projects that mitigate the effects of natural disasters and severe weather events. The Transportation Asset Management program (TAM) involves three elements:Â Â Â ï· Vehicle and infrastructure maintenance management systems with inventories, life cycle and maintenance management ï· A decisionâsupport tool ï· Asset management plan that includes policies on how assets are to be maintained through the assetsâ life cycle The TAM has identified seven major high risk/vulnerabilities that are being addressed; a key one is flooding. SEPTA is building its inventory system that is based on conversations with frontâline staff and the chief engineering officers responsible for maintenance and renewal; the inventory is structured by critical areas.  Inventory is updated as needed. The database includes categories for critical areas, such as rail with sub classification tracks, or signals or switches. SEPTAâs severe weather protocol, as well as the asset management program, identifies vulnerabilities and risks, where individual assets and systems are impacted by disasters and severe weather issues.  SEPTA does not have an Office of Resiliency; that concept is incorporated into the organizationâs strategic business processes.   Adaptation to climate is one of the several parameters that are evaluated as part of the capital decisionâmaking process. SEPTAâs capital improvement program is funded through federal and state sources.  In 2013, the Pennsylvania State Legislature signed Act 89, which significantly increased the size of SEPTAâs capital improvement program.  SEPTA also received an FTA grant to harden core infrastructure in 2014.  SEPTA is now able to advance several programs to both address state of good repair needs, as well as bolster resiliency to extreme weather events.  Examples of such projects include: soil and rock stabilization on the Regional Rail; flood mitigation on both the Regional Rail and the trolley lines, and the construction of an ancillary control center. SEPTA is also experimenting with technology pilots for advanced flood warnings, with information sent to the control center, which captures disruption occurrences. Capital Planning, Programming and Finance Funding for SEPTA, as with all transit agencies, is limited and requires a commitment to target resources to high priorities. SEPTAâs 12âyear capital program plans have critical projects and investments to provide SEPTA with sustainable capabilities. Resiliency is incorporated into the sustainability assessment and program from which projects or systems are prioritized, using APTAâs sustainability guidance. SEPTAâs approach to weather resiliency and capital investments can be summarized by two key points: 1) Incorporate resilience thinking into project development; 2) Know your systemâs criticalities and vulnerabilities and invest strategically.Â
 K Figure 2. Res SEP ilience Lesso TAâs Funded Bâ109 ns for Projec Resiliency Pr t Developme ojects nt EY EÂ
Bâ110 NGINING TAKEAWAYS: RESILIENCE IS THE NEW REALITY3 SEPTAâs asset management program is one of the key factors for moving a new capital project forward.  Asset management includes assessments for weather resiliency and sustainability.  SEPTAâs Capital Planning Committee uses a variety of factors to prioritize capital investments and new projects, and criticality is a consideration. For example, a key SEPTA goal is keep the Broad Street Line operating in severe weather events. Investments that provide for that goal would be viewed as critical. The time horizon for new projects is from 12 years to 50 years, with 15 years for buses.  Costâbenefit analyses are not used to prioritize new projects, but event readiness is. Disasters and severe weather events, while challenging and devastating, can also provide capital funding opportunities.  SEPTA received $86.8 million from the Federal Transit Administration (FTA) Emergency Relief Program (the federal 75 percent match) for resilience projects in response to Hurricane Sandy. SEPTAâs asset management and sustainability analyses and programs had identified projects that, if done, would provide a safer and more sustainable transit system. The $86.8 million funded the following projects: Railroad Embankment and Slope Stabilization Project: $18.7 million to stabilize and harden soil and rock slopes along a series of vulnerable 19th century railroad cuts; Sharon Hill Line Flood Mitigation Project: $3.8 million to construct a pumped drainage system that will mitigate flooding on the Sharon Hill Line in Delaware County; Railroad Signal Power Reinforcement Project: $32.0 million to reinforce signal power across the Regional; Ancillary Control Center Project: $9.0 million to construct a backâup control center facility at a strategic location outside of Center City of Philadelphia to allow for remote dispatching of transit service in the event of an emergency;  Subway Pump Room Emergency Power Project: $3.7 million to install an integrated series of emergency power systems for pump rooms throughout SEPTAâs subway tunnels across the City of Philadelphia; Jenkintown Area Flood Mitigation Project: $15.0 million to study and implement improvements to the Hydrologic conditions at Jenkintown, a key hub in SEPTAâs Regional Rail network in Montgomery County; Manayunk/Norristown Line Shoreline Stabilization Project: $4.5 million to stabilize 2.45 miles of railroad rightâofâway adjacent to the Schuylkill River in Montgomery County. (See database attachment entitled FTA FUNDING FOR SEPTA INFRASTRUCTURE RESILIENCE PROGRAM) Project Development, Infrastructure Design and Construction Within the asset management and sustainability framework, SEPTA regularly updates infrastructure design standards and how they operate, emphasizing practical processes and learning from other transit, transportation and environmental entities. Sharing what works is helpful. Current and forecasted weather conditions indicate that heavy rainfalls and flooding are likely to continue and be more frequent.  Slope retention and raising signal huts will reduce and possibly prevent service disruptions from failed signals or track wash outs.  New projects or replacement projects are evaluated through the asset management and sustainability programs. These programs evaluate projects on the basis of improving the life cycle of the investmentÂ
Bâ111 and its ability to resist service failure/disruptions. New materials are considered to the extent that their use will enhance safety or the investmentsâ life cycle and/or limit/prevent service disruption, or is more cost effective.  Environmental review analyses consider sustainability, which includes severe weather events and disasters. This includes the location of new facilities and equipment as an element of assessment. SEPTA explores opportunities when repairing or replacing existing infrastructure to consider making the investment more sustainable. Knowing where risks and vulnerabilities are provides SEPTA with critical information on the consequences for safety and service disruptions caused by severe weather events; this in turn helps make the investment decision on whether to mitigate the problem or not. Examples of action are the slope stabilization and raising the signal huts to resolve operational and safety problems. Plans are to continue to elevate infrastructure above future flood levels where beneficial and where SEPTA deems it is prudent. In cases where rail tracks cannot be elevated, SEPTA investigates alternative approaches that include track turn around investment before the flood zone. For drainage systems and pumping, SEPTA has made and will continue to make these types of investments when prudent. With respect to bridge scour FHWA and FTA have a strong set of regulations and protocols for bridge scour and their remediation. SEPTA follows those regulations and procedures. To the extent that green infrastructure solutions work and prove to be more cost effective for the useful life of the investment SEPTA will make such investments. Operations and Maintenance (O&M) SEPTA has in place plans and procedures for temporarily hardening assets, reârouting contingency plans during an event, redundant communications, and some redundant power..  Communication with customers is considered critical to readiness, and SEPTA uses available communication tools (social media, press releases to TV and radio outlets, text messages and emails) to inform customers about service disruptions, service delays or service cancelations in severe weather emergencies. In SEPTAâs asset management program, the asset management database includes information on previous maintenance and issues, manufacturerâs warranties and service schedules, frontâline staff observations and reports, calculations for when the next maintenance service is needed and scheduled. The asset management plan also includes activities that are preventative such as tree trimming, embankment assessments and tree stability, cleaning critical drains, etc. in advance of normal weather events, like heavy rains or winter. Emergency Preparedness SEPTA has developed the following emergency preparedness documents, housed in SEPTAâs System Safety Division:Â ï· Emergency Management Plan ï· Emergency Operations Plans (ModeâSpecific) ï· Emergency Response Plans (ModeâSpecific)
Bâ112 SEPTA also has developed emergency weather plans that address preparedness, response and recovery for extreme weather events. In the context of these emergency weather plans, SEPTA works with its partner agencies to inform them of what to expect from SEPTA in the case of a weather emergency; and, to coordinate preparedness, response and recovery.  SEPTAâs Continuity of Operations Plan (COOP) identifies essential management and staff and identifies clear lines of succession for decision making. The plan has specific protocols for canceling service(s) and informing customers, identifying and broadcasting service disruptions and estimated service recovery; prioritized recovery of service (from the center out), including track and bridge inspections; emergency power and refueling sites. Managers and essential personnel annual emergency training are expected to attend and to review the EMP. References 1. Southeastern Pennsylvania Transportation Authority. 2012. A Vulnerability and Risk Assessment of SEPTAâS Manayunk/Norristown Line. Laura Zale and Erik Johanson, August 7, 2012. 2. Southeastern Pennsylvania Transportation Authority. 2013. A Vulnerability and Risk Assessment of SEPTAâs Regional Rail â A Transit Climate Change Adaptation Assessment Pilot, August 2013. 3. Southeastern Pennsylvania Transportation Authority. FTA Funding for SEPTA Infrastructure Resilience Program (one page summary provided by SEPTA). 4. Southeastern Pennsylvania Transportation Authority. 2014. âResilience: The New Reality.â PowerPoint presentation to Partnering for Regional Sustainability by Jeffrey D. Knueppel (then Deputy General Manager, now General Manager). 5. Southeastern Pennsylvania Transportation Authority. 2013. Using Asset Management Principles to Operate a Legacy Transit System During a Capital Funding Crisis. Presented at 2013 APTA Rail Conference by Jeffrey D. Knueppel, PE Deputy General Manager, and Laura J. Zale, Senior Asset Management Analyst.